管理制度-行政办公管理规范化操作全案下载文件 精品.doc

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1、行政办公管理规范化操作全案周灿辉 等 编著目 录12 行政办公人员岗位职责5121 行政总监5122 办公室主任5123 行政部经理6124 后勤部经理6125 接待主管7126 行政主管7127 安全主管8128 保洁主管923 行政接待管理工具9231 行政接待申请表9232 贵宾接待信息表10233 接待费用预算表11234 前台来访登记表1224 行政接待管理模板12241 行政接待管理制度1233 会议组织与管理图表15331 会议申请表15332 会议议程表16333 会议签到表16334 会议记录表1734 会议组织与管理制度17341 会议管理制度1743 活动策划与组织管理工

2、具21434 活动执行计划表21435 员工活动调查表2244 活动策划与组织管理模板23441 员工活动管理制度2353 员工出差管理工具25531 出差申请表25532 出差借款单26533 出差报告表27534 出差费用报销单2754 员工出差管理模板28541 员工出差管理制度28542 出差费用管理办法3163 行政公文管理工具33631 发文稿纸33632 发文登记表34633 收文登记表34634 收文处理单34635 公文催办单35636 文件传阅表3664 行政公文管理模板36641 行政公文管理制度3673 合同档案管理工具40731 合同管理台账40732 合同移交清单4

3、0733 文件归档登记表41734 归档文件目录41735 档案借阅登记表4274 合同档案管理模板42741 合同登记保管制度42742 档案管理制度4483 印信与证照管理工具47831 印章刻制申请表47832 印章使用登记表48833 介绍信登记表48834 证照管理台账49835 证照借用登记表4984 印信与证照管理模板49841 印章管理制度4993 员工提案管理工具52931 员工提案建议表52932 员工提案评审表53933 员工提案登记表54934 年度提案总结表5594 员工提案管理模板55941 员工提案管理制度55103 公关与危机管理工具581031 公关活动推进表

4、581032 发布会媒体跟踪表591033 展会参展申请表591034 公关费用差异表60104 公关与危机管理模板601041 公共关系管理制度60113 办公用品与设备管理工具631131 办公用品申购表631132 办公用品领用登记表641133 办公用品库存清单641134 办公设备维修记录表65114 办公用品与设备管理模板651141 办公用品管理制度65123 企业知识产权管理工具681231 知识产权汇总表681232 专利申请表691233 专利实施情况表691234 商标情况登记表69124 企业知识产权管理模板701241 知识产权管理制度70133 信息管理与信息保密工

5、具731331 信息接收登记表731332 信息分类记录表731333 机密信息借阅申请表73134 信息管理与信息保密模板741341 企业信息管理制度74143 计算机与网络管理工具771431 计算机硬件请购单771432 计算机硬件报修表771433 计算机软件维护表78144 计算机与网络管理模板781441 计算机管理制度78153 车辆管理工具811531 车辆信息登记卡811532 车辆使用申请单811533 车辆行驶记录表821534 车辆维修申请单821535 车辆保养记录表83154 车辆管理模板831541 车辆使用管理规定831542 车辆维修保养制度85163 安全

6、管理工具871631 安全隐患排查表871633 消防设施一览表881634 门卫值班记录表881632 安全演练记录表89164 安全管理模板891631 门卫值班管理制度89173 环境卫生与绿化管理工具911731 企业绿化规划表911732 绿化养护检查记录表921733 卫生检查记录表92174 环境卫生与绿化管理模板921741 绿化管理制度92183 食堂宿舍管理工具941821 食堂卫生检查表941823 员工宿舍登记表951824 宿舍物品登记表95184 食堂宿舍管理模板961841 食堂管理制度9612 行政办公人员岗位职责121 行政总监行政总监岗位职责如表1-1所示。

7、表1-1 行政总监岗位职责岗位名称行政总监直属上级总经理岗 位 概 述全面统筹规划企业行政办公管理流程，不断完善行政管理体系，控制行政办公费用支出，提升行政办公管理效率岗 位 职 责1.根据企业整体发展规划，拟定行政办公管理发展规划2.负责行政办公、后勤规范化管理体系建设，提升管理效率3.负责行政办公费用预算的审核与监督，控制费用支出4.负责行政管理组织架构设计，不断优化组织内部各项资源的配置5.负责监督行政办公、后勤管理工作的运行，并做出相应的指示6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作122 办公室主任办公室主任岗位职责如表1-2所示。表1-2 办公室

