商业银行中间业务档案管理办法.docx

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1、商业银行中间业务档案管理办法第一章总则第一条为规范本行中间业务档案管理，保证中间业务档案的完整与安全，促进各项中间业务持续、合规发展，根据中华人民共和国档案法、金融企业业务档案管理规定,制定本办法。第二条本办法所称中间业务是指不构成表内资产与负债，形成非利息收入的业务；中间业务档案是指在办理中间业务过程中直接形成，记录和反映中间业务全过程以及与客户关系的纸质与电子文档、凭据、图表、照片、视频等各种形式的原始记录。第三条中间业务档案是本行中间业务重要的合规记录、法律凭证与数据资产，对维护本行和客户利益，保护消费者权益，防控风险具有重要意义，是本行档案体系的重要组成部分。中间业务档案管理遵循以下原

2、则：（一）集中统一性原则。中间业务档案由档案管理部门集中统一管理，电子档案由总行办公室集中统一管理；实体档案由总行、一级机构办公室集中统一管理，下辖异地机构实体档案，可由异地机构作为一级机构档案分库房自行保管。（二）真实完整性原则。各级中间业务档案产生部门、档案管理部门应保证中间业务档案全生命周期的真实性、完整性、可用性与合规性。（三）安全保密性原则。中间业务档案管理按照“谁主管,谁负责”的原则，确保中间业务档案的安全。中间业务档案涉及本行商业秘密和客户信息，应严格执行国家及本行相关保密与信息安全管理制度。（四）信息化管理原则。中间业务系统应具备符合电子档案管理要求的电子文件在线自动归档功能，

3、实现档案数据电子化、利用网络化、服务知识化，为各项业务与决策提供证据、责任、信息与知识的高效服务。第四条本办法属于“管理办法”，适用于本行集团境内外各级机构。第二章中间业务档案管理职责分工第五条总行办公室是全行中间业务档案管理部门，负责制订全行中间业务档案管理制度和标准规范；负责全行中间业务电子档案的集中统一管理；负责全行中间业务档案管理的指导、监督和检查；负责总行中间业务档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用与电子化工作，并对归档后中间业务档案的规范整理、安全保管和有效利用负责。第六条分行（子公司）办公室是分行（子公司）中间业务档案管理部门，负责制订分行（子公司）中间业务档案管理操作细则；

4、负责分行（子公司）中间业务档案管理的指导、监督和检查；负责分行（子公司）中间业务档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用与电子化工作，并对归档后中间业务档案的规范整理、安全保管和有效利用负责。第七条总行中间业务管理部门协助负责制订中间业务档案管理制度和标准规范，协助负责对全行中间业务档案管理的指导、监督和检查；总行中间业务档案产生部门负责总行自营类中间业务、总行业务审批过程中产生文件材料的收集与移交归档工作，并对归档前文件材料的真实性、完整性、可用性与合规性负责。第八条分行（子公司）中间业务管理部门协助负责制订中间业务档案管理操作细则，协助负责对分行（子公司）中间业务档案管理的指导、监督和检查

5、；分行（子公司）中间业务档案产生部门负责分行（子公司）中间业务文件材料的收集与移交归档工作，并对归档前文件材料的真实性、完整性、可用性与合规性负责。第三章中间业务文件材料的归档第九条中间业务文件材料归档实行档案产生部门负责制。中间业务档案产生部门应将中间业务文件材料的形成、积累和归档列入业务工作规章制度，列入业务工作流程，列入业务工作计划，列入业务部门职责和业务人员岗位责任制，列入业务检查与考核体系，确保中间业务文件材料的完整归档。第十条中间业务档案产生部门根据中间业务归档范围，按照归档要求收集齐全，统一移交档案管理部门集中管理。任何机构、部门和个人不得将应归档的中间业务文件材料拒绝归档、据为

