财务报账指南.docx

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1、账务处理某某学院财务报账指南为了进一步完善财务管理制度，提高财务管理水平，规范各类报销业务手续和流程，我处编纂了某某学院报账指南，供大家参考。报账常识1对原始凭证的要求原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的书面证明文件，在法律上具有证明效力。常用的原始凭证主要有：增值税发票、非税收入统一票据、非税收入一般缴款书、行政事业单位资金往来结算票据、公益事业捐赠统一票据、全国性社会团体会费统一票据、自制原始凭证（如工资单）等。1.1 拟报销的票据必须为合法途径取得的正规票据在取得票据时，应辨别真伪：发票须印有国家税务总局监制章并加盖开票单位发票专用章，收据或结算

2、票据须印有财政监制章并加盖开票单位财务专用章。报销前，应当登录发票开具省份的税务局网站或登录国家税务总局全国增值税发票查验平台查询系统查询，核实发票的真实性。发票金额在5000元及以上要求经手人必须核实，并签字说明已核发票为真。1.2 票据内容必须填写齐全取得票据后，应认真核对票据的要素是否填写齐全，主要包括：票据中的购买方必须填写某某学院及纳税人识别号；金额大小写必须一致；名称、单位、数量、单价、金额、开票人及开票日期等要素填写完整；手工发票整张票据字体一致；盖章完整、清晰、不重叠，用章正确（即发票需盖发票专用章，财政监制的收据需盖财务专用章）o自制原始凭证需有表头（题目），制表至少包含数量

3、、单价、大小写金额、制表人等基本要素，无法在表格中呈现的重要信息，应以备注的形式注明，清晰明了，并加盖部门（单位）公章（科研课题除外）。自制原始凭证应留足边距（横版页面左边距、竖版页面上边距2.5Cm以上），便于装订。13增值税发票的要求增值税发票分增值税专用发票和增值税普通发票，我校一般取得增值税普通发票即可。如果有特殊情况需开具增值税专用发票，我校可以受理。增值税发票上所购商品内容有详见销售清单字样的,必须附有税控系统开具的销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖发票专用章。发票内容必须按照实际销售情况如实开具。发票必须填写购买方的纳税人识别号，接受销售方开具的增值税普通发票，地址、电话、开户

4、行及账号可不填写。专用发票必须正确填写全部信息：名称：某某学院纳税人识别号：地址、电话：开户行及账号：重要提醒：此账户是学费账户，课题费、质保金等款项不能转入1.4 票据丢失处理办法(1)火车票丢失的：A:网络购票，需提供订单截图。有同行人员的一并在打印件上签字证明。B:在车站购票的，如无同行人员需提供同车次价格截图。有同行人员的，需提供同行人员同车次车票复印件以证明价格，并由同行人员在复印件上签字证明。以上情况均需同时填写某某学院原始票据丢失报销申请表（见附件1某某学院原始票据丢失报销申请表）。（2）其他票据丢失的：须取得出票单位原始票据存根联或记账联的复印件，并加盖出票单位发票专用章或财务

5、专用章，填写某某学院原始票据丢失报销申请表*见附件1某某学院原始票据丢失报销申请表11.5 其他事项票据记载的各项内容均不得涂改，有错误的，应当由出票单位重开，盖章残缺或不清晰的，应该由出票单位重开。电子发票必须要素填写齐全，经办人在票据上承诺此张发票第一次报销并签字，可予以报销。取得国（境）外发票的，重要信息必须翻译成中文，提供发票取得日汇率折算信息（卖出价），并折算为人民币报销。为促进大家及时报销，票据开具后原则上三个月内到财务处报销，如遇放假、拨款滞后、财务年终结账等特殊情况，报账时间适当顺延。1.6 单填写、粘贴及分类要求2.1 填写要求部门代码、项目代码、资金来源（内、外）、功能代码

