一篇让你看懂采购成本管控.docx

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1、一篇让你看懂采购成本管控.一、采购成本概述1、采购成本的概念1）采购成本狭义的采购成本是指采购过程中发生的物流费用，包括持有成本、订购成本及缺货成本，但不包括所购产品的价格。采购成本除了包括订购活动的成本费用（包括取得货品的费用，订购业务费用等），还包括因采购而带来库存维持成本及因采购不及时而带来的缺货成本。狭义的采购成本将采购成本控制责任局限于采购部门内，不符合现代企业全面管理的发展趋势。2）总采购成本总采购成本是指在采购的全过程中所支付的全部费用，包括产品购置费、安装费、运输费、检验费、库存成本、维修费、采购不当引起的风险费用、以及相关税费等。总采购成本也称总购置成本或总所有权成本（tot

2、a1costofownership,TCO）O总采购成本包括三大部分：（1）所采购的原材料费用、运杂费、保险费等原材料成本；采购过程的成本：采购部门完成采购过程所付出的成本，主要是采购部门人工和差旅费。采购过程是指从采购计划，采购询价，采购合同签定，到采购材料进场为止的过程；因采购失误而造成的损失成本：质量成本、效率成本、资金占用成本、风险成本、其他浪费。3）采购的显性成本和隐性成本。采购的显性成本就是采购时的产品价格，是最容易被关注的成本。采购的隐性成本是指除产品价格以外的不易统计和计算的采购成本，例如采购的产品质量成本、管理成本等。采购的隐性成本是最容易被忽视的成本。传统的采购交易重点放在

3、产品价格谈判上，其次才考虑产品的质量性能和交货期等因素。因此采购成本主要围绕与产品价格等相关的显性成本，较少考虑采购的总体成本。采购的隐性成本包括产品价格之外的很多方面，如单纯追求产品低价而导致供应商选择不当，长远看频繁更换供应商所带来的管理成本、过量存货的积压损失、进货不足的短缺损失、货物到达时间过早或延误形成的费用或损失等等。总采购成本包括采购的显性成本和隐性成本，跨越单一的采购部门的管理职能，从供应链管理的层面上来考虑，则包括材料价格以及与采购活动相关和因采购行为不当形成的所有费用或造成的损失。二、采购成本1 .按阶段划分根据采购的阶段，可以将采购成本分为：（1）交易前的成本。（2）交易

4、中的成本。（3）交易后的成本。2 .按成本支付对象划分根据成本支付对象，项目采购的资金主要支付给承包商、供应商、咨询服务的提供者，也可支付给项目采购方内部组织。（1）采购方的外部成本采购方的外部成本一般以合同为依据，在合同执行过程还可能存在合同变更费和索赔费等调整，在合同执行结束后进行最终决算。（2）采购方的内部成本采购方的内部成本指采购方为保证项目采购顺利完成而组建项目采购班子、编制项目采购计划、采购询价和市场调查、采购过程和所购对象的检查监督控制等在项目班子内部的费用支出，以及由于采购不当等造成的各种损失等。三、影响采购成本的因素影响采购成本的因素很多，不同类型的项目，影响其采购成本和价格

5、的因素也不同。一般来说，可以归纳为以下个方面：1 .市场竞争关系2 .项目的技术复杂程度、质量标准和工期3 .原材料、组成品、设备等价格变动4 .项目采购数量5 .付款条件6 .项目管理模式和合同条件7 .采购方的管理能力8 .采购不当和管理不善9 .采购流程的计划性和透明性四、货物采购的成本控制方式直接和间接的货物采购成本是项目采购的主要工作，货物采购成本占采购成本的比例高，加强对货物采购成本的控制具有重要意义。1 .货物采购的成本控制重点货物采购成本的控制主要是针对物料采购价格、运杂费和仓储费、数量进行控制。具体控制内容为：（1）控制物料采购价格。（2）控制采购物料的运杂费（3）控制仓储费