6、己有或者擅自销毁。第十一条本行中间业务档案按业务性质划分，包括代理业务类、对客交易类、银行理财类、担保承诺类、支付结算类、咨询顾问类、存托管及监管账管类、承销类、资产流转类、综合服务类、金融服务工具类中间业务档案。第十二条中间业务文件材料归档范围。本行在办理各类中间业务过程中形成的有凭证或查考利用价值的文件材料，均属于中间业务档案归档范围，主要包括：（一）中间业务申请、审查审批及合同签署全过程形成的申请类、风险评估类、审查审批类、合同协议类文件材料；（二）经客户确认的中间业务产品销售及其证明文件与客户资料，客户营销推广过程产生的文件材料；（三）中间业务办理过程中产生的录音录像文件材料；（四）中

7、间业务凭证、交易流水、会计对账类文件材料；（五）中间业务存续期管理产生的检查类、投诉类、服务类文件材料，包括但不限于：基础资料（客户及行业资料等）、尽职调查报告、合规或风险排查报告、检查监测记录与报告、建议书、工作计划、项目承揽承做工作纪要、财务顾问/资产管理报告、客户投诉等文件材料；（六）具有法律效力的催收文件与回执，以及律师的催收法律意见书等文件材料;（七）中间业务特殊资产在诉讼、存续期管理、处置等环节形成的文件材料；（A）其他中间业务规章制度规定应保存的文件材料。中间业务文件材料具体归档范围见附件Io第十三条文件材料归档要求：归档的各类文件材料应符合档案质量要求，确保档案的真实性、可靠性

8、、完整性与可用性。（一）归档的具有重要法律凭证价值的中间业务实体文件材料，应存档案原件；特殊情况无原件时，应另附说明，并加盖经办部门印章。（二）中间业务电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。归档电子文件的背景信息、技术结构信息、会办信息、审批流程信息等元数据信息应与电子文件一并归档。第十四条中间业务文件材料归档方式与归档时间（一）电子文件材料归档时间：中间业务系统电子文件材料应通过系统接口方式在线实时归档至数字档案系统；离线中间业务电子文件材料应于次月15个工作日内将档案目录与内容上传归档至数字档案系统。（二）实体文件材料归档时间：中间业务实体文件材料应于次月15个工作日内向办公室移交归档

9、,档案目录同时上传至数字档案系统，办理线上移交手续。总行审批类中间业务实体文件材料，可适当延长归档时限，但归档频率不得低于一年一次。中间业务档案上传目录格式见附件2o第十五条中间业务档案接收档案移交人员应确保中间业务档案全部移交。档案接收人员应核查移交的中间业务档案是否与移交目录所列档案一致；不一致或未按要求移交的，档案接收人员有权退回重新办理。第四章中间业务档案的管理第十六条中间业务实体档案整理（一）整理方式：中间业务实体档案实行按业务立卷，即按客户发生的每笔业务分别立卷整理；如客户一次办理多笔中间业务，也可将一次多笔业务合并立卷。（二）分类：档案管理部门对接收的中间业务实体档案按年度业务条

10、线分类整理，即全部中间业务档案先按年度分开，每个年度再按所属业务条线分开。（三）编号：根据中间业务实体档案年度一一业务条线的分类方案，中间业务实体档号编制规则为：全宗号+实体档案保管机构代号（2位阿拉伯数字）+业务档案代号+年度+业务条线代号+中间业务代号+案卷号，档号结构为。（四）装盒：将卷内文件目录、实体档案、备考表依次装盒,填写档案盒封面和脊背。（五）排架：按照中间业务实体档案分类顺序依次排列上架。第十七条中间业务电子档案整理（一）整理方式：中间业务电子档案可以“件”为管理单位整理，也可以“卷”为管理单位整理，应维系中间业务客户、产品及同一业务流程的关联关系，应建立电子档案与元数据的关联

11、。（二）编号：中间业务电子档号编制执行本行电子档号统一编制规则，即“全宗号+门类档案代号+年度代号+流水号（6位阿拉伯数字）”结构。第十八条中间业务档案的鉴定（一）中间业务档案的保管期限。中间业务档案保管期限从客户业务法律关系结束之日起计算，分为永久和定期两类，定期保管期限分为10年和30年。1审批否决、暂缓、审批通过但未落地的中间业务档案，客户业务法律关系1年（不含）以下期限的中间业务档案，全部收回结清的呆坏账核销项目、对外转让的中间业务档案（复印件）,保管期限一般定为10年；2 .客户业务法律关系1年（含）以上期限的中间业务档案，保管期限一般定为30年；3 .未全部收回结清的呆坏账核销中间

