档案管理实施细则53279.docx

《档案管理实施细则53279.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理实施细则53279.docx（11页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、附件：松江电站工程建设局工程档案管理实施细则（试行）根据国家重大建设项目档案验收办法等有关规定，结合工程实际情况，特制定实施细则如下：一、职责工程档案要与工程建设同步管理,各参建单位的领导要高度重视工程档案的管理和归档工作，在工程建设过程中，把各自职责范围内建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作做好，确保档案资料的完整、准确和及时归档。建设单位负责组织协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件。按国家规范要求，完成各自职责范围内的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。（一）设计单位要提交工程各阶段的勘测设计文件，提交全部设计修改通知单和设计总结。（二）施工单位负责编制、收集、整

2、理、提交全部竣工图、施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录）、工程联系单、机组启动试运方案、试运记录、验收签证书、移交试生产前的消缺记录、质量等级评价表、继电保护整定单、施工总结等。（三）监理单位（部门）负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责定期深入施工现场，对各施工单位项目档案的收集、积累、整理、立卷、保管等工作进行检查和指导，保证施工单位项目档案完整、准确；负责对各施工单位提交的工程竣工档案资料进行审核并履行签字手续。（四）质量监督单位负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。（五）

3、移民监理单位负责收集、整理、提交在征地移民工作中形成的全部文件资料。（六）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。监理部门审查合格后，办理移交手续。（七）其它设备、技术、工艺及商检、索赔文件应由承办单位整理；其他参建单位按工作职责范围收集、整理、提交相关的档案资料。二、项目档案的收集（一）收集归档范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考价值的各种载体的文件资料（图纸、照片、录音、录像、光盘等）,都应收集齐全，归入项目档案。1、前期文件：流域水电规划、预可行性研究报告、移民安置初步

4、规划、水库淹没实物指标、投资估算、选坝报告及审查会议纪要、可行性研究报告、批复、移民安置包干协议、移民补偿投资包干合同、后期扶持原则的批准文件等。2、招投标设计阶段：设计院编制的主体工程、永久设备和项目法人委托的其它工程的招投标文件。3、施工图设计阶段：全部施工图和施工预算。4、施工阶段：土建施工文件，设计变更资料，设备及管线、电气、仪表安装施工文件，原材料和施工质量保证文件，设备调整方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、调试试运质量验评表、调试工作总结；监理文件、质量监督文件、试生产文件等。5、阶段验收文件：阶段和单项工程验收鉴定书、总结,待验收工程已完和未完成项目清单。6、试

5、生产阶段：生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论、试生产工作总结等）；设备命名，主系统启动及倒送厂用电方案，继电保护整定单等。7、竣工验收阶段：工程建设总结（各参建单位）、工程总体竣工验收文件和枢纽工程、库区移民、工程档案、劳动安全卫生、环境保护、消防等单项的竣工验收文件、竣工决算报告、审计报告、竣工验收鉴定书等。8、工程管理文件：如项目审批文件、土地征用文件（包括附图红线确认）等，按阶段收集归档。具体归档范围和保管期限详见附录C(-)收集时间各类文件均按文件资料形成的

6、先后顺序或项目完成情况及时收集；引进设备文件应首先由松江电站工程建设局登记、归档，再行译校、复制和分发使用。三、组织案卷(一)组卷原则组卷要遵循竣工文件和项目文件的形成规律，保持案卷内竣工文件和项目文件的有机联系，便于档案的保管和利用。(-)组卷要求1、案卷内竣工文件和项目文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。2、案卷内竣工文件和项目文件要齐全、完整。3、案卷内竣工文件和项目文件的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音

7、、录像文件材料应保证载体的有效性。电子文件应使用不可擦除型光盘。4、对于出厂的各种原始材料(含钢筋、水泥、焊条、混凝土等)的试验报告、合格证、质量保证书必须是原件。5、项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝图。6、文字材料幅面为统一标准A4（297x210mm）规格。大于A4规格的折叠成A4规格，小于A4规格的要粘贴在70克以上白纸上，粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。需装订的文件应留25IIm的空白装订边。7、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签。（签字人必须用笔签字不能盖章，竣工图章的尺寸见下图，为红色。）

8、竣工图章8、有修改内容的竣工图要注明变更的依据，（文字、数字一般用杠改，线条更改一般是划，局部图形变更可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。修改内容不能超过幅面的35%,若超出此标准应重新绘制竣工图。）签字手续要完备。各工程项目的竣工图和竣工文件要按水电管理手册第60页国家基本建设委员会关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（详见附录A）的要求编写、整理。9、照片、录像带、电子光盘的编制（1）归档的声像材料必须是原版、原件；必须图像清晰，声音清楚，并加以文字说明；对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。（2）磁性栽体档案必须由形成部门编写必要的文字说明，说明软件名称及相应的计算机硬件

