工厂物项采购和分包控制程序.docx

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1、ZZZ设备项目物项采购和分包控制程序编制：校核：批准：ZZZZZ有限公司文件修改页版次状态作者文件修改原因日期修改页ACFCZZZ首次发布2023.11.201目的42适用范围43责任43.1生产供应部43.2技术部43.3质检部44规定44.1分供方的管理44.1.1分供方的初选44.1.2分供方的分类44.1.3分供方的评定方法54.1.4分供方的评定实施54.1.5分供方评定准则64.1.6分供方评定结论64.1.7分供方动态管理和再评价64. 1.8分保方管理64.2物项采购74.2.1采购计划74.2.2采购实施84.2.3采购物项的验证84.3物项分包944物项保管95记录106定

2、义及缩略语107参考文件107.1编制中参考文件107.2执行中参考文件118附录111目的为了通过对采购过程的控制，确保采购的物项和分包服务满足质量要求、价格合理、供应及时，特制定本程序。2适用范围本程序适用于ZZZZ设备制造过程中外购、外包物项和服务（计量器具校准/检定单位等）采购过程的控制。3责任3.1生产供应部生产计划人员负责提供物项外购、外包的需求信息。采购办负责ZZZZ设备外购外包物项的采购、协作、交验和供方的评价。3.2技术部负责编制采购物项的技术文件、技术协议和检验文件。3.3质检部负责外购、外包物项的检验与验证工作。4规定4.1 分供方的管理1.1 .1分供方的初选采购办根据

3、ZZZZ设备物项的质量要求及采购市场的信息，遵循“货比三家”（比质量,比服务，比价格）的原则，经分析比较，提出候选供方，在有条件的情况下，同类物项应多选几家供方。1.2 .2分供方的分类根据采购物项对ZZZZ设备产品影响的程度，将采购物项分为二类：A类采购物项，是本公司最终产品的主要组成部分或安全/质保等级高的关、重物项，其质量会直接影响最终产品的使用性能和安全性能。技术部应在采购技术文件中予以标识,采购办会同技术部、生产供应部编制A类采购物项目录。B类采购物项，是A类以外的采购物项，是产品的一般配套件、结构件和不易直接检验物项质量的物项，应提供物项合格证。相应地，分供方分为A类和B类，A类分

4、供方是提供A类采购物项的供应商。B类分供Q/ZZO18-2023方是提供B类采购物项的供应商。4.1.3分供方的评定方法4.1.3.1对A类分供方的评定采用：样品检验/验证+资料评价+源地评价4.1.3.2对B类分供方的评定采用：样品检验/验证+资料评价+源地评价（必要时）4.1.4分供方的评定实施41.41资料评价采购办根据分供方的供应商调查表提供的信息对其质保能力、技术能力和商务能力进行评价。同时分供方还应提供营业执照、生产许可证、质量体系认证证书、产品认证证书、代理商授权书等资格和业绩的证明文件的复印件和物项样本（样品）。在对分供方提供的信息评价的同时.，采购办还应综合其他方面的信息进行

5、评价，包括:a、对内，向生产供应部、质检部调查，了解分供方以往提供采购物项的质量、交付期、售后服务等情况及满意程度；b、对外，向分供方的其他顾客了解其能力、质量、交付期、售后服务等情况及满意程度等。4.1.4.2源地评价采购办组织技术部、生产供应部、质检部、财务部等部门代表到分供方所在地对其质保能力、技术能力和商务能力进行评价，也可以由采购办委托市场营销部（结合市场调查）、或技术部（结合技术调研）或生产供应部（结合制造资源调查）进行源地评价。进行源地评价的责任人应根据调查结果编制供应商调查报告，调查报告里应阐明分供方的资质、资格、规模、能力（制造能力和测试能力）、业绩、信誉等。4.1.4.3样

6、品验证采购办负责填写采购送检单，将分供方的样品送质检部，质检部会同技术部确定样品检验/验证评价的要求、方法、项目等，质检部对样品进行检验合格后，再经生产供应部试用验证，由技术部或生产供应部将检验和使用结果反馈给采购办。4.1.5分供方评定准则a、分供方物项的质量状况；b、保证物项质量的生产能力、技术能力和检测手段；c、物项质量稳定能力；d、物项供应及时性、信守合同情况；c、价格合理性、售后服务及时；f、供货业绩和社会信誉；g、顾客反馈；h、质量管理体系运行情况等。4.1. 6分供方评定结论采购办汇总评定所需资料，按4.1.5条款进行初步筛选分供方，组织技术部、质检部、生产供应部、财务部等有关部

7、门以会议或会签方式进一步评定合格分供方，形成合格分供方清单，报总经理批准后发布，并建立相应的合格分供方档案。4.1.7分供方动态管理和再评价采购办依据质检部的检验及生产供应部等部门的验证结果，对分供方进行进货业绩记录，对产生的不符合项以不符合项报告向分供方反馈质量信息，对质量不稳定的分供方，采购办应及时提出整改建议或择优调换。对分供方的再评价，每年的1月初，由采购办负责汇总分供方信息（采购物项的质量状况/服务的能力、价格合理性/信守合同情况、年度供货业绩/不符合项报告、反馈信息后的质量改进、满足质量要求的生产能力/技术水平/检测手段、第三方机构对分供方的评定结果等），组织技术部、生产供应部、质

