档案管理办法.docx

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1、第一章总则第一条为加强和完善公司的档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案的作用，更好地为公司的生产经营服务，参照中华人民共和国档案管理办法的有关规定，特制定本办法。第二条本办法所称档案包括公司在进行生产建设、经营管理、技术管理、投融资管理、企业管理、基本建设和科学开发和研究等活动中形成的，具有保存价值的，以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条公司各业务档案管理由各分管领导负责，具体工作由各相关业务部门负责，综合办是档案归档管理的主管部门。第四条档案部门的管理费用纳入单位经费管理计划，确保档案业务工作正常进行。第五条档案管理严格参照中华人民共和国档案

2、法实施办法实施。第六条综合办是公司档案及档案室的主管部门。负责对公司各部门和所属各单位的立卷工作进行指导、接收、整理、保管和统计。根据上级档案管理部门的有关规定，向上级档案管理部门移交所需进馆的档案。有按计划做好档案的电子存档与利用。编制多种检索工具并提出编研资料，积极开展档案的利用。第七条公司及各单位应根据国家及公司有关规定和实际需要，配备档案人员，并保持档案工作人员的相对稳定。第八条档案工作人员的主要职责：（一）贯彻档案工作方针、政策及各项规章制度，掌握现代化档案管理新技术；（二）做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管档案的情况；（三）保护档案的安全，做好防护工作；（

3、四）遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密内容，确保档案机密安全。第二章档案立卷第九条文书文件材料立卷（一）立卷原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；（二）立卷方法：运用文件的主要特征进行立卷，多数案卷以问题为主立卷，案卷也可结合使用多个特征，使卷内文件联系更加紧密，以便于查找和利用，同时还应注意区分不同价值分别组卷；（三）公司文书档案应分门别类，区分不同保管期限，按年代、按组织机构进行排列；（四）文件和密电按照其内容统一立卷；（五）文书档案案卷卷皮、卷内文件目录、卷内备考表采用交通文件材料立卷归档办法所

4、规定的式样；（六）文书档案案卷内容排列顺序为案卷封面-卷内文件目录-文件材料-备考表-封底；（七）卷内文件排列一般要求是：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；转发件在前，被转发件在后；上级机关文件在前，公司和其他公司文件在后；案件结论、决定性文件在前，依据性材料在后；重要法规性文件、历次修改稿依次排列在定稿之后。一个作者，一个问题的案卷，按时间先后排列；一个作者，几个问题的案卷，按问题重要程度，结合时间排列；几个作者，几个问题的案卷，先按问题集中，然后按重要程度，结合作者、时间排列；会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列；（A）归档

5、文件定稿，要求文书处理部门手续必须完备，原稿上应有公司领导人签发，盖有公司印章，年、月、日清楚。复印文件一般不作为档案保存，复印文件加盖原印章后，可具有档案凭证作用，电传文件应复印后归档；（九）年度计划、总结、统计报表、决算等应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷；法规性文件应放在公布或批准生效年立卷；（十）案卷内文件不齐全、完整时，必须

6、卷内备考上加以说明；（十一）组卷后要填写“案卷分类目录”、“案卷保管目录二第十条声像档案的整理与编目（一）录音档案的整理：1 .建立录音档案总登记账，按录音档案接受时间的先后顺序登记入册，登记项目有：流水号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、数量和备注等；2 .录音带盒套外边贴上标签，注明其内容、讲演人、录制日期、卷（盘）数，编号、带长、时间等项内容;3 .录音档案未经批准手续，不能随意消磁。如有必要消磁，需征求有关部门意见和经公司主管领导同意，履行签批手续，方可消磁，并在登记目录上注销；（二）录像档案的整理：同录音档案整理办法；（三）照片档案的整理：1 .书类照

7、片档案采取年代-问题分类法，每类内按时间顺序排列；2 .照片档案需编制文字说明，其内容有拍照事由、时间、地点、人物、摄影者。文字说明力求简明、通顺，一般二百字内为宜。时间采用阿拉伯数字，年、月、日用”表示。说明采用横写格式。单张照片的说明在照片正、下方或边侧书写，一组照片其总说明在第一张照片的上方书写。3 .照片案卷应以照片自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。其项目有：照相号（案卷内照片顺序号）、照片题名、时间（照片拍摄时间）、参见号（与照片有联系的其他档案号）；4 .填写备考表：照片档案案卷内的后面应有备考表，以注明该卷照片在整理、利用过程中出现的有关问题和情况Q备考表格式与文书档案

8、相同；5 .编制案卷目录，其使用目录格式与文书档案相同。第十一条公司总部在各项活动中所获得的奖杯、奖状、奖章、锦旗等实物应写说明，编号登记、集中保管。第十二条案卷密级以卷内文件材料的最高密级为准。第十三条卷内文件材料要采用阿拉伯数字，逐页分别在有文字的文件材料的正面右上角及背面的左上角编写页号。折叠成几折的文件和图表，按张编页号，声像资料在装具适当位置逐件编号。第十四条案卷封面和卷脊用毛笔或水笔书写，卷面数字用阿拉伯数字填写，脊背数字用中文数字填写。第十五条文书档案编写案卷分类目录、保管目录和案卷目录索引；各一式三份。第三章归档与接收第十六条公司各部门与各单位在生产、经营、投融资管理、基本建设

