燃气有限公司客户服务标准试行.docx

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1、XXXX燃气有限公司客户服务标准（试行）第一章总则第一条为加强潜能燃气（以下简称公司）客户服务工作的管理，推进客户服务标准化，提高服务水平和服务质量，制定本标准，本标准从202X年12月2日起施行。第二章服务理念、承诺第二条服务理念服务用户，成就企业，回报社会。第三条服务承诺（一）为用户提供全天候服务。（二）提供符合国家质量要求的天然气，保证稳定供气，如遇管网检测、维修等情况需停气时，应按照相关规定或协议的时间要求提前通知用户。（三）如果输气管网发生故障，公司将及时维修，一般故障排除不超过3小时，大故障不超过6小时修复。（四）用户燃气设备、设施发生故障，公司接到报修后，除和用户另有约定外，专业

2、维修人员立即赶到现场进行维修,一般故障原则上在2小时内处理、3小时内修复。对无能力（即：不在规定的维修范围内或无配套的零配件）进行的维修，及时告知或帮助用户转到其它报修渠道。（五）定期按时上门服务。对居民用户每2年检查不得少于1次；对商业用户、工业用户、采暖等非居民用户每年检查不得少于1次。（六）设立用户投诉电话。接到投诉电话时，立即调查并进行处理，48小时内给予用户答复。（七）对老、弱、病、残等特殊用户群体，进行重点登记并派人上门办理相关手续，保证用户顺畅用气。第三章仪容仪表、姿态风度第四条仪容仪表仪容仪表是个人形象展示的首要途径，也是传递企业形象的重要渠道，规范而又极富内涵的个人形象不仅有

3、利于营造和谐的工作氛围，更是企业风范的突出反映。仪容标准（一）面带笑容，保持开朗心态。（二）工作中必须保持仪容整洁。保持身体清洁卫生,避免身体有异味、头屑等现象，不可用刺激气味强的香水及染较明显夸张颜色的头发，要干净得体。（S）头发梳理整齐，面部保持清洁。（四）男员工不留长发，女员工不化浓妆。（五）保持唇部润泽，口气清新。手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留指甲。第五条仪表标准（一）穿戴整齐工作服。（二）工作制服要保持整洁，及时清洗、烫熨，避免褶皱。（三）衬衫纽扣要全扣，不可将袖口叠起，衣服应熨平整，裤子应熨出裤线，衣领袖口要干净。（四）保持服装整洁。（五）工作牌：在工作岗位上应佩戴工作牌，用于

4、表明身份。工作牌戴在左胸口或悬于左胸前。（六）工具包：要整洁，手提或侧背。（七）笔：要随身携带，可别在上衣左侧衣袋上。第六条姿态风度姿态是身体所表现出来的各种姿势。一言一行，一举一动，都是个人形象的展示。通过姿态展现风度。热情、礼貌的言行不仅体现出公司员工的整体素质，更体现出公司的文化底蕴。因此，在面对用户的服务过程中，应做到文明、礼貌、优雅、大方。站姿（一）头部端正，面带微笑，表情自然。（二）自然收腹挺胸，双手自然下垂放在身体前。（S）两腿绷直，保持身体端正。第七条坐姿（一）入座时，应先扶座椅后再轻稳坐下。（二）无客户时，应自然挺胸端坐于位。（三）与客户谈话时，上身微前倾，用柔和目光注视对T

5、JO（四）从座位起身时，动作要轻缓，禁止突然起身离开，离位后应将座椅轻轻推回原位。（五）禁止坐在座椅边缘或斜靠在座椅上，应至少坐满座椅的三分之二，背部轻靠椅背。（六）禁止二郎腿、双腿习惯性抖动或手上摆弄东西等不良习惯动作。第八条行姿（一）尽量直线行走。（二）行走幅度不可过大或过急。（S）禁止将任何物品夹在腋下行走。（四）禁止在客服大厅奔跑（紧急情况除外）。第九条手势（一）为客户指示方向时，身体略前倾，手臂要自下而上从身前自然划过，且与身体成45度角；手臂伸直，四指自然并拢（女士食指微翘），虎口张开，掌心向上，以肘关节为轴指示目标方向，目光配合手势所指示的方向。（二）与客户交谈时，手势范围要在腰

