企业内部控制规范之采购业务.docx

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1、企业内部控制规范采购业务1岗位责任与授权审批制度1. 1采购岗位责任制度I1I1制度名称采购岗位责任制度受控状态执行部门监督部门考证部门第I条目的为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。第2条采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。1 .请购与审批。2 .供应商的选择与审批。3 .采购合同的拟定、审核与审批。4 .采购、验收与相关记录。5 .付款的申请、审批与执行。第3条总经理岗位责任1 .审批采购部门的各项规章制度。2 .审批年度采购预算和采购计划。3 .审议批准合格供应商名单。4 .审批预算及计划外采购项目。5 .

2、审批采购订单和重要采购合同。第4条财务总监岗位责任1 .审核采购部门各项规章制度。2 .审核年度采购预算和采购计划。3 .审核预算及计划外采购项目。4 .根据权限审批采购订单和采购合同。第5条采购部经理岗位责任1 .制定采购部规章制度和工作流程。2 .编制年度采购预算和采购计划。3 .审核采购合同和采购订单。4 .在授权范围内签订采购合同。5 .办理大宗物资及重要物资的采购项目。6 .组织进行合格供应商选择和评审工作。第6条采购员岗位责任1 .进行市场调查，填写询价比价单。2 .负责起草采购合同和编制采购订单。3 .提出采购付款申请。4 .实施采购，办理退换货事宜。5 .建立、更新与维护供应商

3、档案。6 .参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。第7条财务部经理岗位责任1 .审核采购合同及付款申请。2 .审议会计提交的付款凭证。3 .参与合格供应商的评审工作。4 .参与商定对供应商的付款条件。第8条应收账款专员岗位责任1 .核对原始单据并入账。2 .根据原始凭证开具付款凭证。3 9条出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。4 10条请购部门经理岗位责任1 .编制本部门年度采购预算和采购计划。2 .推荐提供部门所需物资的合格供应商。3 .根据物资需求情况提交请购单。4 .参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。5 .对不合格及报废物资提出处理意见。第11条质检部经理岗位

4、责任1 .事先检验采购物资样货质量。2 .负责检验所购物资的质量。第12条技术部经理岗位责任1 .提供对所购物资的专业技术建议。2 .参与对特有物资的技术检验工作。第13条仓储部经理岗位责任1 .负责外购物资的入库验收工作。2 .负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3 .负责提出外购物资的补仓申请。第14条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第15条本制度自一年月一日起开始实施。I审核日期I批准日期I修改标记JI11修改处数11n修改日期I2购买管控规范2.5超预算与预算外采购请购审批办法制度名称超预算与预算外采购请购审批办法编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1条为规范超预算与预算外

5、采购项目的请购申请程序，明确审批人的职贲及权限，特制定本办法。第2条出现以下情况时，可进行超预算或预算外请购审批。1 .市场环境发生变化。2 .采购价格出现波动。3 .其他不可抗力导致的因素。第3条超预算采购项目的请购2 .请购部门根据实际情况填写“超预算采购申请单”，部门经理签字确认后，提交相关领导进行审批。（1）超预算采购金额在2万元以下的请购申请，由财务部审核、采购总监审批。（2）超预算采购金额在2万元（含）以上的请购申请，由财务部和采购总监审核、总经理审批。3 .采购部根据审批后的申请单实施采购。第4条预算外采购项目的请购1 .预算外采购项目一律由请购部门提出请购申请。2 .请购部门的

6、上级主管副总审议决定后，交财务部进行审核后，提交总经理审批。第5条本办法自颁发之日起开始执行。编制日期I批准日期I修改标记1111修改处数1111修改日期I2.7验收管理制度制度名称采购验收管理规定编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第I条目的为规范本公司验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。第2条责任部门商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。第2章验收前的准备工作第3条收货准备1 .验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货

7、。2 .对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。第4条待验商品处理已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”以示区分。第3章实施验收第5条商品到货后，验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购订单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，同时将到货日期及实收数量填入订购单”，最后验收人员填写验收报告并在上面签字。第6条质检部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品，一律不得签收。第7条质检部

