采购管理程序.docx

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1、采购管理程序文件编号：WG-QP-09版本号：B/0编制：审核：批准：版本号更改记录简要生效时间1.目的对采购和供方选择与评价过程进行有效控制，确保供方有能力提供满足本公司要求的产品。2 .适用范围2.1 本程序适用于控制提供A、B类物料的供方的评价和选择。2.2 本程序适用于控制所有物资（含设备、工具、委外加工件等）的采购过程。3 .职责3.1 研发部人员负责提供产品生产所需的主要原材料的规格和技术要求，如文件、技术标准等；负责在供方评价时评估其技术能力。3.2 资材部负责编定申报生产原材料；仓库负责采购物料的验收（品名、规格、数量、质量、交货期、订货批号），办理入库手续，负责采购物资的储存

2、与发放。3.3 采购部门负责根据生产部提出的申请计划制订生产物资的采购计划，负责购货合同/订单的制定和审核，根据生产部提供的技术文件，确定采购物料的采购要求；发出订单并负责跟催购货进度；负责调查、初选供方，并协同生产部、人力资源部、品质部和其它相关部门对供方的评价和选择；编制合格供应商名单报上级主管领导审批，负责供方供货业绩的考核和评估，发相关部门（品质部、财务部）备案。3.4 生产部负责生产设施、生产设备、测量设备、工具等及其零部件的申购计划，并负责上述资产和物品的质量验收。3.6 人力资源部门负责编制办公用品（文具）/设备、生活设施配件、环卫用品等的申购计划。3.7 品质部负责采购物资的检

3、验和试验，参与对供方的评价；负责向市场部、财务部提供合格供方的供货业绩资料（质量信息）。3.8 财务部负责采购资金的准备和结算，采购成本分析，并参与供方评审，监督供方履约情况。4 .工作程序4.1合格供方的选择和评价4.1.1供方调查和初选供应商先填写供应商质量系统问卷，采购部门负责对供方的能力进行调查，填写供应商选定评审表，确认拟选择的供方应具备的基本条件，方可实施后续的评价，初选供方的基本条件（以下任选）：4.1.1.2供方应具备产品生产能力和交付、服务能力，并提供其生产的提前期，确保按时运送的能力。4.1.1.3供方的质量管理体系运行状况，其质量控制和保证能力。4.1.1.4其它方面如与

4、履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。4.1.1.5供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。4.1.1.6供方的地理位置，对其他买方的依赖程度，是否存在优先满足其他买方需求的风险。采购人员负责采取相应措施如现场调查、问卷调查等形式向供方了解上述情况，并经部门主管领导审批，确定初选合格的候选供方。4.1.2供方评价方法和评价内容根据采购物料对本公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可采取以下一种或几种评价方法对初选合格的供方进行评价。4.1.2.1样品评价采购部门根据拟采购产品的采购要求，向供方提出样品检测要求（送样和提供产品质量报告），本公司（或委托检测机构）对

5、样品进行检测、评价或试用。4.1.2.2供方能力/质量管理体系现场评价采购部门会同品质部、市场部、生产等部门的相关人员到供方对其产品质量状况、质量管理体系现状、生产设备、检测手段、人员结构、服务和技术能力等进行现场评价。4.1.2.3历史情况评价采购部门应对供方以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货及时率、信誉度、顾客满意度等情况进行评价。4.1.2.4对比其他使用者的使用经验采购部门应通过某些渠道，了解供方其他客户使用同类物资的经验，评定是否符合本公司的使用要求。4.1.3供方评价实施4.1.3.1对提供A类物料（参照本程序4.2）的供方，本公司必须采用本程序4.1.2中二种或

6、以上的评价方法进行评价；对B类物料的供方，可选用本程序4.1.2中至少一种评价方法进行评价。4.1.3.2采购部门负责填写供应商选定评审表，由相关部门会签意见后，报请主管领导审核。供应商选定评审表1式2份，1份由采购部门存档，一份留财务部备案。4.1.4.1合格供方的资格条件（以下任选）A.己取得IS09001质量管理体系认证的厂商B.经实地评价合格的厂商C.经书面问卷调查合格的厂商D.特殊原因经总经理特批或指定的厂商E.环保协议（本组织的顾客有要求时）4.1.4.2合格供方的确定采购部门依据经审批后的供应商选定评审表，参照资格条件，对供方进行综合分析、比较，选择出合格的供方，填写合格供应商名

7、单，连同供应商选定评审表报总经理批准。经审批后的合格供应商名单应分发到财务、品质、仓库部等部门，以便作为口后对合格供方的监控依据。4.1.4.3供方的选择与评价。4.1.5合格供方的控制4.1.5.1供货业绩评估采购部门依据合格供应商名单，建立供方供货档案，由资材部采购召集品质部组成评鉴小组，对供应商的制造能力及品质管理能力进行实地了解与评估并填写供应商评价报告；每年年底汇总一次，评估时质量占60%,交货期占20%,其它（如配合度）占20%,经评估总分低于60分的供方，取消其合格供方资格（留用需总经理批准，第二次评估低于60分的供方，不允许留用）。QSA/QPA90分（含）以上为优秀供应商（A