9、和科研开发与研究等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应及时进行整理、立卷、归档。第十七条归档案卷质量应符合以下10条标准：（一）归档文件齐全、完整；（二）分类清楚、保持联系；（三）命题确切、容易查找；（四）卷内排列、系统条理；（五）保管期限准确；（六）密级划分恰当；（七）蓝图折叠、符合要求；（A）卷皮书写、正楷整洁；（九）案卷装订、整齐美观；（十）声像资料、清楚清晰。第十八条归档的文件材料必须做到线条、字迹、图像清楚，纸张优良，格式统一，书写工整。禁止使用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸书写。归档文件左边要留边1.52.0厘米，便于装订。如有文件材料破损需粘贴，对大小不一的文件材料需补镶

10、或折叠。第十九条档案分类及定义（一）文书档案：凡是反映公司董事会、监事会、行政领导工作及业务工作，并具有保存价值的各种文件材料（包括上级颁发需要执行的文件）都是文书档案；（二）专门档案：进行专门活动的真实记录，如人事档案、会计档案、审计档案等都属专门档案；（三）科技档案：凡是记述和反映公司基本建设、生产技术和科学研究等活动的具有保存价值并按照归档制度，作为真实历史记录集中保管起来的科学文件材料都属科技档案。科技档案有公路与铁路工程类、基建类、投融资类、仪器设备类、科学研究类等；（四）声、像、电子档案：凡是公司生产、经营管理活动中形成的电影胶片、录音、录像、照片及电子光盘属声像电子档案。第二十条

11、档案接收后，档案人员应进行必要的加工、整理、分类编号。第二十一条文书档案在第二年上半年归档，科技档案综合类、经营管理类文件于第二年一季度内归档。工程、基建、科研项目档案可分阶段或项目竣工半年内归档。声像档案可随各类档案一并归档。仪器设备类在开箱时同时验收文件材料，开箱后半月内完成归档。第二十二条档案交档案管理人员归档时，双方应认真履行交接手续。档案管理人员对所接收的档案进行检查、清点、核对并填写档案归档签证单，履行签字手续。第四章档案的保管与移交第二十三条公司形成的各类档案实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。第二十四条文件材料保管期限分为永久、定期（10和30年）两类。会计档案保

12、管期限分为永久、定期两类，定期分为10年、30年。第二十五条保管期限的计算。文书档案（包括科技档案综合类及经营管理类）应从案卷所属年度，会计档案应从会计年度终了后的第1天算起，科技档案（指项目档案）应从归档以后（如一个项目分批归档，则从最后一批归档时）的下一年1月1日起算。第二十六条档案管理人员应建立收入、移出总登记簿，及时、准确登记收入、移出档案。每年年末对库存档案数量、利用情况进行统计和登记，编制统计报表，并将统计年报表于次年一月底报送上级档案管理部门。第二十七条档案管理人员应在离职调动工作之前，办好档案交接手续。第二十八条永久保存的档案，在保存15年后连同“案卷目录”（一式三份）向上级档

13、案管理部门移交。第二十九条认真执行国家及上级档案管理部门的有关保密规定，做好保密工作，对应解密的档案应及时调整密级。第五章档案的利用第三十条积极开展档案的利用工作，严格执行保密原则。第三十一条借阅档案人员对所借档案应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损，严禁在档案上擅自填注、涂改、加字、抽取或拆散。第三十二条党务档案借阅时应由党员干部借阅。第三十三条外单位借阅公司档案时，必须持有单位介绍信，并经公司主管领导批准。第三十四条借阅会计档案时，必须经人事部领导同意，方可办理借阅手续。第三十五条档案借阅后，档案管理人员需填写案卷代理卡，放置档案柜中，档案归还时，收回案卷代理卡。第三十六条档案

14、借阅后应尽快归还，最长不得超过15天，如需延期，应办理续借手续。第三十七条借阅档案者出差、休假、离职学习、出国及调离之前必须将档案归还。第三十八条若发现档案泄密、丢失情况，应立即报告档案管理人员，及时采取措施。对档案丢失者，根据情况轻重，追究责任。第六章档案的鉴定与销毁第三十九条根据公司档案保管期限的规定，对已超过保管期限的档案进行鉴定，文书档案鉴定工作应在综合办负责人领导下，由档案管理人员与有关部门组成鉴定小组；科技档案鉴定工作，由工程技术部门负责人、档案管理人员和科技人员组成鉴定小组；会计档案需由档案管理人员与人事部共同鉴定。第四十条销毁文书档案、科技档案、会计档案时，鉴定小组应将失去保存

15、价值的档案剔出，并向上级领导提交档案销毁目录和档案鉴定报告，对其未了结的债权、债务的原始凭证应抽出单独立卷，由档案管理人员保管到结清债权、债务为止。剔出档案经上级领导批准后方可销毁，销毁时要有专人监销。会计档案销毁时，应有人事部派员参加监销。监销人员要对档案所列内容核对清点并在监销目录上签字，未经鉴定和批准的档案不得随意销毁。第七章奖励与处罚第四十一条根据中华人民共和国档案法实施办法规定，符合下列规定之一者，应当给予奖励。一、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者；二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者；三、对档案学研究做出重要贡献者；四、将重要或者珍贵档案捐献给国家者；五、同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出者。第四十二条根据中华人民共和国档案法实施办法规定，有下列行为之一者应视情节轻重给予处分。一、损坏、丢失或者擅自销毁对国家和社会具有保存价值档案或者应当保密的档案；二、将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有者；三、擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案，以及应当保密的档案的；四、涂改、伪造档案的；五、因玩忽职守，造成档案损失者。第八章附则第四十三条本办法未尽事宜由公司综合办负责解释。第四十四条本办法自印发之日起施行。附录1公司文件材料归档范围和档案保管期限表（注：以下分类暂以通常部门设置为单位进行划分）序号