6、用。（4）控制数量。(5)控制质量。2 .货物采购的成本控制的方式货物采购的成本控制方式主要有：(1)实行招标采购实践表明，降低采购价格的一个有效的方法就是实行竞争招标。因此要尽量采取招标方式采购货物。通过招标，从厂商选择、采购价格、合同签订等各个环节，进一步确定招标采购的范围和品种，杜绝回避招标、小范围议标及个别行政领导确定厂商等不规范现象，从而规范采购方式。经济订货批量法以库存总费用(买价、订货费用和库存保管费用)最小的原则来确定货物订货批量。如果材料的买价相对固定，则与订货次数和订货批量关系不大。而订货费用和库存保管费用则是企业追求库存总费用最小时相互矛盾的两种费用。订货费用是随订货批量

7、的增加而减少，而库存保管费用则是随订货批量的增大而增大。两种费用之和最小时，才是物料的经济订货批量。增加库存法这是一种简单而有效的方法，即在市场价值较低的时候尽最大的资金能力来大量的购入预计要上涨的物资，来减少因价格上涨而增加的成本。此法的关键在于对市场信息的搜集、正确分析市场的变化、准确预测和及时决策。(4)改善运输条件交通运输条件在某些地区和某些情况下，已成为制约经济发展的瓶颈，需要采取积极措施加以改善。譬如可与铁路、公路、水路等部门加强协作。专家采购为了增加采购环节的公开和透明度，项目管理部可成立跨部门的采购小组和谈判小组等，建立高效率和相互监督且透明的采购流程。例如根据货物需求情况和质

8、量要求，就采购的数量、质量、价格及付款方式、售后服务等方面，逐一与供应厂商进行谈判，实现交易环节和交易过程公开，与多个供应厂商达成一揽子采购协议，使得在进行货物采购时不仅能保证质量，又能及时交货，而且还可以得到其付款及价格的更多优惠，从而大大降低采购成本。(6)寻求替代材料采购部门与技术部门、质量管理部门等合作，积极寻求更具经济性的可替代材料和货物。例如水泥生产企业可以用铝粉、煤砰石替代石膏，用砖坯替代烘干用粘土，既减少了工艺损耗，又降低了生产成本，从而降低材料采购成本。五估算采购成本的基本方法1、采购成本估算概述采购成本就是买卖双方的交易价。采购招标前，准确的采购成本估算有利于决策、融资、制

9、定项目采购计划、形成正确采购意识、实施和控制、评估等。采购成本估算的方法很多，不同方法估算的结果误差不同，需要的数据资料不同，花费的时间和费用也不等。在管理过程中，为了使时间、费用和工作范围内的资源得到最佳利用，可以选择不少的成本估算方法，以尽量得到较好的估算结果。采购成本估算的基本方法有：成本分析法、参数估算法、市场调查法、预期收益法等。2、采购成本估算的基础采购成本估算一般采用综合估算法，包括三个基本内容：（1）工作分解结构（WBS）工作分解结构是项目管理的一种基本工作，WBS为定义项目的所有组成及其相互管理，为确定项目的成本，以及整合项目管理活动提供了一个框架。项目的全寿命周期可以分为两

10、个主要阶段，即采购（建设）阶段与运营阶段。项目生命周期定义了项目完整的时间跨度，提供了项目的现金流信息。（2）成本分类主要成本可以分为：固定资产投资流动资产投资人工成本材料成本维修费税费和保险费用损耗费用管理费资产处理费残值回收（3）估算方法根据所处的不同阶段、数据详细程度、估算精度和用途等，采购成本估算方法分为如下三类：1）初步估算初步估算用于概念设计方案的估算，估算精度范围在30%-50%之间，估算方便快捷。最简单的初步估算是经验估算，根据估算者的专门知识和丰富的经验，提出近似的单价，然后乘以相应的数量后就可以估算出项目的价格。它对要求很快拿出一个大概数字的项目是可以的，但对要求详细的估算

