表格模板-农夫山泉培训资料：有效的商务写作与演讲表达 精品.ppt

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1、养生堂管理学院养生堂管理学院( (农夫培训部农夫培训部) )有效的商务写作与演讲表达养生堂管理学院(农夫培训部)为什么而表达? 传达必要的、精准的信息。传达必要的、精准的信息。 对特定的情况作恰如其分的表述。对特定的情况作恰如其分的表述。 影响目标读者，激励其如你所愿地作出反应影响目标读者，激励其如你所愿地作出反应用说用说/ /写的东西激发读者采取行动写的东西激发读者采取行动养生堂管理学院(农夫培训部)如果你写不出来，你也别指望你能说得好！如果你写不出来，你也别指望你能说得好！文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断地训练自己，这一过程可能是漫

2、长的。要不断地训练自己，这一过程可能是漫长的。不要相信模式，否则你会发现，这个模版本身就不要相信模式，否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。是沟通的阻碍。写作-重要的是训练养生堂管理学院(农夫培训部) 一封好的商务信函可以让你得到一次面试机一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会会, ,帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。 如果商务信函没有把读者调动起来，反而让如果商务信函没有把读者调动起来，反而让他们感到厌恶，最后使你无法实现所愿，这就愚他们感到厌恶，最后使你无法实现所愿，这就愚蠢至极了。蠢至极了。 马尔科姆马尔科姆福布斯福布斯 养生堂管理学院(农夫培训部

3、)提纲养生堂管理学院(农夫培训部)一、实用写作技巧与模拟练习一、实用写作技巧与模拟练习养生堂管理学院(农夫培训部) 商务写作 的类型 文字沟通 的特点信函、备忘录、报告、提议、协信函、备忘录、报告、提议、协议、指令、议程、通知、通告、议、指令、议程、通知、通告、请示、计划、总结等请示、计划、总结等 传达必要的，精准的信息。传达必要的，精准的信息。 表示慎重、表示正式。表示慎重、表示正式。 可同时向不同地的多人传达。可同时向不同地的多人传达。养生堂管理学院(农夫培训部)XXXX大区员工人事调动申请报告大区员工人事调动申请报告 各位领导：各位领导： A A系系XXXX大区大区20072007年年X

4、 X月份从月份从XXXX公司猎取的一位销售管理人才。公司猎取的一位销售管理人才。该员工原服务于该员工原服务于XXXX公司，从事销售工作多年，具有非常丰富的公司，从事销售工作多年，具有非常丰富的快消品行业经验。快消品行业经验。XXXX大区成立初期，因为人才急缺，当时大区成立初期，因为人才急缺，当时XXXX大大区重点卖场特别是区重点卖场特别是KAKA办事处面临经销商换场和新办事处经理上办事处面临经销商换场和新办事处经理上任的双重影响，销量一直排在大区后列，而大区任的双重影响，销量一直排在大区后列，而大区KAKA经理管理职经理管理职位也空缺也不能给予太多的专业帮助，经大区商定将原市场经位也空缺也不能

5、给予太多的专业帮助，经大区商定将原市场经理理B B调任调任KAKA经理。市场职位空缺也不是长久之计，邃多方求才，经理。市场职位空缺也不是长久之计，邃多方求才，终于找到一位合适人选即之前介绍的终于找到一位合适人选即之前介绍的A A先生。先生。 现在现在XXXX大区已建全，为了发挥大区已建全，为了发挥A A和和B B的专长。我大区再次向总部的专长。我大区再次向总部申请，申请，B B以市场经理定岗，以市场经理定岗，A A以以KAKA经理定岗。鉴于经理定岗。鉴于A A以往多年的销以往多年的销售工作经验和他原公司的薪资水平及他本人的期望和在职的期售工作经验和他原公司的薪资水平及他本人的期望和在职的期间的

