采购合同管理细则.docx

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1、采购合同管理细则1目的和适用范围11目的为规范公司设备采购合同、外协采购合同管理，减少交易风险，根据中华人民共和国民法典、公司合同管理办法制定本细则。1.2适用范围本制度适用于公司承接的工程、研发及自建项目，固定资产及耗材的采购合同管理。子公司可参照本细则制定相关制度。2引用标准3术语和缩略语合同异常终止：指合同执行异常（比如执行尾差、供应商工商注销），又无法走正常合同变更流程处理，经项目或采购部门申请，审批流程通过，进行相关处理后，合同异常终止。4管理职责1 .1公司分管领导职责4. 11负责审批争议合同或金额超过50万（不含税，含50万）的采购合同评审结论。5. 1.2负责审批采购合同预付

2、款报支及30万（含税，含30万）以上的应付款申请。6. 1.3负责审批合同金额超过10万（不含税，含10万）且涉及合同金额增加的设备采购合同变更。7. 1.4负责审批合同金额超过5万（不含税，含5万）且涉及合同金额增加的外协采购合同变更。2 .2商务中心职责4 .2.1负责设备类合同评审。5 .2.2负责合同订立和履行。4.2.3协助分公司（研究院）/项目部门组织外协合同评审。4.2.4负责合同归档。4.3商务中心（法务）职责4.3.1负责合同模板的编制、修订和发布。4.3.2负责组织合同纠纷处理。4.3.3参与合同评审。4.4财务评价部职责4.4.1参与合同评审。4. 4.2负责审核并办理合

3、同款项支付。5. 5分公司（研究院）/项目部门职责6. 5.1负责外协类合同评审。7. 5.2参与设备类合同评审。8. 5.3负责审批争议合同评审结论。4.5.4负责办理合同的阶段确认及验收评定。5管理程序5. 1流程图5.1.1 设备采购合同变更流程图9. 1.2外协采购合同变更流程图10. .3合同异常终止流程图5.2 合同模板由商务中心组织合同模板的起草、审核和修订，并根据业务需要进行不定期维护，财务评价部、分公司/项目部门共同参与合同模版的评审，各方达成一致后由商务中心发布使用。5.3 评审管理5.4 3.1合同评审要求合同评审应在合同订立前开展。所有外协合同都需要进行评审，设备采购及

4、物流合同属于以下情况之一的，须进行合同评审：500万以上的设备采购合同A使用供应商合同模版（首次使用）的合同公司合同模版固定条款需要修改的合同采购员根据采购业务实际情况认为有必要进行评审的合同。5. 3.2合同评审内容合同评审主要包括专业技术、商务、财务、法律等评审。专业技术部门负责评审工作范围、质量、工期、验收、质保、安全等技术条款及技术附件。采购业务部门负责审查各方当事人主体资格是否合格，合同条款是否齐全、完备，合同约定是否具体、明确，负责评审合同价款及支付、违约责任、双方权利义务等商务条款。财务评价部负责评审资金结算、支付条件、担保等财务条款。商务中心（法务）负责评审法律适用、争议解决等

5、法律条款，合同条款是否存在显失公平、违法违规，合同形式及订立程序是否合法。5.3.3（关键控制活动）合同评审流程各评审参与部门的评审意见应在2个工作日内回复，合同由采购业务部门根据评审意见与供应商协商并修改相应的合同条款。合同修改后重新进行评审，若参与部门均无异议，合同评审结束。当评审意见达不成一致时，须将合同评审情况提交公司领导审批。合同评审如被公司领导审批驳回，由商务中心根据审批意见重新组织评审或终止评审。5.4（关键控制活动）合同订立管理5.4.1合同签订要求必须严格遵守公司法定代表人委托授权权限，不得超越授权委托书规定的授权范围、代理权限及代理期间经办业务。无授权委托书或授权权限不足的

6、业务员，只能作为合同经办人，由具备授权权限的委托代理人对外签订合同。优先使用公司合同模版，通过合同评审的采购合同，合同内容须与合同评审结论一致。合同文本要做到标的清楚、内容齐全、条款完备、权利义务明确、平等互利、用语规范，避免出现歧义表述，并注意慎重选择管辖地和争议解决方式。类型要求设备采购合同按不同产品可包括：类别、规格、型号、等级或其它准确标识方法；技术规范、图样、过程要求、检验规程及其他技术资料和适用版本；产品的交货日期、交货方式、结算价格、包装、服务及环保、安全等；外协采购合同包括合同文本、技术附件、廉洁协议、安全协议、保密协议等；合同文本或相关技术附件内容包括合同名称、合同金额、合同