8、门验收完毕，对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据，并及时报告采购部门和财务部门。第8条验收过程中若发现所载的商品与“装箱单”、“采购订单”或采购合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。第9条验收过程发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。第K）条公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门督促办

9、理。第11条超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的商品，其超交量在3%（含）以卜.，由仓储部门于收货时在备栏内注明超交数量，经请购部门经理同意后进行收货，并通知采购人员。第12条短交处理3 .交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意后，可免于补交。4 .短交如需补足时，仓储部门应通知采购部门联络供应商处理。第13条急用品处理供应商交货时，若仓储部尚未收到“请购单”时，验收人员应先询问采购部，确认无误后，开始按照验收程序办理。第14条商品验收规范为利于商品检验收货的业务，质检部门就商品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的

10、商品质量制定商品验收规范，呈总经理核准后公布实施，以此作为采购及验收的依据。第15条商品检验结果处理根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1 .检验合格的商品，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。2 .验收不合标准的商品，检验人员应贴上不合格标签，并在验收报告上注明不良原因，经负责人核实后通知采购部办理。第16条退换货作业1 .对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关验收报告，呈采购部经理签字确认后办理退货。2 .若为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决：若需要增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3 .对于已付款但在保修期或保质

11、期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴财务部，注明赔偿商品及赔偿原因。第4章附则第17条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第18条本制度自一年一月一日起开始实施。第19条相关文件表单1 .采购订单、装箱单、请购单2 .验收报告、索赔处理单、商品交运单、商品验收规范。编制日期I11审核日期1111批准日期I3采购付款管控制度3 .1预付账款及定金审批制度制度名称预付账款及定金审批制度编号I受控状蠢U执行部门监督部门11考证部门.第1条目的为加强预付账款及定金的使用，并得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用，特制定本

12、制度。第2条适用范围本制度适用于本公司的采购部和财务部。第3条预付账款是指公司按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的账款。在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。第4条定金是指公司为保证合同履行，预先向供应方或劳务方交纳一定数额的钱款。第5条预付账款的使用范围1 .合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。2 .合同中规定超额度进货需先款后货的。3 .金额比较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于5%的。此类付款为公司授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。第6条预付款及定金审批规定1 .以预付款形式采

13、购且采购金额在50(X)元以内的采购订单，需经采购部经理审核、采购总监审批：采购金额在5000元(含)以上的采购订单，需经采购总监审核、总经理审批。2 .定金数额在500元以内的，由采购部经理审批即可；在5OO2OOO元的，由采购部经理审核、采购总监审批；在2000元以上的，由采购总监审核、总经理审批。编制日期J审核日期批准日期I修改标记J修改处数修改日期I4采购管理的相关文件资料4.1请购单项目品名数量单位价格总金额123合计人民币（RMB）：供应商名称及联系电话报价123到货时间及付款条件备注请购部门经理审核财务部经理审核总监审批（人民币5000以下）总经理审批（人民币5000以上）4.3

14、采购合同说明甲方向乙方采购何种商品，经双方协商后确定本采购合同。二、术语、关键词解释商品：系指供应商按合同要求，需向采购方提供的一切软件、硬件及相关的技术资料。服务：系指根据合同，供应商承担与供货有关的辅助服务（如运输、保险）以及其他的伴脑服务（如安装、调试、提供技术援助、培训等）。三、采购商品说明1 .采购商品及说明2 .技术指标和质量要求四、合同价格和支付方式1 .本合同总成交价为（人民币大写）：2 .预付款甲方于本合同签署之日起的15日内，将合同总成交价的20%作为预付款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真形式向甲方确认。如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期作相应顺延。3 .发货款乙方按合同规定在发货时，将有关运输提单或自提单、商业发票、装箱单和质量证书，以可靠方式寄递给甲方，甲方收到以上单据的次日起15日内将合同总成交价的40%作为发货款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真形式向甲方确认。4 .验收款在采购商品通过甲方的验收之后，甲方在15日内将合同总成交价的40%作为验收款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，通过传真形式向甲方确认。5 .甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、账户名称、账号。开户银行、账户名称、账号如有变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限