《会议指导执行手册》_1.docx

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1、指导执行手册活动指导手册第一部分、项目策划一、策略会：确定公司对整体项目的整体策略会议主持：客户经理会议记录：总控必要参会人员：总经理、部门经理、策划部经理、设计部经理、执行督导前端讯息介绍包括：客户名称、企业MI、企业VI、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；行程决议：项目定位、项目策略、各版块对接人员，项目推进流程。二、策划会：明确策略、创意核心、亮点环节、流程、设计装饰等关键问题2.参会人员：必须到会者:邀请到会者:1.会议召集：客户经理发出会议通知，说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息；策划部成员、设计部成员、执行对接人员中心总经理、部门经理

2、、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应商代表（视项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。3 .会议主持:4 .会议记录:5 .会议流程:客户经理、总控总控1)2)3)4)5)6)7)对客户及其项目进行简介对客户对项目的预想进行介绍说明项目的必备环节或及已确认实施内容说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操周期内完成）主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）6.必须形成决议：方

3、案风格、方案版块构成及版块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；、提案前准备1 .与客户确认提案时间及地点2 .与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案）3 .确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）4 .确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等）5 .提案用品：U盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、音视频文件、如需记录客户想法所应用的录音笔6 .笔

4、记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用7 .提案人员确认：各版块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）8 .提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。、提案前准备1 .全体提案人员必须正装出席；2 .全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地;3 .提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常;4 .提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果；5 .客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（

5、尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作，解决哪些问题；6 .提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向；7 .会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）。37第二部分、推进保障、立项经客户经理、项目经理、总经理确认后立项；立项后，开始预算撰写与活动流程撰写。二、日常沟通：沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量1 .开会是必要的手段，但要确保会议质量一一不开没有结

6、果的会议；2 .定期向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么一一让客户放心;3 .我们提案的每一个事项都是有理有据的一一请客户相信我们的专业品质；4 .有提案就有备案，随时应对客户的变化让客户省心；5 .语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流一一尽量与客户多交流；6 .我们所做的事情都是在帮助客户达到目的一一站在客户的角度考虑问题。三、项目推进表：了解各版块工作进度序号|项目I备注1 I新闻发布会台上人数、座次、泉椅擅放形式确认|请按座次提供人名Re:3 2月4日邮件提供Re:J待确认3 |会场内摆放前500套纸笔戛否有必要？|绝大多运不会使确认需要按原计划提供4 签到用金笔1

7、0支，要求高档金笔还是精致些的钢笔价格将有很大差异Re：金色,克笔即可5 VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排原计划数量过多Re：力仅在第一排摆放6盆即可五、会议通知：让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备会议时间:参会人员:会议主题:会议地点:会议流程:第三部分、内部管理报价管理:成本核算：首先根据根据客户确认方案请供应商正式报价，搭建督导根据供应商报价及我方预算完成整体费用预算;报 价：撰写费用明细预算，经审批后向客户提交;报价形式：报价模板二、合同管理：1.与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由采购部撰写，合同样本参照附件客户合同模板。2与供应商合同

8、：原则上由采购部撰写，合同样本参照附件供应商合同模板。3 .合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议金额、付款方式及违约责任。4 .合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同客户经理、合同撰写人、部门经理完成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。5 .合同审批：所有对外合同均需经过律师审核无误后，方可对外正式发送。6 .合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由总办统一管理，业务部门保管合同复印件备档。三、供应商选择：1 .供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行为存在诸多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，

9、供应商应选择公司，尽量避免选择个人；2 .与公司长期合作，且符合标准及要求的供应商应作为首选；3 .客户经理经理可推荐供应商；4 .搭建督导因项目需要选择供应商，经部门经理确认；5 .因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合搭建督导共同完成。第四部分、外协管理一、实施场地管理: KI店 类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台）会议厅、贵宾室等俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务剧 场 类：有大型基础舞台，场地容量大展览馆类：标准展览馆、会议中心等其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置AV灯系统二、场地排查：1 .场地名称地址负

10、责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、传真、E-mail）2 .场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、化妆间、VIP通道、会议室3 .各厅日租金 充许施工时间 订金方式4 .场地位置图周边图5 .整体平面图分层整体平面图主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高主会场/宴会厅电量限制三、场地勘测：1 .路线：一般来宾入场路线贵宾通道路线停车场至主会场路线会场至宴会厅路线化妆室至舞台路线2 .水牌：各条路线设置水牌的位置 水牌尺寸（黑白&彩色）3 .条幅、易拉宝、POP等广告物位置

11、及可实施尺寸及形式4 .停车场预留车位数量及位置5 .主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、AV操控台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置6 .专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置7 .演员化妆室：桌椅衣架化妆镜换装区电源形式及电量8 . VIP室：装饰预想、电源形式及电量9 .施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估，如需破拆，应及时与场地方沟通。）三、搭建商管理:1 .场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照;2 .实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施

12、评估，并沟通实施重点及难点；3 .搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样，同时说明工艺；4 .搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息；5 .客户经理需现场观看预搭，并明确修改意见；6 .明确易损物的备份数量；7 .提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯）；8 .建立随时向公司提供新材料使用方案的机制。四、AV灯光供应商管理1 .场地勘察全程参加，并现场说明实施难点2 .实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难点。3 .根据效果

13、图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等4 .重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现故障）5 .根据需要制定线路防水方案6 .应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况）7 .应对无线信号进行风险评估8 .应对舞台特殊效果进行风险评9 .应对器材噪声进行噪音评估10 .建立随时向公司提供最新技术建议、创新性建议的机制五、摄影摄像供应商：事项告知1 .活动时间、地点、周期2 .活动性质、规模、参会人员构成及人数3 .活动流程及重点环节4 .建议使用的器材5 .特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）6 .发送活动流程及台本7 .列明必

14、拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动、用餐、工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果）六、人员派遣公司/服务人员管理供应商招募、服务人员招募管理：1 .告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出）；2 .明确告知项目执行周期（面试预计时间确认预计时间彩排周期活动现场周期）;3 .明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）；4 .明确告知付款方式（支票&现金、预付&结束后N日内、服务业发票&无票）；5 .明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）。演出供应商提案管理：1 .

15、按公司模版提供服务人员提案PPT2 .确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、因需要而进行的加班。3 .服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明。十、服装供应商管理要求告知：1 .告知项目概况（项目时间、着装人员/职责）2 .告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品提供时间）3 .流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提供,6.尾款支付。注：酌情增加或删减）4 .要素告知（客户要求、风格、主色调、客户预想、制作范围、主/辅料要求）制作范围套装上衣裤子裙子内衣帽子手套鞋配饰（首饰、丝巾、腰带、领花、