企业合同管理办法.docx

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1、管理制度企业合同管理办法1 .为规范合同管理，有效地控制风险、预防纠纷、保障权益、提高效益顺利实现经营目标，根据相关法律法规，结合企业实际，特制订本办法。2 .本办法适用于以企业名义签署的所有合同，但劳动合同除外。3 .合同”是指企业在经营活动和业务交往中，与作为平等主体的自然人、法人及其他组织之间签署的，设立、变更、终止民商事权利和义务关系的各类协议。4职责(1)归口部门，指总裁办，负责审定企业合同示范文本、进行合同的法律审核、根据需要报告合同履行情况以及解释和修订本管理办法。(2)主办部门，指合同的提出部门(包括项目组)，负责组织、协调合同文本的准备、审核、签署、归档、跟踪等。以项目组为主

2、办部门的合同，在项目组解散之前，应由项目组与相关职能部门先行协商确定该等合同的接管事宜。(3)会审部门，指参与合同审核的各部门，负责对与本部门职能范围相关的合同条款进行审核并相应提出意见。5 .合同的文本准备(1)订立合同，主办部门应事先查证对方当事人的主体资格、履约能力、资信情况以及签约人的合法身份等。订立合同，均应采用书面形式，但可即时结清或按照一般交易习惯更适宜采用口头形式者除外。(2)如已有合同文本，可予优先采用。(3)已有合同文本是指企业制订的示范文本，政府主管部门/社会机构提供的示范文本，合同相对方提供的文本。已有合同文本采用顺序一般为企业制订的示范文本，政府主管部门/社会机构提供

3、的示范文本，合同相对方提供的文本。(4)如主办部门决定采用上述已有合同文本，合同文本可交由总裁办会同相关职能部门共同修订，但企业提供的示范文本或已经确认且无任何实质性改变的合同文本除外。(5)如无已有合同文本，合同文本的拟订由主办部门会同总裁办及相关职能部门共同完成，包括拟订基本原则和主要(6)合同条款应详尽、完整，用语应准确、精练。(7)合同内容一般应包括合同主体标的或事由权利与义务价款或酬金及其支付方式与期限履行的期限、地点、方式违约责任争议的解决等。(8)对于经常性发生的合同，企业制定并采用示范合同文本。(9)示范合同文本的拟制，由主办部门向总裁办提出需求后，总裁办应配合主办部门，共同拟

4、制。(10)草拟合同示范文本，主办部门负责商业条款内容合同内容涉及其他部门职责的，相关部门应对职责范围内的合同内容负责草拟与审核根据主办部门对合同的具体要求，总裁办法律顾问负责合同框架、法律条款的拟制以及规范性、合法性审核。(11)示范合同文本草拟后，应经相关部室会审、修改，并由总裁办法律顾问对该文本最后审定并备案后，方可作为企业示范合同文本使用。6 .合同的谈判(1)合同的谈判一般由项目组或合同的主办部门组织进行。谈判包括面对面的谈判以及电话会议等各种形式。(2)项目所涉及各类合同以及其他重大合同的谈判均应当有企业法律原问及其他相关专业人员一同参与，必要时可以聘请外部专业人员参与。主办部门对

5、于谈判过程中的重要事项应当予以记录。(3)记载或反映谈判重大进展或变化及其他重要信息的传真、电子邮件等,应当采用企业规定的传真、电子邮件模板，并由主办部门按有关规定进行保管。7,合同的审核(1)主办部门将合同提交签署之前，应交相关部室进行审核，主办部门应根据合同具体内容和关联程度及相关内控制度确定会审部室,会审部宣胎总裁办外，还应包括与合同内容有实质关联的相关部室。(2)主办部门将合同交相关职能部室进行会审，应附有合同审核表。各会审部室一般应在收到合同文本后5个工作日内完成审核，并在审核表上填写审核意见。(3)使用企业制订的示范合同文本的合同，各会审部室审核时间一般不应超过2个工作日。(4)使

6、用示范合同，不应对示范合同内容作实质性变更凡对示范合同内容作实质性修改的，均应作出明显易见的标注或说明，并依照程序进行会审。(5)主办部门按照会审部室的意见将合同文本修改后，可重新提交会审若主办部门和会审部室不能达成一致意见，主办部门应上报其分管领导协调解决。(6)需上报总裁办公会议或董事会审批级别的合同，在经部门审核或经部门会审后，由主办部门提交总裁办公会议或董事会审批决定。(7)已按照本办法审核或批准的合同在交付签署之前，应经法律顾问对合同的合法性、规范性进行复核。(8)合同经复核通过后，不得擅自修改，由总裁办法律顾问对合同进行编号并在合同审核表上加盖合同复核章后，交法定代表人或其授权委托

7、人签署。(9)总裁办法律顾问认为合同不符合合法性、规范性的要求，或发现仍然有重大法律风险的，应出具书面意见，并连同合同文本退回主办部门。(10)被退回的合同由主办部门修改后再次交总裁办法律顾问复核。8 .合同的授权与签署(1)合同签署人应为企业法定代表人或其授权委托人(以F简称代理人)，代理人不得超越权限签署合同。(2)主办部门提交签署的合同，应按本办法完成审核并附合同审核表合同需经总裁办公会议或董事会审议的，还应附有相关决议文件。(3)授权分为一般授权和特别授权。(4)一般授权是法定代表人对企业内部各层级管理人员根据既定的预算、计划以及相关内控制度等标准，就一般性、经常性的业务行为所进行的授

8、权。(5)在一般授权情况下，主办部门根据相关规定或者实际需求起草授权委托书，经总裁办法律顾问审核后，交董事会办公室提请法定代表人签署。(6)特别授权是指考虑到对等原则、重要性原则及其他因素，由法定代表人特别授权有关人员签署合同。(7)在需要特别授权情况下，主办部门或相关部门向董事会办公室提出特别授权申请，经核准后，由总裁办法律顾问根据特别授权中请起草授权委托书，并交董事会办公室提请法定代表人签署。(8)代理人不得越权签订合同，也不得擅自转委托。(9)代理人授权期满，或调离本岗位，或法定代表人撤回授权，以及因其他情形导致代理权终止的，代理人应当将授权委托书交总裁办法律顾问注销。(10)合同原则上

9、应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。9 ,合同的归档(1)合同签署后由主办部门及时归档。(2)应予归档的合同资料主要包括合同(含附件，下同)原件授权书相关决议法律意见书政府批文以及其他重要资料。(3)合同资料由主办部门自行归档或归档至档案室。(4)存档期为5年以上或主办部门认为重要的合同资料应归档至档案室。(5)其他合同资料，由主办部门自行归档。(6)各部门及人员应当遵守企业相关的保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。10 .合同的履行(1)合同依法签订并生效后，应当全面履行，不得擅自变更或解除。(2)合同对方当事人违约的，主办部门应及时通报总裁办，以书面形式督促对方履行合同义务，并依照法律规定或合同约定追究其违约责任。如要放弃追究对方的违约责任，应依合同原审核程序会审后，报主管领导批准凡未经批准擅自放弃追索权者，应承担相应责任。(3)企业自身违约的情形，由主办部门以书面形式报告主管领导，经批准后履行相应赔偿责任。(4)合同的履行由主办部门负责跟踪。I1修订、解释及其他(1库办法由总裁办结合各部门意见于每年2月进行修订。(2)本办法由总裁办负责修订和解释。