8、级），8089分为合格供应商（B级），6079分为需进行厂内改善（C级），进行复审之供应商，60分（含）以下为不合格供应商（D级）。但A级、B级、C级供应商均必须符合环保要求，厂内质量HSF管控评价为低风险，如若为高风险则限令三个月的改善时间，期间所有供应物料加严抽检并送第三检测环保项目，然后对其重新评鉴。4.1.5.2定期不定期评估、考核每年12月份，采购部填写供应商稽查计划表，并组织人力资源部、品质部、市场部、生产部门对在册的合格供方进行全面评估考核一次，评估考核依据为：.来料品质检验报告B.供方提供的质量证明文件C.供方供货业绩评估并参照4.1.1所列条件，由采购部门负责采取适当的评价方

9、法对供方进行考核（需要时走访供方）。对考核后认为达不到规定要求的供方，则由采购部门填写取消其合格供方资格，报请总经理批准后，即予取消。4.1.5.3合格供方档案管理由采购部门负责建立并保存合格供方档案，应包括如下内容：A.供方能力选择评价表及有关的证明材料B.供应商评价报告C.有关的产品质量状况报告D.其他相关的协议文件4.2采购物资分类根据采购物资对生产的产品质量的影响程度，采购物资采用A、B、C、D分类法：4.2.1 生产用物资主要分为二类：A类：为决定产品性能、质量特性并且生产用量大、价格高的主要原材料,如塑胶原料B类：为影响产品性能、质量的主要配件材料和外购半成品，如五金件等。具代表分

10、类见合格供应商名单4.2.2 生产设备和办公用品等类：C类：生产设备及其零部件、工具及其零配件、测量设备及其附件。D类：后勤设施及备件、环卫用品、办公桌椅、柜类、计算机及其相关设施（含复印机、传真机、电话机）。办公文具类（纸、笔等）、空调、饮水机等。具体分类见合格供应商名单4. 3采购信息4.1. 1采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求，适当时可包括：4.3. 1.1有关产品的质量标准要求4.4. 1.2有关供方质量管理体系的要求4.5. 1.3有关产品提供的程序要求如供样检测，试生产/批生产认定程序，验证点设置和验证方式,验收标准、放行方式、让步申请等。4.6. 1.4有关产品的工艺技术

11、要求4.7. 1.5有关供方人员资格要求4.3.2采购信息的表达方式可以是合同、技术协议、采购计划、订单等形式。4.3.3采购信息在与供方确定之前，应由财务部经理审批，必要时经主管领导批准，采购员使用采购信息时应认真核对其与采购产品和供方的符合性。4.4物料需求计划和采购订单4.4.1仓管员按生产实际用量编制物料申购计划的物料为A类物料。按生产计划或产品订单所需，直接编制采购订单的物料有：外购件、工治具、办公用品、劳保用品、包装纸箱等。其它物料由需求部门随时的申请计划采购。4.4.2采购部门应根据以上信息，适时发出“采购订单”，保证物资到货时间，确保生产计划按时完成。4.5采购实施4.5.1对

12、于生产物资的采购应按4.5条款的规定编制采购计划，经主管领导审批后实施。4.5.2采购订单发出前.，采购部门应检查拟采购物资的品种、规格、数量明细表及技术，标准要求等必备资料是否备齐。4.5.3采购部门应按编制好的采购订单，与合格供方洽谈业务（或传真订单）进行采购，采购订单中一联报送财务部，以便日后结算。4.5.4供方交货过程中，采购部门应跟催供方交货进度，确保正常进货，遇有异常情况，应采取相应措施，以保证生产顺利进行。4.5.5对于临时需要采购的D类物资，相关部门可发出物料申购单，经部门负责人审核、主管领导审批后，交采购部门直接采购。4.6 例外采购A、B类物资必须从合格供方采购，如因合格供

13、方发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能供货时，采购部门主办人员提出，主管领导审批后，可实行例外采购，但应需对供方按本程序的有关要求进行评价和控制。4.7 采购物资的验证4.7.1 采购物资的验证应按采购单要求或订单中的规定进行，当本公司需要在供方处检验采购物资时，应在相应合同或订单中说明验证的具体事项，以及产品放行的方式。验证工作由采购部门组织生产和品质等部门技术人员参加，品检填写来料检验报告，作为物资进厂时的依据。4.7.2 当顾客要求对供方的产品进行验证时，采购部门应与供方联系，协助顾客对供方产品的验证。顾客或其代表在供方处对供方产品的验证，不能免除本公司提供给顾客合格产品的责任。4. 7

14、.3采购物资进厂后，由品质部来料检验组按公司规定的方法进行检验或验证。4.8采购资金的准备和结算、采购成本分析4. 8.1财务部应按采购单或采购订单中与供方约定的规则，按期准备资金，与供方结算货款，应根据经验证盖有合格章的入库单和发票办理付款手续。5. 8.2财务部有权对采购员擅自到非合格供方采购的物资拒付款，或对未办理合同手续和申购单审批手续的采购项目予以拒付。6. 8.3每季度财务部应统计分析材料成本，作为分析公司经营业绩的一项指标输入。4 .9采购物资的入库、储存和发放经检验合格的物资或产品，材料仓管员规定办理入库手续，并负责保管、贮存和发放。5 .引用文件5. 1质量手册8.4外部提供过程、产品和服务的控制6 .支持性文件无7 .质量记录7. 1供应商选定评审表7.2合格供应商名单7 .3供应商评价报告7.4 采购单7.5 物料申购单7.6 供应商稽查计划表7.7 供应商质量系统问卷8 .流程图流程图合格