会议管理规定.docx

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1、会议管理规定第一章总则第一条为规范会议组织程序，提高会议质量和管理水平，确保会议内容及议定事项落实到位，结合公司实际情况，制定本管理规定。第二条本管理规定适用于公司内部各类常规会议和专业会议，内部员工参加的外部会议不属于本办法的管理范畴。第三条公司会议的组织和管理遵循必要务实、高质高效、精简节约的原则。第二章会议种类和议题范围第四条会议种类（一）全公司会议，如公司年度工作会。（二）月度经营例会。（三）专业委员会会议。（四）专题工作会，如本专业条线阶段性工作会、工作协调会、专业研讨会、工作布置会、项目管理会议等。第五条会议议题范围（一）公司年度工作会1. 总结回顾上一年度公司整体工作和业务目标的

2、完成情况；2. 展望下一年度公司发展前景，部署新的战略规划；3. 其他由管理层决定的议题。（二）月度经营例会1. 各部门负责人汇报当期本部门计划执行、工作进展和组织管理等情况，提出存在的问题并研讨解决措施；2. 研究部署各部门下期工作目标和发展规划。（三）专业委员会会议公司各专业委员会是管理层的常设办事机构，经授权开展工作，各专业委员会会议议题按照本专业委员会相关需求选定。（四）专题工作会1. 本专业条线阶段性工作会：总结上阶段本专业条线计划执行和工作进展情况，提出存在的问题并研讨解决措施，研究布置下阶段工作计划和工作重点，以及专业条线经验交流等；2. 工作协调会：针对需多方合作完成的工作，多

3、部门共同研究工作解决方案；3. 工作布置会：公司领导或部门负责人安排部署近期工作的计划目标、人员安排和注意事项等。4. 专业研讨会：研究特定专业工作相关的重点难点问题；5. 项目管理会：在项目立项、评审、实施等各阶段中，为协调推进项目实施而进行的研讨。第三章会议计划与安排第六条会议时间和地点（一）会议时间1. 公司年度总结会原则上每年1月份召开；2. 月度经营例会原则上每月召开一次；3. 专业委员会会议召开时间由本委员会主任决定或按本委员会相关规定执行；4. 专题工作会召开时间由会议召集人（如专业条线负责人、项目负责人等）根据需要确定。（二）会议地点1. 在公司内部召开的会议，根据实际参加人数

4、和设备需求选择大小合适、设备匹配的会议室；2. 需到公司外部召开的会议，应本着节约的原则，避免选择过于奢侈的地点，可根据实际情况选择租用合适的酒店会议室召开。第七条会议方式除常规的以现场会形式召开的各类会议以外，对于其他参会人员较多或人员大多不在同一城市的会议、临时性会议，以及传达、布置类会议，可充分运用信息技术手段改进会议形式，优先采用视频会议、电话会议方式召开，以提高会议效率，降低会议成本。第八条会议主办部门（一）全公司性会议由行政管理部负责组织。（二）月度经营例会由行政管理部负责组织。（三）专业委员会会议由其日常办事机构或委员会指定的会务组织人员负责组织。（四）专题工作会由相关专题负责人

5、（如专业条线负责人、项目负责人等）指定的会务组织人员负责组织。第九条会议议题审定对于公司年度工作会、月度经营例会、专业委员会会议，会议议题由主办部门提交会议召集人审定，提交时需保证有明确目标、会议材料成熟。召集人需从会议召开的必要性、议题的准确性和务实性等方面进行审定，未经会议召集人审定的议题，原则上不安排上会审议。第十条会议主持人、参加人员及请假（一）会议主持人和参加人员1. 全公司性会议由总经理或委托的其他高层领导主持，公司全员参加；2. 月度经营例会由总经理或委托的其他高层领导主持，部门经理及以上职级人员参加；3. 专业委员会会议由本委员会主任或委托的委员主持，本专业委员会内部人员参加；

6、4. 专题工作会由相关专题负责人（如专业条线负责人、项目负责人等）主持，会议涉及的专题项目相关人员（如本专业条线全体工作人员、本项目组全体成员等）参加。（二）会议请假参会人员如因故无法按时参加会议，须至少提前一个工作日向会议召集人请假，可根据需要委派相关人员代为参加，并报会议主办部门备案。第四章会议准备第十一条会议准备主要包括：根据会议计划，明确会议主题；拟定准备方案，组织会议材料，提交负责人审定；通知会议，编制指南，印制材料；会场安排组织等会务工作。第十二条会议材料准备（一）会议材料由主办部门负责收集准备，包括但不限于会议议程、议题、计划草案、汇报材料、辅助理解材料等。会议召集人负责督办和审

7、核，对不符合要求的材料退回，并提出修改意见，要求其及时重新准备。（二）主办部门应事前了解会议召集人的计划和需要，对于重要或敏感事项，向相关部门征求明确具体的意见，做好沟通和协调工作，保证材料准确实用、观点明确。（三）对再次提交会议研究的，应将前期会议决议事项及确定的有关意见在材料内容中表述清晰。（四）主办部门按公文要求的字数、字体和格式，按参会人数用A4纸双面印制相应份数（可印制少量备份），根据实际需要提前发放给参会人员或摆放在会议室内。第十三条会议通知和会场安排（一）会议主办部门起草会议通知，包含会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带的资料等内容，会议通知时间根据会议规模和前期准备时间等具