6、部以上、下颗以下距身体约30Cm内，交谈时应注意手势不宜过多。第十条微笑（一）微笑应发自内心，要笑得真诚、适度、合时宜。（二）面含笑意，不闻其声，不见其齿，充分表达友善、诚信、和蔼、融洽的美好情感。第十一条眼神注视部位（一）注视客户的双眼，既可以表示自己对客户全神贯注，又可以表示对客户所讲的话正在洗耳恭听。（二）与客户长时间交谈时，可以整个面部为注视区域,最好不要聚焦于一点，而以散点柔视为宜。第十二条眼神注视角度（一）在注视客户时，视角应保持稳定，注意过渡自然。（二）正视是做人的基本礼貌，表示重视对方。正视同时要平视对方。（S）仰视给客户重视信任之感，俯视往往会让人产生压迫之感，表现出不屑一顾

7、的态度。第十三条倾听（一）当客户提出要求和意见时，应暂停手头的工作,目视对方，并以眼神、笑容或点头来表示自己正在洗耳恭听。（二）在倾听过程中，要全神贯注，不要急于下结论,认真思考，适当反馈。第四章服务用语第十四条基本服务用语（一）迎客时说：“您好、“欢迎您的光临”、“很高兴为您服务”。（二）征询时说：“您需要办理什么业务”、“有什么需要吗”、“有什么可以帮到您”（S）感谢时说：“谢谢”、“多谢您的支持”、“多谢您的帮助”、“谢谢你的夸奖”、“谢谢您的建议”、“多谢您的合作”、“给您添麻烦了”。（四）应答语：“好的”、“是的”、“马上就好”、“我会尽量按照您的要求去做”、“这是我们应该做的”、“

8、请不要客气”、“您过奖了”。（五）听取客户意见时说：“听明白了”、“清楚了”，“请放心J（六）不能立即接待客户时说：“请您稍等”、“麻烦您等一下”。（七）对在等待的客户说：“对不起，让您久等了”。（A）打扰客户或给客户带来麻烦时说：“对不起，打扰您一下”。（九）表示歉意时说：“很抱歉。“非常抱歉”。（十）当客户向你致谢时说：“请别客气”、“不用客气”，“很高兴为您服务”。（十一）当客户向你道歉时说：“没有什么”、“没有关系”、“不要紧”。（十二）当你听不清客户问话时说：“很对不起，我没听清，请再重复一遍好吗？”（十三）送客时说：“再见，欢迎下次再来。”（十四）当打断客户谈话时说：“对不起，我可

9、以占用您一点儿时间吗？”（十五）衔接语：“请稍等！我将与XX部门联系，由他为您进行解释（答复）”。（十六）请托语：“请稍后”、“打扰了”、“劳驾您帮我递一下工具”。第十五条委婉的表达方式（一）说“我会”以表达服务意愿。（二）说“我理解”以体谅对方情绪。（S）说“您能吗”以缓解紧张程度。（四）说“我能做到的是”来代替说“不”。第十六条称呼用语（一）称呼：男性一般称“先生”；女性一般称“女士”。（二）知道客户姓氏时，可称“XX先生/小姐/女士（S）对于第三者，要称呼“那位先生/那位小姐”。第十七条用词要求（一）与客户交谈时，用词要文雅，力求谦虚、恭敬、友好、高雅。（二）不说粗话、脏话、怪话、待人宽

10、恕，不说不尊重之语，不说不耐烦之语，不说不友好之语。（S）客户讲话时不要轻易打断客户、插话或者转移话题。第十八条禁忌用语（一）“不知道”、“不管”。（二）“找领导去”、“你找我没用，要解决就去找领导”。（5） “不能办就是不能办，没有为什么，这是规矩”。（四）”不是告诉你了吗，怎么还问”。（五）“急也没用，我太忙了”。（六）“有意见，告去”、“你尽管投诉好了”。（七）“我没工夫”。（A）“我就这态度”、“你问我，我问谁”。（九）“快下班了，明天再来”。（十）“我解决不了”。（十一）“我不是为你一个人服务的”。（十二）“嫌贵，就别用”。（十三）“现在才说，干吗不早说、“你怎么这么多毛病”、“我们