12、业务档案，本行战略性客户、特色业务、对本行发展历史具有重要意义或示范作用的中间业务档案，对国家和社会具有重要保存价值的中间业务档案，中间业务档案登记簿及销毁清册，保管期限定为永久。（二）保管期限届满的中间业务档案，由各级机构档案管理部门牵头审计部门、风险管理部门、法律合规部门及相应中间业务管理部门组成鉴定小组进行鉴定，并形成档案鉴定意见书，鉴定意见书应归档永久保存。经鉴定，仍需继续保存的中间业务档案，应当重新划定保管期限。第十九条中间业务档案的销毁（一）鉴定后可销毁的中间业务档案，经档案管理部门分管行领导审核、行长审批同意后方可销毁。未结清债权债务或其他未了事项的中间业务档案不得销毁。（二）经

13、同意销毁的中间业务档案，档案管理人员应登记编制档案销毁清册。档案销毁时，需由办公室、中间业务档案产生部门指定专人监销，防止遗失或泄密；销毁、监销人员应在销毁清册上签字。销毁审批过程中产生的档案及销毁清册应归档永久保存。第五章中间业务档案的利用第二十条各级档案管理部门应在确保档案安全基础上，及时、准确、全面、有效地为本行各项工作提供优质档案开发利用服务。中间业务档案的利用，不得违反国家及本行有关保密、信息安全、知识产权、个人信息保护的相关规定。第二十一条中间业务档案以电子档案利用为主，实体档案利用为辅，在实体档案与电子档案并存情况下，优先提供电子档案利用，提升档案利用效率。符合档案规范要求的中间

14、业务电子档案与实体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第二十二条中间业务档案利用均应通过档案系统履行相应登记、审批程序，未经批准，档案管理人员有权拒绝任何档案利用。实体档案原件原则上不外借。（一）行内人员利用档案审批程序1 .行内中间业务经办人员可直接利用本人经办的中间业务档案，经办部门（处室）负责人可直接利用本部门（处室）中间业务档案；行内其他部门人员利用中间业务档案，需经利用人所属部门负责人、中间业务档案产生部门负责人审批同意。2 .审计、风险、监察、合规部门因审计、监察、检查工作需要利用中间业务档案，经所在部门负责人审批同意或出具审计/监察/检查通知书，即可利用相关中间业务档案

15、。3 .上级机构中间业务管理部门人员，经部门负责人审批同意，即可利用下级机构对口中间业务档案。4 .因特殊情况需要外借中间业务实体档案原件时，需经外借人所属部门负责人、中间业务档案产生部门负责人、档案管理部门负责人审批同意后方可外借。外借档案原则上应当天归还，特殊需要的，最长不超过五天。档案外借人应对档案外借期间的档案安全负责。（二）行外人员利用档案审批程序1本行依法接受有权机构调查、检查、审计利用中间业务档案，需经主办部门负责人、中间业务档案产生部门负责人审批同意。公检法等有权部门利用中间业务档案，必须持有利用公函，并由主办部门指定专人陪同利用。5 .本行客户因特殊需要利用中间业务档案，仅限

16、于利用客户自身档案，需经主办部门负责人、中间业务档案产生部门负责人审批同意。6 .因特殊情况确需外借中间业务实体档案原件时，需经主办部门负责人、中间业务档案产生部门负责人、档案管理部门负责人审核，主办部门分管行领导审批同意后方可外借，并由主办部门指定专人陪同，负责档案外借期间的档案安全。外借档案应当日归还。第二十三条中间业务档案利用人在利用档案期间，应保证档案的安全性、完整性和有效性，利用人不得在中间业务档案上涂改、拆取、标注、伪造、损毁，不得擅自提供给其他机构或人员，不得擅自泄露或对外公开档案信息。第二十四条中间业务档案管理人员对外借归还的档案要检查其完整性和原始性，发现档案不完整或有改动的，第一时间报告档案管理部门负责人。第六章附则第二十五条对于未按本办法尽职履责的，按本行违规问责管