管理制度-财务部门销售环节单据流程规范 精品.doc

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1、第十二章 财务部单据流程规范 第七十六条 进仓单 1、 进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓,均需填写进仓单。本单一式四联,由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。 2、 四联单分配:第一联为仓库存根并记账;第二联为财务记账入账;第三联为结算联;第四联为采购留存与财务对账。 3、 品质部应同时出示质检报告,与仓库、采购三方同时签字,方可入库,否则判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。 4、附:进仓单流程图: 采购部提供: 实物进仓 送货单 采购合同 请购单或采购计划 货物发票 货物发票 采购员跟进: 第二、三、四联进仓单交财务复核,采购

2、留存第四联 凭送货单及采购发票等制现金物料报销单 采购留存第四联 仓库凭单验收入库: 填写四联进仓单、验收报告 四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字 仓库留存第一联存根联 财务部跟进: 凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证 凭第三联进仓单结算 仓库与财务结账: 仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致,交财务部 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对 采购与财务对账: 月结供应商当月采购量对账 月结供应商购货发票对账与签收 应付账款余额对账 付账计划核定 第七十五条 会计报表编制要求 1、公司各部应在规定的时间内,按照本制度的规定编报月、季、年度会计报表,做到数字真实、计算

3、准确、内容完整、说明清楚、报送及时。不得为了赶编报表提前结账,不得任意估计数字。 2、公司要严格按照国家、地方有关规定,认真审核会计报表。会计报表的审核,要贯彻归口管理的原则,会计报表应编定页数、加封面、装订成册、盖公章。所有报表须电脑打印。 4、 会计报表种类、报送时间和要求(附表) 第十二章 财务部单据流程规范 第七十六条 进仓单 1、 进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓,均需填写进仓单。本单一式四联,由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。 2、 四联单分配:第一联为仓库存根并记账;第二联为财务记账入账;第三联为结算联;第四联为采购

4、留存与财务对账。 3、 品质部应同时出示质检报告,与仓库、采购三方同时签字,方可入库,否则判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。 4、附:进仓单流程图: 采购部提供: 实物进仓 送货单 采购合同 请购单或采购计划 货物发票 货物发票 采购员跟进: 第二、三、四联进仓单交财务复核,采购留存第四联 凭送货单及采购发票等制现金物料报销单 采购留存第四联 仓库凭单验收入库: 填写四联进仓单、验收报告 四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字 仓库留存第一联存根联 财务部跟进: 凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证 凭第三联进仓单结算 仓库与财务结账: 仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表

5、一致,交财务部 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对 采购与财务对账: 月结供应商当月采购量对账 月结供应商购货发票对账与签收 应付账款余额对账 付账计划核定 第七十七条 产成品(半成品)入库单: 1、 成品(半成品)入库,所有让售、销售、加工料销售等产成品(半成品)均需填写本入库单。本单一式四联,由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写:第一联为仓库存根联;第二联为财务记账联;第三联为仓库仓管结账联(月终交财务);第四联为生产部对账联。 2、 产成品(半成品)入库单流程图: 生产部填写原产成品入库单一式二联,与仓管员共同签字,各留一联 财务部凭入库单、成本计算及发出商品,留存第二联 仓

6、库依据生产部入库单填写一式四联入库,同时留存第一联存根 仓库月终计算产成品(半成品)原材料数入账,与财务部结账,报财务部第三联 生产部依据原填写入库单一式二联单,同时留存第四联对账联 3、 出仓单: 1、 出仓单,含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售,均需填写出仓单。本单一式六联,由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单,经质检等部门确认,各方冲账。详见前述第五十六条第4项规定,流程同下出仓单流程图。 2、 联单分配: 营业部存根记账; 收货单位随货同行,(客户入账); 财务结算收款(交客户