8、体情况而定，一般应提前一天以上，通知对象为参会人员及相关会务服务提供部,通知形式一般为邮件通知。（二）会议主办部门需派人前往前台处或通过邮件、电话与前台联系提前预定会议室，填写会议室登记表，提前检查会议室设备是否能正常使用、桌椅数量是否充足。（三）会场应保证环境良好、干净整洁、温度适宜。严格控制会议经费，会场布置要简朴，一般不摆放鲜花、果盘。如非必要，内部小型会议不制作背板、横幅，不安排茶歇和招待餐，不准备与会议无关的活动。第五章会议组织第十四条会议组织流程主要包括：组织签到、汇报及发言、会议决议与工作跟进、记录与纪要等。第十五条会议签到由会议主办部门安排的会议记录人员负责，该人员提前准备会议

9、记录表，至少提前10分钟入场，参会人员提前5分钟入场。签到负责人引导参会人员在记录表中签到处签到，如实记录请假和缺席人员。全公司性会议等参会人员数量较多的会议，可由部门代表人员清点本部门人数后代本部门统一签到，并将请假缺席情况通知记录人。第十六条汇报发言顺序和时间由会议主持人把控，提倡开短会。汇报人应按会议主持人安排的顺序汇报，合理控制汇报时间，语言精炼、紧扣重点，提倡不念稿。发言人应按会议主持人要求、围绕会议议题发言，力戒空话、套话。第十七条对于决策性会议，参会人员应积极探讨，得出结论，避免偏离议题和议而不决的现象。做出决议后，主办部门将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、完成时间和

10、标准等会后跟进安排向与会人明确，并跟踪督办。工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。第十八条会议主办部门安排专人负责会议记录，经会议发言人和相关负责人同意后，可做会议录音。会议记录包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、议题、审议过程等基本要素，会议记录要保证真实性和原始性，把握发言人的语境和要点，记录主旨和结论意见，不得随意截取、断章取义。会议记录是会议纪要的依据，应随会议纪要一并提交相关人员审阅。第十九条会议纪要（模板见附件1）原则上由会议记录人撰写。撰写时要基于会议内容，突出会议中心和要点，综合归纳会议主要内容和决议事项,文字要简明扼要，避免遗漏。会议纪要由会议主办部门负责人审核，在会

11、议结束后1个工作日内提交会议主持人审定，在会议结束后3个工作日内发送至参会人员。第六章会议纪律及相关人员职责第二十条主持人负责把握整个会议的进程和内容研讨方向，会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及目标、议程推进中应注意的问题进行必要说明。会议中，引导参会人员有序发言，维持会场纪律。第二十一条参会人员应自觉遵守会场纪律，进入会场后主动关闭手机或设为静音状态；开会期间，不得在会场接听电话，不得无故离开会场；如确有紧急事项需处理，报告会议主持人同意后方可接听电话或离开会场，且时间尽量简短；不得在会场大声喧哗，发言应提请主持人同意，不随意打断发言人发言；遵守主持人的安排进行会议休息，休息时间结

12、束时准时参会，不得拖沓;落实会议安排的工作，向未参会的相关执行人员及时、准确传达会议内容。第二十二条参会人员应自觉保守会议秘密，不得泄露会议研究讨论情况和尚未公开的保密事项和决议事项；妥善保管会议材料，不得擅自复印或传播;对涉密材料或会议有要求的，会议结束时当场将会议材料退回会议主办部门，由会议主办部门统一处置。第二十三条会议主办部门和会议记录人员要妥善保管签到表、会议材料（纸质及电子版）、会议记录、会议纪要和录音等会议资料，未经会议主持人批准，不得向他人提供。第二十四条会议资料归档工作由会议主办部门负责。全公司性会议和月度经营例会的会议记录和会议纪要由行政管理部整理存档；其发放或传阅范围由公

13、司领导确定，行政管理部记录备查。专业委员会会议及各类专题工作会的会议记录和会议纪要由主办部门整理存档，另复制一份交由行政管理部存档备查；其发放或传阅范围根据需要由主办部门确定并记录备查。第二十五条对以下违反会议管理规章制度的行为，根据情节和后果轻重给予问责：（一）未按制度规定组织会议，违反议事规则进行决策的；（二）会议通知不到位，准备不充分，影响会议质量和组织效率的；（三）会议材料准备不符合要求或出现严重差错，影响会议质量和效果的;（四）违反会议纪律，如无故迟到、早退、缺席、会议中不按主持人要求的时间和范围发言、大声喧哗、争吵的；（五）遗失重要会议材料、擅自复印涉密会议材料、泄漏尚未公开的保密

14、事项和会议决议的；（六）不落实会议议定事项，影响会议议定工作推动落实的；（七）会议记录和纪要失真、遗漏、缺失，未及时整理、审核、存档的。（A）其它违反会议管理规定的行为。第七章附则第二十六条本会议管理规定发布后，各部门应对员工进行培训I。第二十七条附件1XXX会议纪要为本规定的组成部分。第二十八条本规定自发布之日起执行。第二十九条本规定的解释权归属公司行政管理部。附件1：XXX会议纪要编号：会议时间：会议地点：参加人员：记录人：会议议题：纪要内容：1. 本次会议由XXX召集，XXX主持，共持续X小时。会议听取了XXX汇报,研究讨论了XXX,部署了XXX工作，现将会议形成的意见和决议纪要如下：2.XXX（主办部门）X年X月X日