档案整理的基本要求.docx

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1、档案整理的基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。（四）文字材料按事项、专业顺序排列同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。同专业图纸

2、按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（五）卷内目录的填写。卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文

3、件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。（六）卷内目录排列在卷内首页之前。（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（九）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。（十）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、

4、卷内文件的内容。（十一）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。（十二）起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。（十三）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。三、案卷装订、装具（一）文字材料必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，一般距左侧20mm,装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。文字材料每卷不得超过 30mm；图纸单独立卷，一律不装订，每卷厚度可分为20mm、30mm. 40mm；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。（-）装订时必须剔除金属物。（三）卷盒的外表尺寸为310mm x 220mm,厚度分别为20mm、30mm、40mmo（四）卷夹的外表尺寸为310mmx 220mm,厚度为20-30inni。（五）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。（六）案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。