6、、额度代码，按明白卡上正确填写。票据粘贴单、借款单上大写金额在人民币合计（大写）字样后顶格填写，不要留空白。小写金额在人民币符号后顶格填写，不要留空白，小数点后保留两位。附单据张数是指发票、行政事业单位往来票据、自制原始凭证（如工资单、劳务费发放表）等有价票据，不包括合同等佐证材料张数，请正确填写。2.2 粘贴要求粘贴A4纸大小的原始凭证或附件，可直接将原始凭证或附件左侧粘贴于报销单后。非A4纸大小原始凭证或附件需均匀平整粘贴在A4纸上，再将A4纸左侧粘贴于报销单后。粘贴处各部分都要对齐，不可超过粘贴单的边界，不要遮挡二维码、金额、户名、印章等票面信息，左侧留足装订空间（装订线内不得有文字）。

7、每张粘贴单上一般不超过10张票据，每张票据错开约ICm左右的距离，多出部分向内折叠。各类原始票据分类粘贴，正面朝上，按照从下至上、从右至左、先大后小、先长后短的顺序均匀有序，横向粘贴，以达到鱼鳞状排列的效果，最后一张票据对齐票据粘贴单的左边边框，做到整齐、牢固、美观。用高粘度胶水粘贴，不要有大头针、曲别针、订书钉、夹子等金属物品。2.3 票据分类说明票据应先分类再粘贴，一般分为以下类别：办公用品、邮寄费、电话费、印刷费、维修维护费、专用材料购置费、设备购置费、差旅费（含外出培训、参会）、举办会议培训等、劳务费等其他类，各类支出应分类粘贴，不可混贴。提醒：按照市财政集中支付中心的要求，市内办事一

8、般采用公交、地铁等出行方式，特殊情况下必需打车的，应在出租车票背面注明起止地点、事由、打车人姓名等信息，打车后应及时报销，不要积压。2.4 签批的相关规定3.1 经费签批的原则3.1.1 经费支出与经费审批必须以经批准的学校年度预算为依据，支出内容必须与资金性质具有相关性、一致性，严禁违规支出，严禁超标准、超范围、超预算支出。3.1.2 经费支出审批必须严格执行一支笔审批制度。部门审批人一般应由部门行政主要负责人担任。审批人变更时，需向财务处提供学校批准文件复印件，并由部门出具授权通知，预留审批人签名字样。科研经费审批人如有变动，须及时书面通知财务处并提供新的审批人签3.1.3 办公用品、实验

9、耗材等支出需要填写实物资产领用表（见附件2实物资产领用表），经济业务经手人、验收人、审批人均不能为同一人，如遇直系亲属应回避。3.2 经费签批的权限经费报销在5万元以下的，由各部门、单位主要行政负责人审批。经费报销在5万元（含5万元）至10万元的，由各部门、单位主要行政负责人签字，主管校领导最终审批。经费报销在10万元（含10万元）以上的，由各部门、单位主要行政负责人、主管校领导签字，校长最终审批。资金使用部门、单位对资金使用承担主体责任,各部门、单位主要行政负责人是本单位、部门经费管理工作的第一责任人，对本部门、单位经济业务及会计资料的合法性、真实性、完整性负责。3.3 引进的科研经费审批权

10、限引进的科研经费由科研项目负责人签批，如项目负责人为经手人的，应同时由项目组其他成员在经手人处签字证明。科研项目负责人全面负责经费预算、使用和决算，对科研经济业务及会计资料的合法性、真实性、完整性负责。3.4 归口管理经费审批权限归口管理的经费报销，需增加归口部门、单位主要行政负责人签批，审批权限同上。资金使用部门、单位对资金使用承担主体责任,各部门、单位主要行政负责人是第一责任人，对经济业务及会计资料的合法性、真实性、完整性负责。归口部门对经济业务及会计资料的合理性、规范性负责。3.5 收入审批权限各部门、单位上缴的收入由部门主要行政负责人签批，加盖部门公章。各执收部门、单位要应收尽收，收入

