企业档案管理制度.docx

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1、企业档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案的科学管理，加快实现档案工作的规范化、标准化、现代化，提高档案工作质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，使之更好地为领导决策，根据中华人民共和国档案法、贵州省档案条例、企业管理规定和上级管理部门及有关法律、法规的规定，结合实际，制定本制度。第二条公司档案是各项活动形成的全部档案总和，包括党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、技术管理档案、产品档案、科研档案、基建工程档案、设备仪器档案、财会档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子文件与电子档案。第三条档案工作是公司各项工作的有机组成部分，各部门和干部、职工都应当支持档案工作并负有保护档

2、案的义务。第四条为确保档案的完整、准确、安全和有效利用，按照集中统一管理档案原则，公司档案实行统一集中管理，其他任何单位或个人不允许自行处理和保管档案材料。第五条各部门档案管理工作纳入工作业绩考核。第二章管理机构第六条档案管理工作由公司总经理分管，办公室主任主管,配备一名专（兼）职档案员，根据档案形成的规律和特点，搞好档案的接收、收集、鉴定、保管、统计、利用等工作。第七条档案管理室是公司档案管理工作的归口管理部门。第八条档案管理室工作人员在编制范围内实行聘任制；档案工作人员由公司聘任后，到档案管理室备案认可。第三章档案资料的形成和归档第九条各部门在生产经营活动中形成的档案资料，按归档范围对口移

3、交归口职能管理部门后，填写归档材料移交清单送交档案管理室归档。第十条档案资料归档的基本要求1、公司各类档案资料归档一式一份，归档资料应为原件，原件无法归档的，复印件必须经归口职能管理部门审核并加盖公章，方能归档。2、档案资料必须完整，制作材料应符合归档要求，字迹（图样）清晰，纸质优良；一般不得使用铅笔、圆珠笔等不易保存的书写材料。3、档案资料必须准确地反映公司经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。4、档案资料必须层次分明，符合其形成规律，组卷合理，标题明确，有制发时间。5、档案资料必须有结果或结论性。第十一条档案资料的归档范围1、党群工作档案包括党委组织、宣传、纪检工作文件，党委日常工作中的

4、工作报告、会议记录、干部任免、人事组织处理、党员统计报表、信访处理、党的宣传教育、党的工作规划和总结、党组织发展情况，以及党群方面的上级发文等档案资料。工会组织方面的工作档案，职工代表大会会议文件、有关决定、决议、实施方案以及上级工会组织对口的发文，共青团组织方面的工作档案，团员统计报表、团员代表大会会议资料以及上级共青团组织对口发文。2、行政管理档案公司内行文、工作报告、总结、重要电文、会议记录、职工奖惩材料、解除员工劳动关系决定材料、人事行政处处理材料、公司保卫案件材料、社会治安综合治理案件材料、上报的综合统计报表、员工培训的综合档案材料、公司企业文化建设中形成的材料、公司诉讼活动形成的材

5、料、公司经营活动中审计评估材料、重要工作的请示报告、批复等文件材料以及上级机关发文。3、经营管理档案包括生产、营销、采购、运输、对外贸易等方面的计划、统计、合同、协议、生产调度纪要、市场信息、售后服务等文件资料。4、技术管理档案包括技改、质量、计量、安全技术、环保管理等方面形成的技术文件，标准、检测实验报告、报表等档案资料。5、产品档案包括产品设计、工艺图样、技术文件、试制鉴定材料。如产品底图、蓝图、设计任务书、计算书、说明书、工艺规程、工艺装备等档案资料。6、科研档案包括研究课题、题目、实验报告、研究成果和鉴定、样品图纸、技术总结、技术革新、发明创造、学术论文、技术引进等档案资料。7、基建档

