【精选】合同管理规定.docx

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1、合同管理规定一、目的严格管理工程施工合同文本的购买、使用、保存，杜绝施工合同文本管理上的漏洞给公司带来的风险。二、职责1 .财务部负责本规定的制定、颁布和修改，并负责工程施工合同的购买、分发、统计、检查和保管等工作；2 .工程部负责合同回收情况的统计和存档合同的管理；3 .店面经理负责店面使用合同环节的管理。三、内容财务部根据公司业务情况和库存情况，每三个月购买一次，所购空白合同由财务部负责保管。1 .合同的编号：合同以三本为一套（部分合同使用时以两本为一套）,每套有一个号码，写在合同的右上角，以“BJXTC-2011-10”的样式作为合同文本编号，含义为XXXX程装饰工程有限公司2011年第

2、10份合同；2 .合同的领用：每周一为合同领用时间，店面经理可直接向财务部领用，其它时间为“特殊领用”，必须经公司经理签字后方可领用；领用合同时，应提前一天将准备领用合同的数量通知财务部以便财务部依店面的要求准备好合同；领用时应将本部门到上月底为止的库存合同数量和使用情况上报财务部，并同时将作废合同上交；3 .合同的回收：合同签订后应及时送交工程部，由工程部的档案管理员将合同基本情况包括合同文本编号等录入电脑；每月月初第一天（如节假日可顺延一天）档案保管员将上月所回收合同的编号、数量报给财务部；4 .合同的保管与借用：工程部档案保管员负责已签订合同的管理，施工队长、工程部或客服部借用合同都必须办理借用手续；5 .合同遗失责任的追究：合同的管理应严格按本规定执行，如果合同出现丢失情况，将追究有关责任人的责任，每丢失一套合同（不足一套按一套算）给相关责任人一张过失单，并保留追究遗失合同所给公司带来损失的权利。6 .文档管理：财务部负责施工合同在使用过程中所有信息的汇集与存档，其中包括施工合同购买记录、施工合同领用记录、施工合同回收记录、作废施工合同回收及处理记录，及每月10日前必须完成的上月施工合同使用情况汇总表。