7、类型、税率、外协单位名称、外协内容，且必须明确对工程项目外协在实施过程中的项目过程管理要求、验收标准及要求；合同中必须明确对工程项目外协不得进行转包。5.4.2合同用章及资料管理合同用章及资料管理按公司相关管理要求执行。5.5合同履行管理5.5.1（关键控制活动）合同进度的跟踪合同签订后采购部门必须密切跟踪合同对方执行合同的进度。因为各种原因导致合同业务不能按期执行的，业务员必须与申购部门沟通协商后制定对策。5.5.2（关键控制活动）合同付款管理根据公司风险管理、财务制度的规定，结合公司生产经营的形势，选用对业务开展有利的合同付款方式。根据合同的约定，当相应款项的支付条件具备后采购业务员提出付

8、款申请，并向财务移交发票、付款阶段确认材料等有关单据，合同款项支付按照合同约定执行。除预付款外，申请其它付款时必须已收到有效发票及相应签收单据或阶段确认材料；除预付款和设备款外的款项需由项目经理对付款阶段进行确认。预付款报支及30万元（含税，含30万元）以上的应付款申请需提请公司分管领导审批。外协采购合同发票金额不大于阶段确认的金额。5.5.3合同变更合同变更指合同签订后在执行过程中，合同双方对合同条款提出的变更或整个合同的转让、解除，其变更类型包括交货期变更、合同标的或付款方式变更。合同条款发生变更时，按照采购合同变更审批流程逐级审批。设备、外协、物流的合同变更分别按照设备采购合同变更流程图

9、、外协采购合同变更流程图中定义的变更流程进行。如果涉及到合同标的或其它合同条款的修改，必须以书面形式完成，双方签字盖章方为有效。实施日期:发布日期:类型要求设备采购合同采购合同金额超过10万（不含税，含10万）且涉及合同金额增加变更需提请公司分管领导审批。外协采购合同采购合同金额超过5万（不含税，含5万）且涉及合同金额增加变更需提请公司分管领导审批。5. 5.4合同异议及纠纷一旦发生合同异议或纠纷，若经协商无法解决，应提交商务中心法务室，按合同约定的方式进行处理。5.6合同关闭、终止5.6.1合同正常关闭各方均执行完毕合同项下的权利和义务时合同关闭。5.6.2合同异常终止合同执行异常（比如执行

10、尾差、供应商工商注销），又无法正常合同变更流程处理，经项目或采购部门申请，审批流程通过，进行相关处理后，合同异常终止，系统合同关闭。采购合同异常终止，由项目部门或采购部门提出，经项目、法务、采购、财务评审，采购、法务提供处理方案，采购部门领导及公司分管领导审批通过，由采购业务和财务按照处理方案处理完成后，由商务采购员对合同置异常终止状态。具体见设备/外协采购合同异常终止审批表。5.7合同归档合同签订过程中形成的各类文件及材料，按照文件文书档案管理规定的要求办理归档。合同归档文档必须是原件，包括且不限于以下资料:类型要求设备采购合同合同文本、技术附件、廉洁协议。外协采购合同合同文本、技术附件、廉

11、洁协议、安全协议、保密协议。施工类外协合同还需安全生产许可证、报价单（预算单）。6相关文件7.1xx0010合同管理办法7报告和记录表式7.IxxOOIOI设备采购合同变更流程图7.2xx00102外协采购合同变更流程图7.3xx00103合同异常终止流程图7.4xx00104设备/外协采购合同异常终止审批表8文件变更记录（管理）文件修改变更记录文件编号：xx001修订部商务中心序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容12拟稿：日期:审核：日期:实施日期:发布日期:发布日期:实施日期:发布日期:实施日期:发布日期:实施日期:xx00304设备/外协采购合同异常终止审批表申请部门申请人

12、申请日期合同编号签订日期合同类型口设备口外协供应商名称项目名称商务采购员合同金额已开票额已付款额合同执行情况及异常终止原因说明评审意见及处理方案项目评审意见：签名：口期：采购评审意见：处理方案：签名：日期：法务评审意见：签名：口期：评审意见：财务处理方案：签名：日期：设备/外协采购部门领导意见签名：日期：公司分管领导意见签由日期：公司主管领导意见签名：日期：注:1、合同异常终止指合同执行异常（包括执行尾差），又无法正常合同变更流程处理，经项目或采购部门申清，审批流程通过，进行帐务处理后，合同异常终止，合同异常终止后不能再继续执行。异常终止申请时，需提供附件材料支撑，比如，项目部门详细的情况说明、风险评估、供应商工商注销信息等。并需先经项目和采购评审，再经法务和财务评审后，交采购部门领导、公司分管领导、公司主管领导审批。2、合同异常终止状态，由商务采购员根据此审批表进行系统合同状态调整，合同异常终止状态系统应校验该合同应付为零（允许+-1元尾差）。