6、工作积极、热情，市场方面的出色见解，特申请调整为经间的工作积极、热情，市场方面的出色见解，特申请调整为经理级别薪资理级别薪资X X档档XXXXXXXX元！元！ 特此申请，请领导批准！特此申请，请领导批准！传达了必要的，传达了必要的，精准的信息了吗？精准的信息了吗？ 养生堂管理学院(农夫培训部)有条不紊的写作过程q理清思路理清思路q草拟初稿草拟初稿q修改文意修改文意“我希望对方读后做什么？我希望对方读后做什么？” 考察目标读者个性考察目标读者个性 取舍形式取舍形式/语气语气/称谓称谓 选择组织结构选择组织结构选择开头结尾选择开头结尾 利用利用“情感指数情感指数”修改修改 具体化具体化 通读：简要

7、通读：简要/ /语气语气/ /结构结构/ /版面版面养生堂管理学院(农夫培训部)为什么而写?养生堂管理学院(农夫培训部)q把被动目标转化为行动目标把被动目标转化为行动目标q例：会议通知例：会议通知 被动目标被动目标-都能准时参加都能准时参加-是否接到了通知是否接到了通知 行动目标行动目标-要求限期回复要求限期回复理清思路1- “我希望对方读后做什么？我希望对方读后做什么？”养生堂管理学院(农夫培训部)练习1：q你是你是A A城的城市经理，接到客户投诉，赵山在城的城市经理，接到客户投诉，赵山在处理小店的过期产品问题上态度恶劣。处理小店的过期产品问题上态度恶劣。q请用电子邮件的方式处理这件事（首先

8、订出行请用电子邮件的方式处理这件事（首先订出行动目标）。动目标）。养生堂管理学院(农夫培训部)q他的兴趣、他的收益取向他的兴趣、他的收益取向q他接受并采取行动的理由他接受并采取行动的理由例：推销折价销售菜籽的广告例：推销折价销售菜籽的广告 特性特性-种类种类/ /成色成色 一般性收益一般性收益-生长速度生长速度 特定性收益特定性收益-容易管理容易管理/ /观看性观看性/ /收割便利收割便利理清思路2- 分析目标读者分析目标读者要从他的角要从他的角度看问题度看问题养生堂管理学院(农夫培训部)理清思路3-取舍形式取舍形式/ /语气语气/ /称谓称谓q“正式性指数正式性指数”的运用的运用 形式？形式

9、？ 语气？语气？ 称谓？称谓？与对方的熟悉程度与对方的熟悉程度读者的地位高低读者的地位高低告知的消息：好告知的消息：好/坏！坏！养生堂管理学院(农夫培训部)草拟初稿1-选择组织结构选择组织结构q时间顺序时间顺序-说明手册、时间描述说明手册、时间描述q分类法分类法-建议书、报告书、联系函建议书、报告书、联系函q空间顺序空间顺序-旅游介绍、设计说明旅游介绍、设计说明q问题（或机会）问题（或机会）/ /行动行动/ /-简历、申请简历、申请q问答形式问答形式-操作指南、问题解答操作指南、问题解答q视觉设计视觉设计-确保更容易获取信息确保更容易获取信息始终以读者为导向始终以读者为导向可根据需要一起运用可

10、根据需要一起运用养生堂管理学院(农夫培训部)草拟初稿2-选择开头结尾选择开头结尾q引人注目的开头以引起读者兴趣引人注目的开头以引起读者兴趣 遵循遵循“最先提及最先提及”原则原则 使用敏感性词汇增强紧迫感使用敏感性词汇增强紧迫感我高兴地宣布，我高兴地宣布，今年一季度的今年一季度的销售业绩好过销售业绩好过预期。预期。非常感谢各位的非常感谢各位的努力，今年一季努力，今年一季度的销售业绩好度的销售业绩好过预期。过预期。养生堂管理学院(农夫培训部)q敏感性词汇敏感性词汇 下班以前，我需要一份完整的费用分析报告；下班以前，我需要一份完整的费用分析报告； 马上给马上给*打电话，告诉他我们会全力支持；打电话，

