《办公室管理》简答题库.docx

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1、办公室管理简答题库核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文；（2）查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾；（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；（4）查涉及其他部门或者地区职权范围的问题是否商议一致并经过会签；（5）查行文是否规范，文件格式是否符合规定。衡量会议质量的会前基本标准有哪些？答：会议是否确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。会见预会谈的前期准备工作有哪些？答：（1）确定议

2、题和明确目标；（2）采集信息和分析双方材料；（3）确定参加人员；（4）双方协商时间、地点；（5）布置坐位。简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。答：（1）办公环境或者称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。简述办公设备使用规范。答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作O(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或者指定公用的。(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的

3、极限。(4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，特别是用于处理私人事务。(5)办公设备的使用环境温度为5C35C,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米摆布有效影响距离。(6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。简述办公室的基本概念及组成。答：办公室，英文为“office”，泛指处理特定事务或者提供服务的地方。顾名思义，办公室泛指一切办公场所，由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成。“办公室”在现代汉语词典中有两种解释：(1)办公的屋子；(2)机关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门。级别高的称为办公厅，普通的称为办公室。简述办公室的基本职

4、能。答：办公室的基本职能：三办(办文、办会、办事)，公文管理，事务管理，综合协调，催促检查，信息调研，会议管理，接待信访工作，为领导(政务)服务，工作机要保密工作，后勤保障，档案管理，值班工作，“不管部”(指其他部门没有明确职责权限)功能。答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。(2)狭义的：是指某一类职业人员或者某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。简述办公室的主要特点。答：辅助性；综合性；服务性。

5、简述办公室督查工作的方式。简述办公室辅助决策的任务。答：在决策的不同阶段，辅助决策的任务各不相同。在决策的准备阶段:征询群众意见,搜集决策信息。在决策的制定阶段:提供决策依据,提出决策建议。(3)在决策的审批阶段:撰写决策报告,编制实施计划，落实行动措施。(4)在决策的执行阶段:协助决策试验,提供反馈信息。在决策的总结阶段:撰写总结报告,评估决策落实情况。简述办公室设备使用规范。简述常用办公设备使用规范。答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作；（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或者指定公用的；（3）注意安全

6、，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限；（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，特别是用于处理私人事务；（5）办公设备的使用环境温度为5至35,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离；（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。答：（D准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。简述办公室调研的原则。答：（1）尊重客观事实原则：指调研中应尊重

7、客观事实，在真实准确上下工夫，一切从实际出发，实事求是，准确地反映客观事实。（2）结论后于调研原则：强调调研人员不要把领导的某种意见或者书本上的东西当做既定的结论，或者在调研之前仅仅凭自己的经验和认识,形成一个主观臆断的结论。要把调研的过程变成为证实结论而搜集、寻求依据的过程。（3）实践性原则：必须把调研同所要解决的问题密切结合起来，预测事物发展的可能倾向，把握发展趋势。(4)群众性原则：是指进行调研，必须走群众路线，相信人民群众，依靠群众。(5)综合性原则：是指调研应多方位、多角度、多层次地综合进行。一种社会现象，一个社会事实都不是孤立存在的，而是多层面、多方位的。(6)辩证分析原则：必须始

8、终采用正确的观察和思维方法，做到全面、及时、准确、深入地了解实际，并能发掘事物的本质特征和基本规律。(7)遵循八项规定原则：要改进调研方法；到基层调研要深入了解真实情况，总结经验、研究问题、解决艰难、指导工作；向群众学习、向实践学习，多同群众座谈，多同干部谈心；多商议讨论，多解剖典型；多到艰难和矛盾集中、群众意见多的地方去；切忌走过场、搞形式主义；要轻车简从、减少陪同；简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。简述办理办公用品的进货手续。答：在收货物时，要及时办理进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。(1)核对交货单、定货单和通知单

9、。在签字之前，应该检查货物数量和质量。(3)任何数量有出入都应通知采购部门，确保支付给供应商正确的款额。(4)每一类货物的检索，都应记入到库存控制卡的接收列中。在余额列中注明的物品数量，需要按新收到的数量如实增加。(6)物品应正确存放，以使物品不损坏、浪费或者被盗，以及消除各种安全隐患。简述党政机关的公文合用范围。答：(1)决议，合用于会议讨论通过的重大决策事项。(2)决定，合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(3)命令(令)，合用于发布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人。(4)公报，合用于发布重

10、要决定或者重大事项。(5)公告，合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(6)通告，合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。(7)意见，合用于对重要问题提出见解和处理办法。(8)通知，合用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。(9)通报，合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(10)报告，合用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的问询。(11)请示，合用于向上级机关请求指示、批准事项。(12)批复，合用于答复下级机关请示事项。(13)议案，合用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

11、(14)函I,合用于不相隶属机关之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和答复审批事项。(15)记要，合用于记载会议主要情况和议定事项。简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则。A.重要且紧急一一必须立刻做。C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)一一只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要迟延。D既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)一一有闲工夫再说。简述电子公文处理过程的五个环节。答：创建：根据一定的规则建立电子公文的过程。办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、审阅等相关操

12、作。交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递。归档：依据国家或者本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。简述公共关系的三大构成要素及其原则。答：(1)三大构成要素是：主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径。(2)公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开辟创新；整体统一。简述公文校对工作要求。简述归档文件整理中的装订工作要求。答：档案装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订的对齐方式：左上角装订，则左、上

13、边对齐；左侧装订，则左、下边对齐。装订方式：线装、粘接、穿孔、变形材料等。装订材料：装订线、襁糊、热封胶、订书钉、不锈钢夹、热压胶管等。大部份省档案局规定，用缝纫机在文件左侧轧边，文件较厚时，则用“三孔一线”的方法装订档案。简述行政事业单位压缩办公经费开支的途径。答：严格控制各种会议、外出考察及公务活动；加强对人员出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模、团组和人员数量，做到“负增长”；严禁超预算申请各项专项经费，特别是办公用房的建设、各种装修、办公设备的购置；凡遇重点项目的开支，需经牵头部门统一协调经费申请及使用，防止浮现多头申请经费的现象；专业设备的更新，要严格按规定审批；实行分块核定、管

14、理和使用行政办公经费；经费审批权属执行“一支笔”审批、核报原则。简述会务管理的要求。简述会务管理中对会务工作人员的要求。答：（1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心；（2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战；（3）做好联络协调：沟通协调能力强；（4）会议记录与保密：业务素质与原则性；（5）会议后勤保障：服从分配协作意识好。简述会议的积极作用。答：（1）交流信息，互通情报；（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，促进团结；（4）统一认识，协调行动；（5）带动消费，促进经济。简述会议记录的特点。答：（1）原始性是指按会议发展顺序，将发言人的讲话内容、研究认定的问题，如实记录下来，普通不许加

15、工、整理内容。（2）凭据性是指会议记录为会议原始情况的真实记录，是查对会议内容的真实凭据。（3）会议记录的重点内容包括：会议中心议题以及环绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或者代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或者议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或者活动。简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。答：(1)剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。(2)剪彩的程序：请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言f进行剪彩一进行参观。简述涉密文件复制管理规范。简述调查研究的三个阶段及其主要任务。答：(1)准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。(3)完成阶段，主要撰写调研报告。简述文员向上司做请示的注意事项。答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示