11、及时上缴，严格按照政府部门核准的项目、范围、标准收取，不得私立收费项目，不得超范围、超标准收费，严禁私设“小金库。3.6 财务审核所有经费收支无论金额大小都需要财务审核。财务处负责按照国家财经法律、法规及学校财务制度对拟报销会计资料的完整性和规范性、经费列支渠道的正确性进行审核。4报销流程4.1 报销方式报销方式可选择线上和线下，鼓励线上报销，财务处将择机推行全面线上报销方式。4.2 线上模式选择线上报销，报销人员需下载某某记账软件，按提示填写报销内容，签批人签批完成后财务处进行初审，经办人持报销资料到财务处终审并报销。4.3 线下模式选择线下报销，需完成签批手续后到财务处进行财务审核报销。4

12、.4 方式的相关说明5.1 个人建行储蓄卡报账单张发票支出金额在IOOO元以内的，一般选择个人建行储蓄卡报账。从一个单位开出多张金额在1000元以内且号码相连或号码虽不连但日期相同的发票，多张汇总后超1000元的，视为同一项经济业务，不能选择个人建行储蓄卡报账。如使用某某记账软件报销，结算方式请选择“网银（私）”。5.2 公务卡报账公务卡报账是使用公务卡进行公务消费后到财务处报销,由财务处进行公务卡还款的业务（由于目前条件限制报销款转账至储蓄卡，报销人再自行还款）。1000元以上业务均可使用公务卡结算,也可按公对公转账。公务卡报账应附刷卡小票或转账记录截屏，丢失刷卡小票的可将公务卡银行账单打印

13、替代。刷卡前务必与商户进行沟通，以保证刷卡小票或转账记录截屏商户名称和开票单位一致。如使用某某记账软件报销，结算方式请选择“网银（私）”。5.3 对公转账对公转账的收款单位一定与发票销售方信息一致。如使用某某记账软件报销，结算方式请选择“网银（公）“。5.4 、借票据业务6.1 借款业务所有借款业务均需填写借款单，原则上仅支持对公转账业务借款以及与学生实习活动有关的替学生垫付款项的个人借款。对公转账借款业务流程：填写借据并签批一一财务转账到对方单位-取得发票-签批报账还借款。借款对公转账时，务必在借款单上注明收款单位名称、账号、开户行以及12位的开户行行号。报账时请务必在经费报销单右上角注明还

14、借款”字样,或通过网上报销系统填写“冲销借款明细”相关信息。如报账时未注明，相应责任由报销人承担。发票报销时经费列支渠道必须和借款时经费支出渠道一致，不得更换项目。6.2 借票据业务票据分两类，发票、行政事业单位往来收据。需要借发票的需填写某某学院预开发票承诺书（见附件4某某学院预开票承诺书）；需要借收据的需填写某某学院预开收据承诺书（见附件5某某学院预开收据承诺）。发票、收据开出后经办人要关注经费到账情况，主动与财务处联系。资金确认到账后应及时办理入账业务，并提醒财务人员已借票据。6.3 费用报账的具体要求7.1 合同要求：无论哪类支出，金额在5000元以上的须有合同。标的金额50000元及

15、以上的合同，应盖学校合同专用章。其他金额由业务部门自主决定是否签订合同。租车业务因涉及安全问题，要求金额无论大小，均需签订合同。租车必须选择政府采购中标企业（见附件6社会化车辆定点租赁中标单位）07.2 大宗购置或劳务：在政采目录中的通用设备（比如台式、便携式电脑、打印机、计算机软件、被服、销毁设备等）和服务（保险服务、云计算服务等）（见附件7河北省政府集中采购目录及标准），不论金额大小，均需由国资处通过政采程序购买。如按合同要求分期付款的，需在每次付款时填写分期付款登记表（见附件8政府采购、工程类等项目分期付款登记表）。未在政采目录中的货物、劳务，金额在IOOOO元（含）-50000元之间的，需进行询价，并将询价过程及结果形成询价情况说明，参与评标人签字后作为报销附件入账（样式见附件9询价情况说明），其他询价资料各部门自行留存备查。金额在50000元（含）以上需由学校按规定招标采购，报账时需附中标通知书、合同、验收报告等相关资料。7.3 单价800元以上的设备以及所有图书、家具都需办理固定资产手续，将某某学院仪器设备验收单入账联随发票一并报销。7.4 非常规业务需先请示后使用资金。7.5 自制原始凭证及各种说明均需加盖部门公章（个人引进课题除外）。7.6