印章管理及介绍信开具办法.docx

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1、印章管理及介绍信开具办法1目的和适用范围11目的为加强XX信息技术股份有限公司(以下简称“XX”“公司”)印章(含钢印，下同)、介绍信管理，规范印章、介绍信相关工作，防范印章、介绍信使用中的失控等风险，特制定本办法。1.2适用范围本管理办法适用于公司、各部门、各分公司。各子公司参照本管理办法制定印章管理及介绍信开具办法，并报公司备案。2引用标准本办法根据宝信软件印章及介绍信管理办法制定。3术语和缩略语3.1 公司印章包括但不限于：(1)公司党委、行政、纪委、工会、团委印章；(2)公司法定代表人印章，领导印章、签名章；(3)公司合同、财务、票等专用印章(以下简称“专用印章”)；(4)各部门、分公

2、司行政印章；布日期：实施日期：共11页第1页(5)各党支部、工会印章；下文所指公司公章特指公司行政印章和党委印章。3.2 本文所指介绍信是指需要以公司名义派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的指定格式的函件。4.管理职责4. 1综合管理部是公司印章、介绍信的归口管理部门：(1)负责制定和修订XX印章管理办法，健全公司印章管理制度，确保印章管理工作安全规范化。(2)负责公司党政印章、法定代表人印章、领导签字章、印章的刻制和日常使用与管理工作。(3)负责根据公司有关机构成立、变更的文件，承办公司各单位党政印章及公司各类机构专用章的刻制、启用、废止、更换、回收等工作。(4)各部门、

3、分(子)公司的行政印章、专用章，党支部、基层工会印章的审核、刻制及监督管理。(5)公司有关“协会、委员会、领导小组”等印章的审核、刻制。4.2党群工作部是党支部、工、团、纪委相关印章使用的专业管理部门，负责明确制定相关的流程和使用办法。4.5财务评价部是财务结算专用章、财务专用章(公司与法人印鉴章)的专业管理部门。4.6商务中心是合同管理专用章的专业管理部门。4.7公司各部门、分公司党政领导是本单位所有印章的责任人，负责：(1)负责根据公司印章管理办法及有关规定建立健全本单位印章管理制度布日期:实施日期：共11页第2页和工作流程。（2）负责本单位印章的申请审核、使用授权和监督管理；（3）指定专

4、人保管本单位印章，明确管理职责，并向综合管理部报备；（4）负责建立印章使用登记台账；（5）本单位内组织机构生变化或印章管理人员调动，必须做好交接工作，同时向综合管理部报备，不得出现印章管理真空现象。5用印管理5.1 所有用印事项必须经本部门负责人同意，如用印材料无本部门负责人签字，须使用公司公章的单位（个人）要填写XX信息技术股份有限公司用印审批单（附件一），审批单经部门负责人、公司分管领导同意后加盖公章;如用印材料有本部门负责人签字，须使用公司公章的单位（个人）在使用印章时，须先仔细阅读用印警示（附件二），再登记XX公司公章使用登记表（附件三），再经公司分管领导同意后加盖公章。5.2 公司党

5、政印章、法定代表人印章不允许带出公司使用。特殊情况必须带出使用时，必须填报XX公司外借印章审批表（附件四）经部门、分管领导审批同意后，由综合管理部专人负责带出，借用时间原则上不超过24小时。5.3 实行公司党政印章分别保管原则，党委印章、行政印章应分别专人负责管理，不得一人同时管理党委、行政、法定代表人、党政领导印章。公司党政印章、法定代表人印章和财务专用章不得由一人保管。5.4 因保管不当造成印章丢失的要及时报告，并查清原因，不得隐瞒不报或私自刻制。实施日期：-11页第3页5.5 各部门指定专人负责用印台帐管理。6印章刻制流程6.1 公司各党组织印章、各单位行政印章由综合管理部根据公司党政机

6、构设置文件制。6.2 各单位如需刻制印章，必须填写刻制印章审批表（附件五），并经公司领导审批同意，由综合管理部指定专人负责刻制。禁止私自刻制印章。6.3 各部门、分公司如需刻制专用印章，必须先经相关专业管理部门初审同意，并经综合管理部、公司领导审批同意后，由综合管理部指定专人负责刻制。6.5 印章模糊或者损坏需重新刻制时，必须向综合管理部提出申请，由综合管理部指定专人负责按程序重新刻制，严禁擅自刻制。6.6 各单位印章管理人员应严格执行印章台帐管理。6.7 的启用与销毁7.1 印章自领用之日启用，综合管理部负责制启用印章文件（附件六）。7.2 对撤销、合并单位的印章管理，自文之日起应停止印章使

7、用，印章由综合管理部收缴并封存或者销毁（附件六）。如需新印章按规定执行。如因善后工作仍需要原印章时，由用印部门提出申请，经用印部门负责人审批同意后，从综合管理部登记借出，工作结束后及时归还综合管理部，综合管理部封存或销毁。8严禁擅自刻制印章。伪造印章或使用伪造印章者，按照国家有关法规查处。9因违法本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对相关人员进行追责、实施日期:共11页第4页索赔，造成严重损失或情节严重的，移送有关国家机关处理。10公司介绍信管理10.1 公司介绍信由综合管理部指定专人负责管理。10.2 需以公司名义对外联系工作时，联系单位须至综合管理部开具介绍信，经综合管理部、公司领导批准

8、后生效。11相关文件12报告和记录表式XX公司用印审批单用印警示用印登记表XX公司外借印章审批表XX信息技术股份有限公司刻制印章审批表XX信息技术股份有限公司印章领用/销毁单13文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：修订部门：综合管理部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容12拟稿：日期:审核：日期:XX公司用印审批单部门工号姓名报送单位名称所用印章用章事由（文件材料）部门、分公司领导意见部门负责人签字：日期：公司领导意见审批人签字：日期：用印警示1用印人须经授权方可用印；2 ,用印人不得超越授权范围用印；3 .空白材料不得用印；4 .合同、协议必须经过评审方可用印

9、；5 .使用印章必须登记台账；6原有材料更新需要重新盖章的，须带原件现场销毁；7 .用印须小心轻放；8 .综合管理部建立警示谈话和黑名单制度，对违反规定人员和部门进行批评教育、禁止用印等措施。用印登记表序号日期部门工号姓名用印事项用章类型（行政章/党委章/法定代表人章/领导签字章）是否巳阅读用印警示？领导审批综合管理部审核12345678910实施日期：共14页第8页XX公司外借印章审批表部门工号姓名报送单位名称所借印章外借期限外借事由（文件材料）部门、分公司领导意见部门负责人签字：日期：公司领导意见审批人签字：日期实际归还日期签收人签字XX信息技术股份有限公司刻制印章审批表单位名称申请印章名称申请印章样式圆形：方形：申请事由：申请人签字：日期：年月日部门意见：部门党政领导签字：日期：年月日专业管理部门审核意见：（合同、投标、报价、财务、票等专用印章）专业管理部门负责人签字：日期：年月日综合管理部审核意见：办公室主任签字：日期：年月日公司审批意见：公司领导签字：日期：年月日XX信息技术股份有限公司印章领用/销毁单领用：口销毁：口单位名称印章名称印章样章（印鉴：）领（收）章人签字：日期：年月日交（退）章人签字：日期：年月日销毁印章填写以下内容销毁原因及销毁日期：销毁人签字见证人签字备注：