党政机关办公用房档案管理规范征求意见稿稿.docx

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1、ICS01.140.30CCSB01B14山西省地方标准DB14TXXXX-2023党政机关办公用房档案管理规范（征求意见稿）2023-05在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。2023-XX-XX发布2023-XX-XX实施山西省市场监督管理局发布目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本要求15工作职责26档案类型27收集28整理39归档510保管511利用6本文件按照GB/T1.1-2023标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省机关事务管理局提出并监督实施。本文件由山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监

2、督检查。本文件由山西省机关运行保障管理标准化技术委员会(SXS/TC34)归口。本文件起草单位：山西省机关事务管理局、山西省检验检测中心(山西省标准计量技术研究院)。本文件主要起草人：党政机关办公用房档案管理规范1范围本文件规定了党政机关办公用房档案的术语和定义、总体要求、档案收集、整理、归档和管理。本文件适用于各级机关事务管理部门对党政机关办公用房使用过程中的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T1档案工作基本术语

3、DA/T12全卷宗规范DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T31纸质档案数字化规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1党政机关党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位。3.2党政机关办公用房档案党政机关办公用房管理工作中收集、整理形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。反映办公用房规划建设、权属登记、使用管理、维修改造等过程和结果，以纸质介质和电子介质保存。4基本要求4.1 党政机关办公用房档

4、案管理工作应遵循集中管理、分级负责、分类归档、多套分存、真实准确、完整规范、授权使用的原则。4.2 各级机关事务管理部门本级级党政机关办公用房档案的集中统一保管、使用、管理等工作。4.3 各办公用房使用单位负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、分存、利用等工作。4.4 档案管理人员应具备档案管理和信息管理相关知识背景，定期参加档案业务学习。4. 4.1建立健全档案管理制度，确保办公用房档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时应办理工作交接手续。4.5 应接受上级部门和档案管理主管部门的监督、指导和检查。4.6 档案的编码应符合省级机关事务管理部门的要求。5工作职责5.1 组织办公

5、用房档案应由专门部门、专职人员负责管理，不具备设立档案管理专门部门和专职人员的，应指定档案工作负责部门和管理人员。5.2 人员5.3 档案人员应树立高度的保密意识，自觉遵守党和国家的各项保密制度和有关规定，严守国家机密，知晓的机密，不应以任何形式传播。5.4 归档的档案应存放在专用档案柜里，存取档案完毕后应及时锁好档案柜。5.5 任何人不应擅自摘抄、复制、翻印保密的档案资料。5.6 销毁到期的档案时应经过鉴定，审核批准。未经鉴定和批准，不应销毁任何档案。5.7 发现失密、泄密档案的现象，应立即向有关部门报告，并要采取补救办法，对严重泄露机密的事件，要严肃处理。6档案类型办公用房档案应包括以下类

6、型：a）权属档案；b）配置档案c）使用档案（包括物业）；（1）维修档案；e）处置档案。7收集7.1一般要求7.1.1 材料收集时，应对材料进行鉴别，各类档案材料原则上应为原件。7.1.2 应保证材料齐全、内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰。7.1.3 发现材料有缺失、不完整、不准确、不规范等问题时，应及时补充和修正。7.2收集内容7.2.1权属档案包括但不限于以下材料：a）产权单位的统一社会信用代码证书、不动产权证书等；b）房屋拍卖、交换等有关材料，房地产调拨凭证、有关部门房产转移的上级批件或会议纪要等；c）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分

7、层分户平面图等；d）其他有关办公用房的权属来源资料。7.2.2调配使用档案包括但不限于以下材料：a）机构设立批准文件；b）“三定”方案；c）办公用房调配方案；d）办公用房调配申请表；e）办公用房地址、方位、结构、楼层平面等图表和调配面积；f）人员编制（职数）情况；g）使用协议；h）其他相关材料。7. 2.3处置档案包括但不限于以下材料：a）机构调整文件；b）城乡规划调整文件；c）房屋安全鉴定报告；d）办公用房处调剂、置换、租用、转换用途、拍卖等处置申请及批文；e）出租出借合同（协议）；f）其他相关资料。8. 2.4维修档案包括但不限于以下材料：a）维修改造申请文件及批准文件；b）鉴定报告；c）

8、维修改造工程招标或政府采购文件；d）设计、施工、监理委托合同；。）竣工验收报告；f）设施设备运行、维修、维护、改造等记录；g）其他相关资料。9. 2.5物业管理档案包括但不限于以下材料：a）保洁服务合同（协议）；b）绿化服务合同（协议）；c）安保服务合同（协议）；d）设施设备维修保养合同（协议）；e）设施设备、物资采购合同；f）设施设备运行维护记录；g）其他相关材料。8整理8.1整理原则8.1.1 材料整理的原则应符合DA/T22-2015第4章的要求。档案立卷宜采用一件一卷的原则。8.1.2 已形成案卷的材料需要增补、删减或替换的，应经过审核后重新整理归档，使用原有案卷号，在卷内备考表注明变