8、主任岗位职责岗位名称办公室主任直属上级行政总监岗 位 概 述协调企业高层与各部门、外部单位之间关系，做好高层领导日程安排、行政资源调度、行政公文处理以及总务后勤事务管理等工作岗 位 职 责1.根据企业高层领导的安排，负责企业日常行政事务管理工作2.根据领导的指示，具体负责领导日程安排以及重要活动安排等工作3.负责代表公司做好外部单位、政府以及其他社会团体的接待工作4.负责公司各类行政办公管理制度、规范的编制工作5.根据领导的授权，为其起草讲稿、处理各类来往公文6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作123 行政部经理行政部经理岗位职责如表1-3所示。表1-

9、3 行政部经理岗位职责岗位名称行政部经理直属上级行政总监岗 位 概 述全面统筹规划公司的行政办公管理事务，通过对行政、后勤等事务的监督管理，为企业正常生产运营提供支持岗 位 职 责1.根据企业年度工作计划，确定行政工作重点及工作计划2.负责编制行政费用预算，合理控制企业行政费用支出3.负责安排集中采购办公用品、办公设备等，并指派专人进行日常管理4.负责公司重要会议、活动的组织管理工作5.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件6.负责安排专人集中调度车辆，合理利用资源7.完成领导临时交办的其他工作124 后勤部经理后勤部经理岗位职责如表1-4所示。表1-4 后勤部经理岗位职责岗位名称后勤部

10、经理直属上级行政总监岗 位 概 述全面负责公司后勤事务管理与规划，在不断提升后勤服务质量的前提下，尽量控制管理费用支出岗 位 职 责1.根据企业年度工作计划，确定后勤工作重点及工作计划2.负责编制后勤费用预算，合理控制后勤管理费用支出3.负责合理规划后勤服务设施，提升服务质量4.负责企业内部环境规划，不断美化、净化企业环境5.负责监督企业绿化、卫生、安全等工作，确保企业生产经营活动的顺利进行6.负责监督食堂宿舍日常管理工作，为企业员工提供良好的服务7.完成领导临时交办的其他工作125 接待主管接待主任岗位职责如表1-5所示。表1-5 接待主管岗位职责岗位名称接待主管直属上级行政部经理岗 位 概

11、 述根据公司领导的指示，全面负责安排来宾或访客的接待工作岗 位 职 责1.根据高层领导的指示，负责制定重要来宾的接待计划2.负责具体安排来宾接待、来宾参观、来宾洽谈等事宜3.根据领导的意见，安排来宾主陪以及其他陪同人员4.负责安排来宾就餐、住宿、旅行等相关事宜5.负责接待人员商务礼仪的培训工作，以提升企业形象6.负责参与企业公关危机处理，并提出可供参考意见7.完成领导临时交办的其他工作126 行政主管行政主管岗位职责如表1-6所示。表1-6 行政主管岗位职责岗位名称行政主管直属上级行政部经理岗 位 概 述在部门经理的领导下，通过与各部门的协调与沟通，及时处理各项行政事务，保证企业生产经营活动的

12、正常开展岗 位 职 责1.负责组织策划各类公务接待，体现本公司的良好形象2.负责办公用品申请的审批以及办公用品集中购买3.负责公司各类会议、活动的组织，并指定专人进行会议记录4.负责公司车辆的统一调度、维护与保养等管理工作5.负责对公司印信、公文等进行统一管理，防止核心信息外泄6.负责对公司办公设备等进行统一管理，做好办公设备维护与保养工作7.负责对各类突发事件进行处理，并及时上报相关领导8.完成领导临时交办的工作127 安全主管安全主管岗位职责如表1-7所示。表1-7 安全主管岗位职责岗位名称安全主管直属上级后勤部经理岗 位 概 述在部门经理的领导下，负责公司区域内的安全管理工作，通过建设安全防护设施和组织安全巡查，确保企业财产安全岗 位 职 责1.负责制定公司安全管理工作计划，并落实计划内容2.负责建设与维护公司内部的安全防护设施、设备，杜绝安全隐患3.负责组织保安员定时巡查，防止各类安全事件的发生4.负责制定保安员培训计划，提升保安员的业务水平5.落实安全责任制，及时处理突发性安全事故，并向主管领导汇报6.负责定期召开安全工作例会，检讨工作中的问题和不足7.完成领导临时交办的工作1