预付货款管理及核算办法.docx

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1、预付货款管理及核算办法1总则1.1 为规范XX信息技术股份有限公司（以下简称XX或公司）预付货款的操作行为，确保资金的运作安全，防止资金的流失和经济违纪行为的发生，根据有关规定，特制定本办法。1.2 预付货款是指已签订购货合同、外协合同，在销售方尚未交货、提供劳务时或实际货物已到、但结算单据未到，需预先支付的货款。对零星采购中实行一手交款一手交货方式的和开支票（须填支票借用单）直接到市内供货单位付款提货的，不视为预付货款。1.3 物资、备品备件、设备采购付款结算宜采用验货付款的方式，一般不实行预付货款的方式。如确实需要预付货款，应符合XX对外付款的规定，严格按规定的程序和一定的审批手续，进行申

2、请、批准、付款、结清的程序进行。2适用范围本办法适用于XX采购部门在进行物资、设备、备品备件及外协采购时，与其他合法的经济组织，依法签订经济合同需明确采购预付货款行为的情形。对非法人单位和个人及外单位个人的账户，不得给予预付货款。3职责发布日期：实施日期:XXOO1O共3页第I页市场拓展分公司负责根据合同条款提出预付申请，负责对形成预付后的设备、外协类预付款项进行跟踪管理，负责与业务部门沟通跟进预付合同对应的存货到货及外协发生情况，并及时催收发票、申请核销预付货款。财务评价部负责根据合同条款审核预付申请，根据资金付款计划进行付款；后续负责根据发票及市场拓展分公司的预付货款核销申请核销预付款，并

3、将账龄长的设备、外协类预付款发市场拓展分公司提请其进行跟踪管理。4预付货款的支付流程4.1 预付货款授权审批流程：市场拓展分公司主管领导审批-财务评价部复核-财务评价部领导审批-公司主管领导审批。4.2 市场拓展分公司根据合同条款在系统中提出预付申请，财务评价部复核合同条款，对通过各级授权审批的预付申请根据资金付款计划予以支付。5预付货款的收回和清查1.1 市场拓展分公司应当在合同规定的期限内结清预付货款，如发生不能如期结清预付货款的情况，应及时逐级上报，以便各方采取有效措施。1.2 每月月末，财务人员应当将预付货款发生的情况（单位、金额、账龄等情况）向市场拓展分公司通报，以便其沟通业务部门并

4、加紧结算。1.3 市场拓展分公司对预付货款应做到责任到人，业务人员必须对本人申请支付的预付货款负责到底，承担预付货款安全、完整和及时回收的责任。1.4 市场拓展分公司应当跟踪预付货款的使用情况和供货单位的经营情况，发现预付货款被挪用，相关专业员必须责成供货单位立即更正；发现供货单位出现信用危机，应立即上报，与有关部门商讨对策，采取措施以避免损失。6预付货款的账务处理6. 1财务核算人员根据经批准且复核无误的预付申请及资金付款计划进行付款，并根据企业会计准则进行账务处理。6.2核销预付货款时，财务核算人员根据复核无误的供应商发票及市场拓展分公司的预付货款核销申请，根据企业会计准则进行账务处理。7附则7. 1本办法由财务评价部负责解释。7.1 授权子公司自行拟定预付货款管理办法，报财务评价部备案。7.2 本管理办法自发布之日起生效。8文件修改变更记录xx（管理）文件修改变更记录文件编号：XxOO1O修订部门：财务评价部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容拟稿：日期:审核：日期: