文控指导手册.docx

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1、中国石油中缅油气管道及云南成品油管道工程第四协议项文控作业指导书（A版）编号：ZMYQ-GCJ1OMO-ZY-版次编制陈建桥日期2023/10/13中国石油中缅油气管道及云南成品油管道工程第四协议项监理部A审核日期同意日期目录1 .文献编制基本规定错误!未定义书签。1.1 文献基本格式错误!未定义书签。1.2 文献签发人、签章及文献发出错误!未定义书签。1.3 文献登记错误!未定义书签。1.4 文控记录错误!未定义书签。1.5 各参建单位文献编制规定错误!未定义书签。1.6 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文献管理模版。.错误!未定义书签。2 .会审会签记录模版错误!未定义书签。2.1

2、 会审会签记录模版及使用阐明错误!未定义书签。2.2 会审会签记录模版使用阐明错误!未定义书签。3.O文献传送单模版错误!未定义书签。2.3文献传送单模版及使用阐明错误!未定义书签。3 .会议纪要及有关模版错误!未定义书签。3.1 例会会议纪要模版及使用阐明错误!未定义书签。3.2 会议纪要签到表模版使用阐明错误!未定义书签。会议主题:错误!未定义书签。4 .告知、指令、请示、汇报类文献模版错误!未定义书签。4.1 告知、指令、请示、汇报类文献模版及使用阐明错误!未定义书签。4.2 告知、指令、请示、汇报登记表模版及使用阐明.错误!未定义书签。5 .周、月报使用模版阐明错误!未定义书签。5.1

3、 周、月报模版及使用阐明错误!未定义书签。6 .检查工作使用模版阐明错误!未定义书签。6.1 文控检查表模版及使用阐明错误!未定义书签。6.2 文献控制不合格汇报模版及使用阐明错误!未定义书签。6.3 文献处理单错误!未定义书签。6.4 文献传阅单错误!未定义书签。6.5 文献处理与传阅模版使用阐明错误!未定义书签。6.6 收文登记表模版错误!未定义书签。6.7 发文登记表模版错误!未定义书签。7 .文献借阅登记表错误!未定义书签。1 .文献编制基本规定1.1 文献基本格式文档边距：上3cm,下2.8Cnb左2.5cm,右2.Ocm,页眉2.4cm、页脚2cm。文献模板：由本手册确定，新增内容

4、，应更新本手册。文控编号：文献控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编码。文献签发：由总监/总监代表签发。文献标题：正文前的文献标题名称，采用“有关XXXX的告知”等方式表式，三号加粗黑体，段前间距0.5行，行间距1.5倍行，段后间距：0行。表格中的文字及正文内容原则上：中文：采用四号宋体。数字、英文：采用四号TimeSNewRoman。文字行间距：1.5倍行，段落间距：0行。日期：采用小四号“2011-10-25”方式表式。段落标题：采用四号加粗宋体。文献附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文献中附件名称的内容完全一致，不加书名号。页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下：项目部

5、名称（宋体五号字加Q中缅油气管道及云南成品油管道工程第四协议项监理页脚：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下:地址：广西壮族自治区柳州市东环路298号东园宾馆：5450027第2页共28页抄报/抄送：需业主知情的事项和施工监理负责现场监督的事项，在文献发送有关单位的同步，向业主汇报告知施工监理。文控信息部同步保留电子和纸质两种形式B文献。在文献发出前，由文控信息部负责对文献日勺要素、文字、边距进行检查验收，合格后方能发送。1.2 文献签发人、签章及文献发出文献的签发应当由该单位的法定代表人（项目总监/项目副总监）签发，在遇特殊状况下（该项目总监不在），该单位要提前以文献形式上报（下达）领导层（下

6、级），告知签发人的变更，以便各级单位文献能正常流转。需签章的文献加盖公章后，才能发送。文献签章：正文之后加盖项目部公章，公章内容要上报监理部审批，公章由文控信息部负责保管，加盖公章时，应填写加盖公章登记表。文献发出：在信息平台发送文献前要将文献转换成PDF格式或将文档加密，目的是保证文献的完整性及有效性。1.3 文献登记登记表：是文控信息部的文献管理台帐。格式规定：标题文字采用三号黑体，表内文字采用五号宋体，段落中文字行间距为1.5倍行距，段前、段后为O行。登记人：由文控信息部指定。1.4 文控记录合用范围：用于多种报表、汇报以及绩效评价时段：会议纪要，告知、指令、请示、汇报完毕状况的记录时段

7、，根据汇报期或汇报期决定，文控信息部每周更新一次，并作为周、月报的一项内容。记录人：由文控信息部负责派遣内部文献传阅内部文献由文控信息部建立统一0电子文档目录，供监理部人员查阅和使用。1.5 各参建单位文献编制规定1.6 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文献管理模版。2 .会审会签记录模版2.1 会审会签记录模版及使用阐明。蟒皤微HttS螂6B文献会审会签记录部名称I文献题名记录人文控编号日期主持部门主持人会审会签意见正文部门参与人部门参与人2.2会审会签记录模版使用阐明合用范围：内部文献（管理文献、会议纪要、周报、月报、有关告知、指令、请示、汇报等）波及多部门审查会签时采用。文献题名

8、：与会审会签的原文献同名。文控编号：与会审会签的原文献同号。主持部门：由文献编制组织部门负责。会审会签意见：由主持部门负责填写，并根据参与部门提出0意见修改原文献。会审会签：会审工作完毕后，参与会审0部门、参与人在会审会签记录上签字。文献编写部门在提交项目总监、副总监审查、签发时，应附文献会审会签记录。会审会签记录与修改后的正式文献一并保留，附于文献之后，以备过程审计与核查,文献归档时，此文献撤销，只归档正式文献，正式发送的文献，也不附会审会签记录注明：进行文献会审会签记录0文献要有文献台帐登记，这是过程审计与核查日勺必查内容，目的是考察文献管理的规范性，详细台帐格式如下：审批类文献登记表序号

9、文控编号文献题名责任部门接受日期审查完毕日期备注合用范围：文控信息部的文献登记管理台帐，重要包括程序、作业文献等一系列审批类文献，不局限于此。文控编号：与会审会签原文献同号。文献题名：与会审会签原文献同名。责任部门：指进行文献审核的该部门。接受日期：文献接受的当日，应予以登记。审查完毕日期：文献进行审查完毕的日期，应予以登记。备注：标明文献与否合格，与否进行了会审会签记录,应予以登记。审查文献登记表是过程审计与核查B必查内容，目0是考察文献管理0规范性。3.0文献传送单模版2.3文献传送单模版及使用阐明GWOS文献传送单文献名称：日期：编号：收件单位：收件人：如下文献传送你处:报表印刷品口规划

10、组织设计方案信件副本命令变更图纸口管理文献口规范口附件份数说明备注：文献传送用于:口同意用于同意口供你使用同意但要按注释修改口按规定执行口返回并改正请审阅、指示口抄送：发件人：请在下面签名（复印后）并将本页返回签名：合用范围：一般用于印刷品文献（纸质版）的传送。文控编号：与被传送的原文献同号。文献题名：与被传送的原文献同名。文献传送单回执：文献传送单与回执一交保留，以便过程审计和核查。3 .会议纪要及有关模版3.1 例会会议纪要模版及使用阐明会议纪要2023年第一期文献编码:会议主题:会议时间:会议地点:会议主持:参与人员:整理人:签发:会议内容:1、正文（领导发言的关键内容和规定，总体工作进

11、展状况，项目管理理念等会议纪要必须编写的内容）议决事项:1、正文（会议达到一致意见的事项或确定的工作安排，会议纪要必须编写的内容）2、正文会议公告：1、正文（有关告知、警示，不符合项通告等，有内容时编写，无内容时,删除此项）2、正文会议地点：会议日期：3、正文落款单位XXXX年XX月XX日主送：抄送：印发日期：XXXX年XX月XX日共印份例会会议纪要由文控信息部拟稿，并由文控信息部负责处剪发送。会议纪要只采用电子文献或文献形式发送，优先采用电子文献。3.2 会议纪要签到表模版使用阐明S懈懒S撷OTJ合舰会议签到表会议主题：参会单位姓名职务/职称联络会议名称：例会为第XX次例会，专题会议直接填写

12、专题会议名称会议签到表：与会议纪要一并保留，供过程审计与核查时使用，文献归档时，只保留会议纪要，会议签到表应撤销。其中，在会议纪要发出后，各有关单位要根据会议纪要议决事项进行贯彻，且将贯彻状况据节点时间以公文形式答复，未贯彻完毕的需对该项阐明未完毕原因，且制定完毕计划及时间节点，直至整个纪要议决事项完毕，纪要闭合。专题会议纪要由召集会议的部门拟稿及贯彻，由总监或总监代表签发。其他内容见例会会议纪要有关模版使用阐明。4 .告知、指令、请示、汇报类文献模版4.1 告知、指令、请示、汇报类文献模版及使用阐明O蟒醋龌献MfiOT!螂通知收件单位：文献编码：收件人：发件人：抄送：签发：传真：页数：电话：

13、日期：紧急请审阅V请答复请执行其它文献题名此文档模版合用于项目部发送告知、指令，报送请示、汇报类文献时使用。发件人：是指文献的提出人或拟稿人。部:是指组织机构图中所设置的部门。收件人：是指收件人或对方规定的文献接受人。收件单位：是指工作界面中规定的接受单位。页：采用数字，注明总页数。处理标识：对收文单位的处理规定是指直接负责文献处理0一方，处理状态不针对抄报/抄送单位。处理状态确实定重要根据文控编码细则确定。落款：单位名称（四号黑体字）XXXX年XX月XX日（四号黑体字）完毕日期：由负责人贯彻完毕后，告知文控信息部，记录人负责应当日更新。4.2 告知、指令、请示、汇报登记表模版及使用阐明告知、指令、请示、汇报或会议纪要登记表序号文控编号文献题名责任部门负责人发送日期答复/批复文献编号答复/批复答复/批复日期口是/口否口是/口否口是/口否口是/口否合用范围：文控信息部日勺文献登记管理台帐。文控编号：与发送文献同号。文献题名：与发送文献同名。责任部门：文献拟稿和负责监督贯彻H勺部门。负责人：负责监督贯彻H勺人员。发送日期：文献发送的当日，应予以登记。答复/批复文献编号：注明对该文献H勺答复/批复文献H勺编号，以便查找，且文献闭合。答复/批复：注明该文献发出后，与否规定对方予以答复或批复。此