现场安全文明施工管理规定-安全生产文件管理规定.doc

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1、现场安全文明施工管理规定安全生产文件管理规定1 前言为满足本工程项目安全生产文件管理实施要求，编制本项目的安全生产文件管理制度。规定项目的安全生产文件管理的相关要求，适用于本建设项目。本制度自发布之日起实施。2 定义本制度中的安全生产文件是指工程项目部在工程项目执行安全生产工作及相关的各项活动中形成的，对安全生产管理具有指导、保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式的文件和记录。3 职责项目部根据“文件控制程序”的规定，对本工程所涉及的全部文件和资料进行归口管理，包括安全生产各种内外文件。4 工作原则（1）所有文件资料收到后，必须由项目部执行经理/副经理/总工程师/批阅，

2、项目组文档管理人原件存档，复印件分发有关人员处理执行。（2）凡属合同及有关的商务、技术和银行保函等具有法律效力的重要文件均应及时将原件交存归档。（3）建立交、借制度，即：交存、借阅文件时需登记，以免文件丢失。（4）工作交流要以文字交流为主，要有文字依据备查。（5）对外发文，一律交项目部执行经理/副经理/总工程师审阅签发。5 项目部文档管理5.1 发文发文统一格式见文件档案管理规定，函件发出之前，先按规定编号登记，后交项目部执行经理/副经理/总工程师审阅签发并发出，将原件交项目组文档管理人录入电子文档管理系统，硬拷贝存档。发文抄送公司项目部邮箱。5.2收文收到来函后，先由项目组文档管理人统一编号

3、登记并录入电子文档管理系统，将硬拷贝附上“函件处理单”呈项目部执行经理/副经理/总工程师审阅，之后按项目部执行经理/副经理/总工程师批示意见交相关责任人处理，硬拷贝存档。5.3文件档案编号招标书, 合同, 设计图纸, 合同更改通知单, 设计更改通知单及其他文件编号见文件档案管理规定。 5.4 现场经理部文档管理EPC承包人按要求使用工程项目管理系统（EPM）进行项目管理，进行业务流程审批及相关信息录入,保证业务流程审批及相关信息及时、准确。5.4.1 发文发文统一格式见文件档案管理规定。函件发出之前，先按规定编号登记，后交现场经理审阅签发，函件发出后，将原件交现场文档管理人存档。发文抄送公司项

4、目部邮箱。5.4.2 收文收到来函后，先由现场文档管理人统一登记，附上“函件处理单”呈现场经理审阅，之后按现场经理批示意见交相关责任人在“收文登记簿”签收，并在处理完毕将原件退还现场文档管理人存档。5.4.3 文件编号报审执行文件，质量文件，纪要，报告的编号详见文件档案管理规定。报审执行文件是指报业主或公司审批和批复，并在施工中执行的文件。质量文件是指跟质量检查、验收有关的施工、检查记录及表格，例如竣工验收单；单位、分部、分项工程检查记录；施工记录；工序交接单等。纪要、报告等其它文件是指由现场经理部形成的各类会议纪要、报告等。5.5 文件和资料存档5.5.1 现场文件和资料归档现场应编制项目信

5、息、文档管理方案，确定信息管理流程、采集、分析整理信息数据。按照业主项目文档编码规则，对文档处理、控制、保管和存档进行有效管理，确保项目文档的完整性和规范性。具体按照国家相关法规和项目部要求执行。现场在提交归档资料、声像档案的同时，严格按照档案管理系统要求，形成电子版目录（上载电子文件），并使用离线客户端完成数据上传。案卷封面、卷内目录、备考表由系统模板生成。5.5.2 公司文件和资料归档公司内文件和资料归档按照公司内部文件执行，存档文件资料由文档管理人按下述卷宗分门别类地编号存档。（1）合同及附件；（2）往来文件； （3）会议纪要； （4）设计文件； （5）设备资料； （6）招投标； （7）

6、储运文件； （8）收付款文件； （9）施工文件； （10） 内部管理文件。 5.6 文件的保管文本文件的存放环境应防虫、防潮、防火、防水，文件的存放应设置单独房间，防止文件丢失；文件需分类存放以便查找，对要求保密的文件采用文件柜加锁的方法存放。对电子版文件应存放于资料室单独电脑中，且应至少在其它盘符和电脑备份一份。5.7 文件和资料更改、作废和销毁文件和资料的更改应由原编制部门提出更改意见，说明更改原因。文件和资料更改的审批必须由该文件和资料的原审批部门进行审批，如果指定其他部门审批，必须获得审批所依据的有关资料。文件和资料的更改经批准后，由该文件和资料管理部门负责按原文件和资料发放范围发出更

7、改通知单。原文件和资料持有者接到更改通知单后，应及时按要求实施修改，并对修改的及时性、正确性负责。同时，要将更改通知单附在文件和资料后，作为修改的依据，确保文件和资料的更改和现行修订状态得到识别。文件和资料失效作废时，应由项目组文档管理人下发通知，宣布该文件和资料作废。文件和资料持有者接到作废通知后，应及时撤出作废文件和资料并予以销毁。需要保留的作废文件和资料应加盖“作废”章进行标识，防止作废文件和资料的误用。5.8 保密原则项目所有文件、资料（特别是商务合同、设备订货合同）一律控制在项目组人员内部使用，不许私自外借或用于其他目的、其他用途；不得以任何方式泄露。特殊情况需经项目部执行经理/副经理/总工程师批准。