9、和软件环境，说明形成时间和版本、加密的密码和原作者。（3）照片按照GB/T11821-2002照片档案管理规范的要求编制。录像带按照DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范的要求编制。电子光盘按照GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范的要求编制。电子光盘的标签应做成圆形，同光盘大小一致，内圆直径为40mm。标签左侧说明应用软件名称，标签右侧说明运行环境，标签上方说明光盘存储文件的内容、责任者和时间。四、案卷和案卷内竣工文件和项目文件的排列（一）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程度，或按其产品系列、结构排列。（二）科研类案

10、卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（三）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。（四）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。（五）案卷内管理性竣工文件和项目文件按问题、时间或重要程度排列。（六）案卷内竣工文件和项目文件排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。五、案卷的编目（一）卷内竣工文件和项目文件页号的编写1、案卷内竣工文件和项目文件均以有书写内

11、容的页面编写页号。2、单面书写的竣工文件和项目文件在其右下角编写页号；双面书写的竣工文件和项目文件，下面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。3、成套图样或印刷成册的竣工文件和项目文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他竣工文件和项目文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（-）案卷封面的编制1、案卷封面印制在卷盒的正表面，内封面（即卷皮）样式详见附录B图2。2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内竣工文件和项目文件的内容，主要包括项目名称或代字、代

12、号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟定。3、立卷单位应填写负责竣工文件和项目文件组卷的部门或项目负责部门。4、起止日期应填写案卷内竣工文件和项目文件形成的起止日期。5、保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。6、密级应依据保密规定填写卷内竣工文件和项目文件的最高密级。7、档号应填写全宗号、项目代号、目录号、案卷号，中间以“-”隔开。全宗号为1107;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号，前两位为工期代号02,后两位为工程代号（03为双沟水电站工程，04为石龙水电站工程）；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。（三）案卷

13、脊背的编制案卷脊背式样及规格详见附录B图3,填写方法同案卷封面填写方法。（四）卷内目录的编制1、卷内目录式样及规格详见附录B图4。2、序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内竣工文件和项目文件件数的顺序。3、文件编号应填写竣工文件和项目文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。4、责任者应填写竣工文件和项目文件的形成部门或主要责任者。5、文件材料题名应填写竣工文件和项目文件的全称。6、日期应填写竣工文件和项目文件的形成日期。7、页号应填写每件竣工文件和项目文件首页上标注的页号，最后一件填写首尾页上标注的页号。8、卷内目录排列在卷内竣工文件和项目文件首页之前。（五）卷内备考表的编制1、卷内备考表

14、式样详见附录B图5。2、说明包括：案卷内竣工文件和项目文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。3、立卷人应由责任立卷人签名。4、立卷日期应填写完成立卷的日期。5、检查人应由案卷质量审核者签名。6、检查日期应填写审核的日期。7、互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。8、卷内备考表排列在卷内文件材料之后。（六）案卷的装订1、案卷可采用装订和不装订两种形式。2、案卷内不同幅面的竣工文件和项目文件要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面为国际标准A4型（297mmX210mm）o图样折叠时标题栏露在右下角。3、案卷

15、内不允许有金属物。4、不装订的案卷，应在每份竣工文件和项目文件的右上角加盖档号章，式样见附录B图6。档号填写方法同案卷封面填写方法，序号填写方法同卷内目录序号填写方法。（七）卷内表格的制成材料卷内目录、卷内备考表宜采用70g2以上白色书写纸制作。六、归档时间及份数（一）归档时间各参建单位在承建项目实体完成后的三个月内或按合同考核规定的要求时间内将项目文件向建设单位归档（有尾工的在尾工完成后及时归档）。项目档案移交需编制项目档案移交清册，一式两份。一份由立卷单位保存，一份随项目档案移交松江电站工程建设局档案管理部门存档。清册内容包括：案卷目录、项目档案归档审定表。电子文件应填写归档电子文件登记表。（二）归档份数1、各种文字资料及相应的电子文件各三份；各种原始资料一份，复印件两份，相应的电子文件三份；竣工图纸及相应的电子文件各三份（电子文件应为AUTOCAD2003版）;设备图纸及相应的电子文件各三份。归档的电子文档必须与纸质文件内容相符。2、反映项目工程基地原貌、施工、安装过程、管网布置、隐蔽工程、施工工艺、完工建筑、竣工验收、构造物等的音像资料，每个单位工程的不同阶段必须移交的工程照片应不少于四张，其中电子文件三份，纸质文件一份。七、编制竣工文件和项目文件的费用1、施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责