9、更原因和变更内容,8.2整理和排序8. 2.1对分类后的材料进行整理，整理可采用以下方式：a）按卷整理。根据文件形成规律，将一组相关文件组成基本保管单位的整理方法；b）按“件”整理：根据文件形成规律，将“单份文件”作为基本保管单位的整理方法。8. 2.2文件排序的规则可包括：a）按文件形成时间排序；b）按业务推进程序的先后顺序排序。8. 2.3卷内材料宜按系统、成套性特点进行排列。一般应文字材料在前，图纸在后，同一类别下的材料顺序应保持稳定。8. 3编制题名8. 3.1以卷为单位整理的归档文件，应编制案卷题名。案卷题名应准确概括卷内文件内容和成分。10. 3.2以件为单位整理的归档文件，题名为

10、文件的标题。10.4 号应对各类归档文件编制档号。编制档号应符合DA/T13的要求。10.5 页8.5.1编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。8.5.2单面书写的文件在右上角编写页码，双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。图表、图片可编在与此相应位置的空白处或其背面。除特殊页码，号码位置应相对固定。8.5.3封面、卷内目录、卷内备考表不编页码。8.6编目8.6.1卷内文件目录的序号按卷内文件的排列顺序，每份材料编一个顺序号，不应重复、遗漏。8.6.2题名按要求著录，不应随意更改和省略，应符合DA/T18的要求。8.6.3文件号是文件制发过程中由制发机关

11、、团体和个人赋予文件的顺序号。8.6.4以件为单位整理的归档文件目录按DA/T22-2015编制。卷内文件目录编制，包括：序号、题名、文号、页号、备注。8.7技术处理8.7.1纸质档案修整纸质档案材料装订前，按以下要求进行修整：a）材料载体变质或字迹褪色不清的材料，进行补救，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。通过打印、抄写的材料，应核对无误，并注明复制单位和日期；b）破损、卷角、折皱和小于A4规格的材料，按照DA/T25予以修复；c）超出A4规格的材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可进行裁剪；不可裁剪的材料，应进行折叠；折叠后的材料应保持平整，便于展开阅读，不可损坏文字及照片

12、；d）过窄或破损未空出装订线的材料，进行加边；8.7.2档案数字化技术加工8.7.2.1纸质档案材料装订前，应对材料进行数字化加工。数字化加工应符合DA/T31的要求。8.7.2.2宜配备满足现代化管理、档案数字化、电子文件、电子档案管理需求的基础设施设备和对应的信息化系统。8.7.3装订及入库8.7.3.1装订前应按以下要求检查档案材料排序：a）卷内文件目录在卷首；b）材料排列顺序与目录相符。8.7.3.2档案材料装订后，宜采用装盒方式进行封装。装盒应符合DA/T22的要求。1.1 7.3.3档案经验收合格后，应根据安全保密、便于查找的原则，进行入库保存。9归档9.1 档案整理立卷完毕后，按

13、期向办公用房档案管理部门移交归档。9.2 归档文件应完整、准确、系统，反映各工作项目的全过程。1.2 3归档文件宜为原件。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、9.4 相关说明及描述上保持一致。9.5 任何部门、个人不应将应归档文件资料据为己有或拒绝归档。9.6 档案管理人员接收归档文件时，应认真核对，并检查文件质量，确认符合归档要求后方可归档。10保管10.1 纸质档案保管应符合以下要求：a）有专用档案库房，配置铁质档案柜或档案密集架；b）档案库房保持清洁，配备必要设备，采取安全措施，符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、c）防高温要求；d）档案存放编排有序、便于查找；

14、。）定期将档案实物与档案名册、档案目录数据库进行核对；f）档案管理人员变动时，履行交接手续。交接材料由交接双方签字确认后归入文书档案。10.2 电子档案的保存应符合下列要求：符合纸质档案办理完毕并具备保存价值的要求；a）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；（1）定期对电子档案的保管情况、读取状况进行检查，发现问题及时处理，并建立台账；e）超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，其删除和销毁应符合GB/T18894的要求；f）为加强电子档案的管理，应建立电子档案管理系统。11利用11.1 建立档案

15、定期统计工作机制，对档案的接收、移出、整理、鉴定、保管、利用、修复、借阅、和销毁等情况进行统计。11.2 档案管理部门应按DA/T1的规定，定期进行档案编目、标引、著录，通过检索工具提供咨询服务。11.3 借阅、利用档案实行审批制度，履行登记手续。11.4 兼有纸质与电子档案，优先查阅电子档案。11.5 借出档案以复印件为主，并在借出的档案位置放代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。11.6 借阅、利用的档案应妥善保管，不应涂改、勾画、拆卷、抽换，防止污损。用毕及时归还，并办理注销手续，不应转借。11.7 归还纸质档案后,档案管理人员应及时检查，确保档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等情况，应依照相关规定追窕有关人员责任。