11、一向都是这样”。（十四）自己看着办”。（十五）“没看到我在忙吗”。第十九条声音运用（一）声调：应进入高音区，显得有朝气，且便于控制音量和语气。（二）音量：音量适中，以客户听清为宜。（S）语气：亲切、柔和，不生硬，不嚎声喙气，态度自然诚恳。（四）语速：适中，每分钟吐字约120-140个。第二十条语言选择（一）根据客户的语言习惯，正确使用普通话或方言。（二）在解答客户疑难问题时，要用简单易懂的语言,尽量不使用专业术语。第五章电话服务工作要求第二十一条接听电话前准备（一）检查设备、系统运行状态，保持设备、系统正常。（二）准备好记录本、笔等物品。第二十二条接听电话的基本要求（一）客户服务人员要熟知有关

12、燃气法律、法规、标准，燃气常识及公司相关规定等内容，应掌握熟练的电脑操作技能，汉字录入速度应不小于50字/分钟，并应定期进行培训和考核。（二）客户服务人员接听电话执行“首问负责制”。（三）电话振铃3声内接听电话。（四）问候客户并询问来电意图：“您好，XX燃气公司XX号客服员为您服务”。（五）询问客户的姓氏，并运用客户的姓氏进行尊称；正确地称呼客户，并在沟通过程中频繁运用，叫错客户姓氏一定要向客户致歉。（六）确认客户信息：“您是XX小区XX号楼X单元X号XXX（全称）先生/女士吗？”。（七）信息确认后，按客户来电意图将业务分类处理。（A）与客户的通话过程中，应认真聆听，准确把握客户来电意图，有效

13、引导客户，尽量在3分钟内为客户解决问题。（九）在与客户沟通过程中，让客户在线等候时，必须征得客户同意后方可咨询其他人员信息，让客户在线等候时间不宜过长。（十）在与客户沟通过程中，不得离开工作台。（十一）与客户沟通过程中，严禁与客户发生争执，处理业务应保持平和心态；遇到客户由于其它原因导致心情不好时，应安抚客户的情绪，使客户愿意与之沟通。（十二）通话结束前，应询问客户：“您还有其他问题吗？，没有无其它问题时应说：“感谢您的来电，如果有问题，请您与我们联系，再见！”，并应在客户挂断电话后挂机。第二十三条咨询电话（一）接听客户咨询时，应仔细聆听，耐心、细致解答。（二）接听客户报装咨询时，应将报装流程

14、、报装时应带证件等向用户详细说明。（S）接听安全用气咨询时，应向用户介绍相关安全用气知识、法律法规要点，告知客户获取安全用气资料的渠道。（四）不能当即答复的问题，向客户致歉，并留下姓名、联系电话，研究或请示上级后应在24小时内答复，不可越权答复。（五）做好咨询电话记录。（六）48小时内随机电话回访。第二十四条投诉电话（一）记录好客户的姓名、联系电话、投诉内容，并立即将投诉转交相关部门。（二）当客户的要求与政策法规及公司制度相悖时，向客户耐心解释，争取理解，不与客户发生争执；当客户过于激动时，可转由其他人员接听并做好进一步解释工作。第二十五条维修、报警电话（一）记录好客户的姓名、报修地址、联系电

15、话、报修、报警内容，并立即将报修转交相关部门。（二）可指导用户解决正确使用IC卡、更换燃气表电池等问题。第二十六条回访电话服务要求（一）开头语：“您好，我是XX燃气公司XX号客服员，想对您做一下回访，能占用您一点时间吗？”。（二）征得客户同意后，对客户进行规定项目的回访。（三）如客户不方便则应说：“抱歉，打扰了，再见！”挂断电话。（四）完成回访应对客户表示感谢：“感谢您对我们工作的支持，如您有关于燃气方面的问题可以随时拨打XXXXXXX电话，再见！”，然后在客户挂断电话后挂机。（五）回访记录录入电脑中。第六章客服大厅服务要求第二十七条基本要求（一）用户进门时，服务人员应立即点头微笑致意。（二）对待客人态度要自然大方、热情、稳重、有礼、不以肤色种族、信仰、服饰取人。（三）在与客人谈话时注意站立姿势端正，讲究礼貌,用心聆听，不抢话。（四）肢体语言适度，态度真诚、和蔼，严禁表情呆板，张大嘴打哈欠，或手势过多，目光游离不定，手指着对方说话或将手放在工作服的口袋内。（五）讲话声音适度，有分寸，不大声喧哗，听到客