6、案包括工程建设批准、征地、初步设计、技术设计、施工图纸、设备工艺布置图纸、说明书、竣工图、验收文件和工程总结等档案。8、设备仪器档案包括设备仪器仪表的随机文件、设备图纸、开箱记录、使用运转和维修记录等档案资料。9、财会档案包括会计凭证、账薄、报表、工资支付、固定资产账等有关档案资料。10、人事档案包括在职员工、退休人员、死亡人员档案。档案材料内容为:招共表、报到证或通知书、学习培训材料、履历表或员工登记表、党团员材料、个人奖惩材料、行政职务和专业技术职务变更登记财力哦、工资标准变更登记材料、劳动合同、鉴定材料、审计结论等档案资料。11、声像档案包括公司重大（重要）活动的声像资料。12、实物档案

7、包括公司的营业执照、商标及各种证书；荣誉证书和奖状，实物及馈赠品；先进、模范人物的照片等实物资料。第十二条归档时间1、党政档案的文件材料于次年的一季度移交档案室；2、凡是有补充的人事档案须及时归档；3、业务专业档案在办理完结后须及时向档案室移交；4、会计档案由财务部门保管一年，于第二年一季度移交档案室。会计档案按照会计档案管理办法的有关规定管理；5、基本建设档案待竣工验收后3个月内移交档案室；6、实物、声像等其它门类的档案待工作活动结束后一月内移交档案室。7、电子文档的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。第十三条为确保档案的完整、准确、系统，各有关部门应负责将本单位形成的

8、有保存价值的档案资料按归档档案整理规则整理成册，按归档范围、时间及要求向档案管理室移交归档。第十四条为确保归档工作，公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、产品和工程创优、科研成果申报或评奖、新购重要设备仪器、引进技术项目的文件资料到货开箱验收时，有关业务部门应会同档案管理室检查验收档案资料，及时归档。第十五条为保护知识产权，确保国家和公司技术、商业秘密不外泄，凡进行对公司生存和发展有重大影响的技术和商业活动，组织者在工作过程中应指定专人收集保管相关档案资料，搞好登记借阅，自觉接受公司保密委员会的工作监督和指导，适时进行档案资料归档。第四章档案管理与职责第十六条档案管理室的职责和权限

9、1、职责(1)负责贯彻、执行国家档案法律法规。（2）制订公司档案、技术资料管理规章制度，并负责组织实施。（3）负责公司应归档档案资料的收集、整理、编目、保管、统计，并提供利用。（4）负责档案资源的开发利用工作。（5）负责技术资料的接受、保管、复制、标识、发放、回收和销毁。（6）负责公司科技书刊的征订、管理和提供利用。（7）指导、协调公司下属各托管公司的档案、技术资料管理。（8）编制公司档案管理人员培训计划，并组织实施。2、权限（1）有权对违反国家档案法律法规及公司档案管理规定的单位或个人提出处理意见。（2）有权协调、监督、指导各部门档案资料的形成、积累和移交工作。（3）有权召集专兼职档案员会议

10、，并就其工作向所在部门提出考核意见。（4）有权对违规向外部提供、转让、出售技术文件的行为和撕毁、涂改文件、图书的行为进行制止和追究，并提出处理意见。（5）有权拒绝未经批准的晒图、借阅图和档案查阅；拒绝未经批准的档案资料复印和提取。第十七条公司各部门对本单位的档案或技术资料管理承担直接责任；对违反公司档案管理制度者，档案管理室可上报公司批准和扣减责任人工资。笫十八条公司建立以档案管理室为中心的档案管理网络，每个部门设一名专职或兼职资料员，负责收集和保管本单位工作中产生的档案资料，并负责临时借阅，负责按归档范围、时间和要求向档案室移交本部门应归档的档案资料，做好档案资料管理工作。第十九条档案的分类

