精品文档基层单位怎样做好档案工作规范化标准化整理版.docx

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1、基层单位怎样做好档案工作规范化标准化【摘要】基层单位档案工作规范化、标准化管理是实现档案工作向信息化的迈进的重要一步，是当前档案工作的重中之重。实现档案工作规范化、标准化，要加强硬件设备投入、规范公文制发、严格立卷归档、提高档案人员素质，不仅统一档案流程，还可为各项工作提高更加有效的服务。【关键词】档案工作；规范化；标准化随着我国经济社会信息化的快速发展，各项事业和工作对档案管理工作提出的要求越来越高，任务越来越重。面对新时期、新任务,基层单位怎样做好档案工作规范化、标准化管理，实现档案工作向信息化的迈进的重要一步，是当前档案工作的重中之重。一、基层单位档案管理中存在的问题（一）近年来，各级领

2、导对档案工作的认识逐步提高，为开展档案工作提供了必要的设施、设备，但与档案规范化管理还有一定的差距。奎屯市住建局自2001年成立档案室以来，配备了档案柜、电脑、防磁柜，加湿器等设备，但蚀刻设计仍然不能达到档案专用馆房的标准，档案管理的相关制度，落实还不到位。（二）公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。目前，在基层单位还存在公文制发不规范的现象，奎屯市住建局自2001年完成档案二级达标之后，开始使用规范的公文撰制单，但由于机关工作人员变动较快，很多新进机关的工作人员对公文撰制的使

3、用还不规范，存在排版格式不正确、签发手续不完善、笔种纸张不符合要求等现象。这给文书档案工作带来了很大患隐。（三）对“以我为主”的立卷归档原则还存在模糊认识“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。但在实际工作中，一些档案管理人员对这一原则的认识还不够全面，存在刻板、教条、片面的认识，不注重档案的内在联系，对单位业务职责了解不全面，导致一些重要的、有参考价值的文件，没能及时归档，给日后提供利用带来了不必要的麻烦。（四）档案工作者的素质参差不齐档案

4、工作往往被放办公室各项工作的末端，档案工作者也经常被安排一些“老弱病残”带有照顾性的岗位上，这些都不利于档案管理规范化、标准化的进展，也给档案事业的健康发展带来了一定影响。二、解决的措施和办法（一）奎屯市住建局作为一个基层单位，档案种类繁多，形式各异，有日常的文书档案、业务档案、会计档案、电子档案，要实行规范管理，就必须建立切实可行的档案管理制度。首先要加强硬件建设,在新建办公室楼时应该按档案馆馆房设计规范，进行设计建设，并配备相应的配套设施,为档案规范化、标准化管理提高硬件支持。其次，要完善工作机制，成立档案工作领导小组，由单位主要领导挂帅，加强对档案工作的领导、规划和督促，指定专人管理档案

5、，并在业务科室设立兼职档案员，以便对各科室的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存价值和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。最后，要严格借阅登记手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失，同时，要注重开展档案提供利用的总结，对今后提供利用工作提出指导性意见。（二）为解决公文制发不规范的问题，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符

6、合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。（三）坚持“以我为主”的原则，加强对档案工作的全面认识,提高档案工作效果。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷

7、完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的原则，要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅不归档文件销毁办法的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则

8、的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个件内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。（四）在当今档案工作不断发展的过程中，基层档案工作人员的素质亟待提高。一是要提高档案工作人员的政治素质，坚持把政治素质高、政治敏锐性强、政治鉴别力高的人员放在档案管理岗位上，提高政治安全性。要树立正确的世界观、价值观，恪守档案工作纪委,严格执行档案法，严守党和国家秘密，热爱档案工作。二是要提高档案工作人员的专业素质，档案工作人员应具有较高的专业素质，不仅要学习档案专业理论知识，还要学习与工作相关的法律法规、文化理论知识，更要加强信息化知识的学习，为今后档案工作的规范化、标准化建设打下良好基础。档案工作规范化、标准化是现阶段档案工作的一个重要环节，通过规范化、标准化的档案管理，不仅能统一档案流程，同时，通过规范管理，可以为各项工作提高更加有效的服务，提高工作效率，为做好档案工作打下坚实基础。参考文献：1黑河学刊2006年3月总第122期，第2期.