7、); 财务记账(应收账款或发出商品); 财务备查(出厂放行); 放行条转财务对账备查,仓库记账与留财务、营业部对账。 3、 出仓单流程图: 财务结算收款交客户第三联 营业部开单记账,留存第一联 司机或客户提货随货同行,留存第二联 财务备查出厂放行转财务对账,留存第五联 财务记账应收款或发出商品,留存第四联 仓库发货记曲与财务对账留存第六联 第七十八条 领料单: 1、 领料单,即仓库所有物料出仓,均应填写领料单。本单一式三联,由领料部门填写,第一联存根领料部门留存,第二联财务留存记账与仓库结账,第三联仓管记账留存。 2、 领料单流程图: 仓库记账输单留存第三联,与财务结账 财务月终结账与仓库对账

8、,财务留存第二联,凭单做材料分配消耗表 领料部门填写、留存第一联,作对账领料控制 第七十九条 客户对账记账: 发出对账单 寄挂号信 监督当日已确认 对账单,收回 情况(月结单) 对账不清楚账 款不符的,扣 除业务经理工资 应收账根据出仓单分别作账务处理: 已开票作销售账 未开票作发出商品 款到未开票作预收账款 应收账与客户对账: 应收账余额 发出商品账 预收账款账(抵减) 月结单 应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额(抵减应收账款)-预收账款余额 即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额 月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额 第八十条 缴款及收据的使用流程: 由业务组在

9、财务部统一领用,缴款单。 业务组收到客户的货款开具一式三联收据,把第二联(客户联)交客户,以便确认已收款项。 业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部,以确认款项,并保存收据备查核对 再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单然后打出缴款单。 司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处,出纳根据缴款单作收款处理。 出纳核对无误后,在缴款单上签字确认,司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查,作月结依据。 业务组(门市)把用完的收据整本(存根联)交财务部核销,如有作废应一式三联连同核销。 第八十一条 应收账单流程: 1、 缴款单: 由当天将收款明细输入电脑、汇总,回传给业务组; 期票、

10、外币等,由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接,到期后才开具缴纳单; 区分为A、B公司于当日4点交应收账会计; 送货单及作废单,必须在当日全部交财务部; 所有信件,业务组在当日回复财务部,当月报表当月确认回传财务部存查。 2、 缴款单一式四联流程: 应收账会计留存第二联并制证主管会计复核 出纳员签名核实 营业部留存第一联(双方签字) 出纳员凭会计凭证及本单入账,交第三联应收账备查 缴款人留存第四联(司机带回外办处) 3、 业务组对账: 月终在97数 据库打印对账 、核对送货单 当日交由 应收账会计 营业部打 印送货单 业务经理签名确 认月报表报财务 部否则扣除工资 向业务组发生销售 月报表账龄分

11、析表 以传真形式与业务文员核对当月发生销售 第八十二条 费用报销流程: 费用报销凭支付证明单及费用报销单核报,指无实物形态的。如需办理入库(入仓)手续的,财务另填写物料报销单,其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。自制原始凭证等。主要流程: 3、 报销流程: 财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。(当日完成转出) 财务文秘收齐单据 统一报总经理审批。(次日完成转出) 经办人填写,该部门主管签字,报财务部附单据及发票等。(当日完成转出) 总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出) 总经办文秘转财务部各主管会计制证入账,按借贷方制度规定办理。(收单即日办理) 各主管会计转出纳复核

12、并付款,(收单即日完成)首尾三天内完成全部流程 4、 全公司均采用三级审批制度权限: 基层部门、报销部门经理或主管初批复核 财务经理、主管会计复核(中级)审批完毕转呈 总经理或董事长(高级)核批签署意见。 中间环节由各自文 秘转发财务部与执行 3、费用报销实行限时审批制:为保证审批环节的运作效率,所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作 第八十三条 物料报销单流程: 物料报销单,指有实物形态的应办理入库(入仓)手续的物料需填报的单据,其附件有购货发票、送货单(对账单)、入库(入仓)单、请购单或采购计划审批表等。主要流程: 1、 物料报销流程: 经办人签写,该部门主管签字,附购货发票、送货单(对账单)、入库单、

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