11、编目根据国家的有关规定和要求，结合本公司的实际，按内容共设五个类别：一、党政档案；（由综合办公室保存）二、人事档案；（由综合办公室保存）三、文书档案；（由综合办公室保存）四、财务档案；（由财务部保存）五、设备（公司固定资产）档案（由资产管理部保存）；六、业务档案；（由业务部门保存）第二十条档案的保管1、接收档案和技术资料必须认真验收，并办理移交手续。2、存放档案必须有专用箱、柜、架，排列科学，便于查找。3、底图一般不得外借；底图入库后一律采用平放。4、存放档案的库房应有防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防尘、防鼠等设施和措施，并保持一定的温湿度。5、定期进行库存档案的清理核对工作，做到账物相符；对

12、破损和载体编制的档案进行及时的修补和复制。6、磁性载体上归档电子文件的保管，按GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范执行。第二十一条档案的鉴定、销毁1、按国家和有关部门的规定，公司档案的保管期限分为短期（10年），长期（30年），永久三种。2、成立有公司领导、专业部门和技术人员、档案人员参加的档案鉴定小组，定期对档案进行保存价值的鉴定，对超过保管期限的档案，通过鉴定上报批准后剔除销毁。3、销毁档案必须造册登记，提出销毁报告，经上级有关部门批准。销毁档案要严格执行有关纪律，经办人和监销人应签名。第二十二条档案的统计1、建立健全档案统计制度，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、账

13、物相符。2、档案工作人员平时必须做好档案数量和提供利用统计，做到家底清楚，心中有数，并切实做好利用效果反馈。第五章档案信息开发利用第二十三条档案信息开发利用是公司档案管理工作的一项重要内容，其主要任务是服务于公司的科研、技术、经营、生产和管理等各项工作。第二十四条档案管理室应不断改善档案管理手段，改进工作方法，提高工作效率和质量，切实做好各类档案的提供利用工作。第二十五条档案管理室应适时围绕公司生产经营需要，借助现代计算机辅助管理技术，及时有效地配合各专业管理部门搞好历史数据的整理、分析和利用。第六章档案借阅第二十六条借阅、借出、复印档案资料需填写档案借阅/查阅/复印申请单（附表），经规定程序

14、审批后，方可进行。第二十七条借阅党群工作档案，必须由党支部领导批准。第二十八条借阅行政管理档案，在档案室内借阅时，由党政办公室主任或相关职能部门负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司分管领导批准。第二十九条借阅基建工程档案，必须是基建管理人员、房地产管理人员、工程建设负责人或工程技术人员；在档案室内借阅时，由基建或工程建设负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司分管领导批准。第三十条借阅设备仪器档案，必须是设备仪器的操作者、机械员、维修员、工艺人员；在档案室内借阅时，由办公室负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司分管领导批准。第三十一条借阅财会档案，必须是财务会计人员、法规审计人员、

15、劳资人员（查工资表）；在档案室内借阅时，由财务处负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司分管领导批准。第三十二条借阅人事档案，必须是人力资源部门的工作人员或经总经理授权人员；在档案室内借阅时，由人力资源处负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司总经理批准。第三十三条借阅实物、声像档案，在档案室内借阅时，有档案资料归档部门负责人批准；需把档案资料借出或复印的由公司总经理批准。第三十四条公司党政主要领导调阅各类档案，公司其他高层领导调阅分管工作范围内的档案不受上述限制。第三十五条特殊情况下，因工作需要，属规定范围内的工作人员在档案室内借阅档案的，也可由档案管理室主任代行批准。第三十六条公司档案一般不对外单位人员开放，确需借阅时，必须经总经理批准。第三十七条因工作需要档案资料需解除档案室查阅时，查阅期限一般不得超过一个月；确需一个月以上的需事前提出审批或审批后续借。第三十八条借阅档案必须履行批准和登记手续，借阅者应切实负责所借阅档案资料的安全、保密和清洁完整，不得拆散案卷或撕去其中档案资料及在档案资料上作标识和涂改。第三十九条经发现损毁、丢失、擅自提供、涂改、伪造档案者，按档案法、公司有关规定和本制度罚则，给予醉酒相应法律责任和行政经济处罚。第四十条借阅档案只能在规定地点查阅，档案一般不得外借