1文件管理程序.docx

《1文件管理程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《1文件管理程序.docx（9页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、文件菅理程序QH/CX-C/0-01-2011第1页共8页1目的在QHSE管理体系运行过程中，为规范油田公司文件的管理，达到有效控制的目的，特制定本程序。2适用范围本程序规定了油田公司文件的控制要求，适用于油田公司QHSE管理体系运行过程中所涉及到文件的编制、审核、审批、标识、发放、使用、修订、评审、作废、归档等过程的管理。3管理流程（见流程图）4工作程序4.1 办公室（党委办公室）办公室是本程序的归口管理部门，负责油田公司党委、行政公文处理和印信管理、保密等工作的管理。4.2 质量安全环保处负责QHSE管理体系文件编制、标识、发放、修订、评审、作废、归档等管理工作。4.3 机关处室、直属单位

2、、二级单位负责本部门/单位文件的编制、审批、标识、发放、使用、修订、评审、作废、归档等管理工作。4.4 QHSE管理体系文件的分类4.4.1 油田公司QHSE管理体系文件分三个层次：第一层次HSE管理手册和质量手册第二层次程序文件第三层次作业文件（包括法律法规，管理办法及规章制度，HSE作业指导书，HSE作业计划书，QHSE检查表，HSE岗位操作卡，岗位规范，操作规程,应急预案，国家、行业、地方现行有效标准等技术类文件和形成的记录等）。4.4.2 其它文件包括油田公司内部文件（党委文件、行政公文）、外来文件（外来文件是指油田公司所属范围外的来文，法律、法规，标准，相关合同文本等。4.5 文件的

3、使用状态4.5.1 文件的使用状态分为：受控、非受控。4.5.2 受控文件是指用于指导QHSE管理体系有效运行的文件，其修改、更新、作废受到控制。4.5.3 非受控文件是指对外交流的文件，其修订、作废等不受控制。4.6 文件编码规则4.6.1 HSE管理手册和质量手册的编码规则由青海油田公司和手册的汉语拼音大写字头和版本/状态、发布年号组成，即：OH*SC-*/*-*I11I二年号版本（A、B、C）/修订状态（0、1、2）手册（HSE-HSE管理手册，Q-质量手册）I二级单位代码（油田公司级为缺省项）青海油田公司4.6.2 QHSE程序文件的编码规则由青海油田公司和程序的汉语拼音大写字头和版本

4、/状态、顺序号、发布年号组成，即：QH*CX.*/*.*I1年号顺序号I版本（A、B、C）/修订状态（0、1、2）程序文件二级单位代码（油田公司级为缺省项）青海油田公司4.6.3 记录编码规则由青海油田公司和记录的汉语拼音大写字头和顺序号组成，BP：顺序号油田公司、二级单位文件归口部门代码（二级单位自定）记录二级单位代码（油田公司级为缺省项）青海油田公司各部门/单位使用上级部门记录时，延用原编号。没有编码的按本规则编码。4.6.4 其它支持性文件编码执行如下规则：J顺序号油田公司、二级单位文件归口部门代码（二级单位自定）版本（A、B、C）/修订状态（0、1、2）文件属性（如：G1.管理办法及制

5、度、YJ.应急预案CZ-操作规程、ZJ-HSE作业计划书、ZZ-作业指导书）1二级单位代码（油田公司级为缺省项）I青海油田公司1.1.5 程序文件流程图编码执行如下规则：QH*CX-1C-*/*-*-*丁TTT丁匚年号顺序号版本（A、B、C）/修订状态（0、1、2）流程图程序文件二级单位代码（油田公司级为缺省项）青海油田公司1.1.6 技术类文件的编码规则执行国家、地方、行业、上级部门和油田公司相关规定。1.1.7 油田公司党委、行政公文编码规则执行上级部门、油田公司相关规定。1.1.8 归档文件的编码规则执行国家、地方、行业、上级部门和油田公司文件归档相关规定。1.1.9 当此程序文件中的编

6、码规则不能满足二级单位编码时，二级单位可结合本单位需求自行制定编码规则，报油田公司质量安全环保主管部门审核、备案。4.7 油田公司机关处室、直属单位、二级单位代码规定如下：油田公司机关处室、直属单位、二级单位代码规定单位代码单位代码办公室（党委办公室）01工会17生产运行处02技能鉴定中心18勘探处03档案信息管理部19科技信息处04行政事务中心20规划计划处05概预算管理部（定额站）21财务处06矿区服务事业部22质量安全环保处07工程服务部（经营管理部）23企管法规处（内控与风险管理处）08企业文化处（党委宣传部、机关党委、团委）24审计部09物资管理部25人事处（党委组织部）10纪委监察

7、处26工程技术处11油田保卫部27基建工程处12对外合作部28炼油化工处13开发处29天然气处1430资金结算中心1531设备管理处1632采油一厂CY采油三厂CS采油二厂CR冷湖油田管理处1G格尔木炼油厂G1管道输油处GD天然气开发公司TRQ勘探事业部KT边远油田开发公司BY钻采工艺研究院ZC勘探开发研究院KT测试公司CSH井下作业公司JX供水供电公司SD物资装备公司WZ通信公司TX工程建设有限责任公司GC路桥建设有限责任公司1Q机械厂JC客运有限责任公司KY监督监理公司JD建筑安装总公司JA消防支队XF培训中心PX诚信（劳动）服务公司CHX四方服务公司SF新闻中心XW花土沟生产基地管理中心