11、显然是不能满足要求的。2）准详细估算准详细估算相当于建设工程中的概算，主要用于初步设计阶段的采购成本估算，由于项目信息更加丰富和准确，估算方法和模型更加精确，估算工作量和成本相应增加，因此估算精度提高，通常为15%。3）详细估算详细估算通常需要根据明确的项目定义、详细的项目设计和市场价格信息为依据，估算工作详尽规范，精度误差可达到5%,可以作为项目采购决策的依据。估算人员一般需要拥有专业知识，根据项目的规范和说明、设计图纸、现场条件、市场价格信息、竞争激烈程度等综合计算。详细成本估算的系统方法就是定额估算法3 .估算步骤采购成本估算的一般步骤如下：（1）确定估算要求，例如确定估价精度、时间、估

12、算成本等。（2）收集信息，包括项目信息、市场信息、价格趋势预测等。（3）选择估算方法，一般要求采用两种以上的不同方法分别估算，定性方法和定量方法相结合。（4）估算结果评价和确认4、成本分析法成本分析法的原则是通过估算项目的建造成本，推测项目的采购交易价格。成本估算的方法有多种，常用的有成本核算法、功能系数法、物价指数法等，估算时可根据具体评估对象和可以获得的资料进行选择。1）成本核算法成本核算法是按项目的成本构成，以原材料的场价为标准，计算项目的成本。其计算公式为：采购成本（成本）=直接成本+间接成本+利润+税金2）单位价格法单位价格法是采用估算的单位成本乘以相应的数量来估算采购成本。项目单位

13、价格法应该是包括直接费和间接费及利润的单位价格法。采购成本（成本）=项目数量X单位价格法3）要素法要素法是单价法的延伸，是将项目组成要素的直接估算价格与项目的其他组成要素的估算价格相加，得到项目的总价。4）指数法随着时间推移，项目的成本和价格常常会发生变化，描述价格变化方式的常用参数是无量纲的指数。价格指数法提供了一个方便的根据历史数据来估算现在和将来的成本和价格的方法。在第n年的成本或者项目销售价格的估算可以根据在此之前年份的成本和价格的历史数据来估算。（1）单位生产能力估算法依据调查的统计资料，利用相近规模的单位生产能力投资乘以建设规模，即得拟建项目投资。（2）生产能力指数法又称指数估算法

14、，它是根据已建成的类似项目生产能力和投资额来粗略估算拟建项目投资额的方法，是对单位生产能力估算法的改进。5）参数估算法参数估算法是采用历史价格数据和统计方法来预测将来的成本。统计方法用来建立价格估算关系，将某一项目（如产品、服务）的价格与一个或几个变量联系起来（如价格驱动因素等）。价格驱动因素主要是设计变量，对项目总价影响较大。单价法是参数估算法的简化。6）生产规模法生产规模法又称为生产力指数法，或者指数模型法，常用于推测和估算拟建工厂和设备的投资。生产规模法的理论基础是产品或项目的成本会随生产能力或规模的变化而呈现指数变化，并且这一指数一般介于010之间。7）市场调查法市场调查法就是通过调查

15、相同或者类似项目的价格或成本，并以此为参照对市场价格进行调整，从而估算采购成本或成本的方法。因为几乎所有的项目采购都必须通过市场进行交易，并且一般以市场价格来进行交易，所以准确的市场调查和分析更能反映项目将来采购的价格。市场价格以均衡价值论为理论基础，即认为产品的价值是由在公开市场上买卖双方力量达成一致时的均衡价格所决定的。市场价格调查法的原理以相同或类似的项目采购价格为参照，来确定项目的采购价格，是基于产品定价的替代原则，即一项产品的价值等于为获得同等满足的替代品所花费的成本。项目的一个重要特征是特殊性，但是如果项目具备完全的特殊性，不具备任何的可替代性，则该项目的采购定价不可以使用市场调查法。实际上大多数项目从使用功能上看，都具有一定的可替代性。市场调查法的基本思路市场调查法的基本思路是情况：首先在市场上寻找与相同或类似产品的成交价（交易案例），然后对估算项目（或者产品）与参照物之间的差异进行调整，将参照物的成交价调整成项目的估算价格。市场调查法的基本程序运用市场法进行评估一般包括寻找参照物、调整差异和确定估算价格三个步骤。（1）寻找参照物A.参照物的基本数量要求B.参照物的价格必须真实C.参照物