11、告诉他我们会全力支持； 你的报告提出了几个重要问题，我想在明天你的报告提出了几个重要问题，我想在明天安排时间与你详细谈一谈安排时间与你详细谈一谈.养生堂管理学院(农夫培训部)q撰写简短有力的结尾撰写简短有力的结尾 激发读者采取行动激发读者采取行动-将写作目标表述成行动要求将写作目标表述成行动要求 提出问题引导参与提出问题引导参与 水到渠成自然而然水到渠成自然而然草拟初稿2-选择开头结尾选择开头结尾活动报告的提交活动报告的提交最迟不得超过最迟不得超过4月月8日。日。我们需要新鲜的建我们需要新鲜的建议，您有想法吗？议，您有想法吗？如果有问题请随如果有问题请随时联系。时联系。养生堂管理学院(农夫培训

12、部)修改-让文章更加明确有力让文章更加明确有力q行文简洁行文简洁q意思清楚意思清楚q语气积极语气积极“宁用短语不用长句宁用短语不用长句”减少修饰，突出重点减少修饰，突出重点尽量使用肯定句尽量使用肯定句养生堂管理学院(农夫培训部)写作过程修改修改: :使其更明确有力使其更明确有力草拟初稿：一气呵成草拟初稿：一气呵成理清思路理清思路校对校对: :使其尽善尽美使其尽善尽美目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面行文要简短行文要简短使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明肯定的语气肯定的语气确保专业确保专业随意开始随意开始写写停停写写停停修饰语修饰语双重否定双重否定长句长句无关信息无关

13、信息错别字错别字过长过长养生堂管理学院(农夫培训部)进入本练习review和结论 亲爱的先生亲爱的先生/ /女士：女士： 我已经间接获悉您在寻找一家我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通于与您相会的可能性，除非另行通知

14、，我在周一、周二和周五下午不知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为能拜访你处，这是因为马利先生，您好：马利先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。本我公司的最新宣传册。 您曾表示过贵公司对安装新型计您曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合您的要求，会让您满意的。符合您的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致您会面。此致 敬礼敬礼! ! 比尔比尔盖茨盖茨 2008

15、2008年年3 3月月1 1日日请说说两封信的高下，要有理由 练习练习3 3养生堂管理学院(农夫培训部)常用商务文书养生堂管理学院(农夫培训部)公司部经理先生：公司部经理先生： 请您帮助了解贸易市场商品价格的回函已收到。请您帮助了解贸易市场商品价格的回函已收到。承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。 关于商品价格，待我司调整修订以后再函告您。关于商品价格，待我司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！此致特此书面表达感谢之意！此致敬礼！敬礼！ 敬上敬上 年月日年

16、月日致谢函实例致谢函实例养生堂管理学院(农夫培训部)公司经理先生：公司经理先生： 最近我公司接到贵地公司来函订购大量货物最近我公司接到贵地公司来函订购大量货物（该公（该公司地址随函附上），司地址随函附上），因为与该公司第一次交易，敝公司不知其因为与该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何？接函后请贵公司代为查明见告。资信及经济状况如何？接函后请贵公司代为查明见告。 贵公司所提供之信息，敝公司将严守秘密。贵公司所提供之信息，敝公司将严守秘密。 今后若有类似情况，敝公司愿作同样之效劳。今后若有类似情况，敝公司愿作同样之效劳。 十分感谢！十分感谢！ 公司经理公司经理 年月日年月日 查询函实例查询函实例养生堂管理学院(农夫培训部)公司：公司： 一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季度结算清单一份。季度结算清单一份。 经查，共计为￥经查，共计为￥260260，000000元，谅属无误，此前供元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必亦满意。应贵公司之物品，想必亦满意。 有问题请接函后即联系。谢谢！有问题请接函后即联系。谢谢！ 公司公司( (盖