8、HS培训轮休基地社区管理中心DS格尔木社区管理中心GS生活服务公司SH职工总医院ZY离退休管理处TX劳动服务总公司1F涩北作业公司SB职工活动管理中心HD天然气电力公司D1玉树液化天然气公司YS北京办事处BJ液化天然气公司YH四川办事处SC兰州办事处1Z西安办事处XA西宁办事处XN4.8 文件的编制、审批、发放4.8.1 QHSE体系文件油田公司QHSE管理体系文件发布前应经有关领导批准，以确保其是充分与适宜的。a）HSE管理手册和质量手册：管理者代表负责手册的审核，最高管理者负责手册的批准发布。油田公司各级质量安全环保主管部门负责组织手册的编制及发放，并做好记录。b）程序文件：油田公司部门/

9、单位归口管理部门负责程序文件的编制、审核，管理者代表批准发布。各级质量安全环保主管部门负责程序文件的发放，并做好记录。c）第三层次文件：油田公司相关部门/单位根据QHSE管理体系要求，整理、编制QHSE管理体系各类的第三层文件。各层次的第三层文件要分级评审，各级部门/单位负责人审核、批准，必要时经主管领导审批后发放，确保受控使用。4.8.2其他文件a）油田公司机关处室、直属单位、二级单位负责本部门/单位党委、行政公文（包括管理制度、规范类文件）的编制、审批等管理。公文（包括电子公文等文件）处理，由主管部门根据文件性质、要求与实际的需要，选择印发、录入“办公自动化”信息系统与网页（电子文件）等方

10、式进行发放，并严格审核、审批程序，遵循青海油田公司电子文件系统运行管理办法、青海油田公司秘密载体保密管理暂行规定、青海油田公司网络信息管理规定和中国石油天然气股份有限公司机关公文处理规定等规定。b）油田公司机关处室、直属单位、二级单位负责收集本部门/单位的外来技术文件（产品标准、检验规程、试验规范等），并发放到使用部门。C）企管法规处负责法律、法规及其他要求的识别、收集等管理工作；质量安全环保处负责现行有效标准（包括国家、行业、地方）获取、选用等管理工作，具体执行法律、法规及其他要求控制程序。d）各级质量安全环保主管部门负责对所有应用受控QHSE体系文件标识、发放、使用、修订、评审、作废、归档

11、等管理，建立保持使用相关的记录。受控QHSE体系文件应定期评审与更新，进行标识，应有编制人、审核人、审批人的签字确认。油田公司各部门/单位建立QHSE文件清单，内容要与QHSE的管理和岗位工作有密切联系，文件相关内容与要求符合实际，保证规定准确、有效地使用，具有可操作性。4.9 文件的标识4.9.1 QHSE管理体系文件的标识主要对文件的受控状态、编码等进行标识。受控状态标识可采用建立受控文件清单、文件编号、文件受控号等形式标识。4.9.2 文件应根据有关要求和使用的需要进行分发，由发文部门/单位建立发文登记表，收文部门/单位建立收文登记表，文件收、发需签字等确认。4.9.3 记录是一种特殊类

12、型文件，标识按记录管理程序进行控制。4.10 文件的使用、保管4.10.1 应确保在使用处得到适用的有效文件。4.10.2 油田公司机关处室、直属单位、二级单位需确定专人负责文件的签收、登记、发放、借阅、回收及保管工作，应遵循青海油田公司文件阅读和管理工作暂行办法等要求。4.10.3 所有QHSE体系文件都应保持清晰、易于识别。油田公司机关处室、直属单位应识别、收集与QHSE体系相关的管理制度、规范等有效文件，建立本部门/单位的QHSE文件清单。二级单位质量安全环保主管部门应根据生产经营工作的实际,识别、收集、编制本单位QHSE文件清单或文件汇编，建立与规范本单位各部门/单位QHSE文件清单，

13、并清晰可见地延伸到各岗位。4.10.4 机构合并时，原部门/单位的全部文件应当纳入新机构进行管理；机构撤消时，需要归档的文件，经原部门/单位整理（立卷）后，根据中国石油天然气股份有限公司机关公文处理规定、青海油田公司保密工作管理办法等有关规定移交档案管理部门。4.10.5 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退，涉密的文件应按青海油田公司秘密载体保密管理暂行规定、青海油田公司商业秘密管理规定（试行）、青海油田公司保密工作管理办法等规定进行办理。4.11 文件的修订4.11.1 油田公司机关处室、直属单位、二级单位编制的文件确需更改时，经主管部门或主管领导同意后

14、，由文件的起草部门组织修改，修改的文件经审批后实施,原文件作废。4.11.2 更改后的文件的审批与发放严格按照本程序4.5条款执行。4.11.3 文件修改后由原审批部门/单位负责人审批后实施。4.11.4 文件发生更改或修订后，应按规定及时更替其修订状态。QHSE管理体系文件版本修改状态用数字0、1、2、3表示；版本号用A、B、C、D表示,每修订或换版一次递增一个顺序号进行识别与标识。4.12 文件的评审文件使用一段时间以后根据其符合性、适用性、有效性按需求进行评审，各专业职能部门根据本部门的实际工作需要应对文件进行评审与更新，若更新、换版应再次批准。4.13 文件的归档、保存文件的归档保存执行油田公司档案管理的有关规定。4.14 文件的借阅管理4.14.1 借阅文件，必须办理相关借阅手续。4.14.2 借阅者必须爱护文件，保证借阅文件的清洁、完整，凡损坏或丢失者，根据情节轻重对责任人进行处理。4.14.3 机密文件不得随意外借或复印，确因