8、检部及相关部门对合格分供方进行会议评审。根据评审结论，采购办按文档管理规定要求，更改合格分供方名单报总经理批准，批准后由采购办发布。4.1.8分包方管理4.1.8.IZZZZ设备的外协加工、部分测量设备委外检定和物项委外运输等过程确定分包并应进行管理。4.1.8.2采购办应根据4.1.3.1条款和4.1.5-4.1.7条款规定对分包方进行评定管理，源地评价时，应从技术能力、生产条件（人员、设备、材料、工艺、环境）及质量稳定性（检测手段）等方面对分包方进行评审。4.1.8.3对关键、重要物项和特殊过程的分包方，应根据合同和质保等级的要求，编制和实施分包物项的质量计划，设置质量监查点和见证点，相应

9、的工艺等技术文件应交技术部审查、验收。4.1.8.4质检部应识别监视和测量设备的的种类、等级及精度和产品试验等要求，对不能检定或校准的测量设备外送具有相应国家资质的计量技术机构进行检定或校准。4.2物项采购4.2.1采购计划Q/ZZO18-2023生产管理人员依据ZZZZ设备现有物项储备以及本公司生产能力状况，编制采购申请单，应说明采购物项名称、型号、规格、数量、技术要求、生产厂家、交货期等，必要时应明确分供方的名称，对采购办提出采购进度要求。技术部根据采购申请单和物项的安全等级、质量保证等级的要求，编制采购技术文件,对采购办提出技术能力要求和质保要求。采购办依据采购申请单和采购技术文件，结合

10、库存情况、分供方以往的质量情况和所购物项质量保证等级，编制采购计划和采购文件，办理审批手续后下达各责任采购员。采购文件所规定的质保条款需经质检部质量保证组审查。为保证质量，采购办必须在采购文件中明确以下采购要求（不限于）：a、分供方单位承担的工作范围的说明；b、根据条例、规范、标准、程序、细则及技术规格书等文件（包括有关修改版本），对物项或服务所规定的技术要求；c、试验、检查和验收的要求，以及任何有关这些活动的专用细则和要求；d、明确所采购物项和服务的质量保证等级和质量保证要求；e、规定进入分供方单位及其分包单位设施进行源地检查、监督、监查、查阅文件和记录、驻厂监造、按质量计划对某些工序进行见

11、证的权力；f、对处理不符合项进行报告和审批的要求；g、把采购文件的适用要求（包括介入权）扩展到下一级分包单位的规定；h、明确由分供方单位保留和移交的记录（包括材料试样）及其要求；i、处理质量争端的规定（包括规定处理程序和联络渠道）等；j、确定所需要的文件，例如编写并提交买方审核或认可的程序、细则、技术规格书、检查和试验记录以及其他质量保证记录；k、有控制地分发、保存、维护和处置质量保证记录的规定。4.2.2采购实施责任采购员根据采购文件和计划，在合格分供方名单范围内实施采购。责任采购员应对按照采购文件的要求提供物项或服务的能力、质量、价格和交付期进行综合比较选择分供方，负责与分供方进行合同谈判

12、，在双方认可的情况下按合同法签订商务合同。必要时，请技术部相关人员进行技术交底，参与技术谈判。参与技术谈判的人员，不得干扰商务谈判。责任采购员应在合同中明确采购物项的名称、型号/规格、技术要求、标准代号、数量、价格、应提供合格的相关质量证明资料和交货期等内容，必要时还包括采购技术文件和质Q/ZZO18-2023量保证协议及有关物项的控制要求，或合同谈判中所产生的变更内容和补充说明。需要到供方进行源地验证的，应在合同中作出明确规定。采购合同应经采购办负责人审核，报总经理批准后方能与分供方签订。按原要求采购有困难时，应及时报告生产供应部。技术规格的变更包括物项和材料替代等按设计变更控制程序规定的“

13、设计变更”办理。在采购过程中，责任采购员应及时与分供方进行联络、沟通，并做好跟踪工作，以确保物项按期交货。在采购过程中，采购办应监督分供方按合同约定保质保量的提供满足技术要求的物项,并做好物项防护。4.2.3采购物项的验证质检部根据质量计划和物项的验收标准进行采购质量的验证。检查验收符合的，由检验员确认合格后方能办理入库手续；验收不符合的，不能入库，由采购办办理修理、换货、退货手续。需要让步使用（照用和修理）的，按不符合项控制程序规定办理。同时，由采购办作好分供方供货业绩的记录，作为重新评价合格分供方的依据。当XX核安全部等顾客提出在分供方的现场实施验证时，采购办负责在采购合同中对拟采用的验证

14、安排和物项放行的方法做出规定，并以书面方式及时通知质检部或顾客。XX核安全部等顾客参加验证活动不能免除公司提供可接受产品的责任，质检部对顾客验证后的物项仍需按验收标准进行检查和试验。进行源地检查和试验的采购物项，由采购办依据合同和技术协议的约定时机，向质检部提出派员申请，质检部按照物项性质及时派出检验员到分供方现场实施检验试验。检验员依据物项验收标准或技术协议书中所规定的物项制造标准、验收标准和方式，物项放行方式等要求对物项实施检验、验收。进行收货检查的采购物项应按照标准或规范进行检查并做好记录，以确认物项没有丢失和没有因运输而造成损伤、物项已被正确地标识和防护、采购文件要求的所有文件资料和记录已经收到等。无检验条件的采购物项，技术部在验收工艺中明确验证要求，采购办请验后，质检部对合格证、原厂质量证明文件等质量客观证据进行验证；必要时，送第三方有资质的检测机构，对其按标准要求进行全面检测。对于无安全功能、具有公认记录和标准确认其质量的标准物项或材料，采购办可以进行市场采购。质检部必须规定市场采购物项质量要求的充分信息，并索取有关的技术数据和测试信息。根据需要，对这些物项应进行必要的确认性分