优化资产采购管理项目计划书.docx

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1、优化资产采购管理项目计划书一ISi曰义款.斯伊咨声妥曲弥钵二:项目目的;资产采购从金额工来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间。本项目要紧通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平，提高客户满意度。三、项目目标（交付物）：1 .项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2 .经项目组审核过的采购周期子项目报告3 .经项目组审核过的价格折扣子项目报告4 .标准化的资产采购流程5 .标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、项目范围（POS）为了降低公司运营成本,提升资产采购业务的

2、运作水平，自2001年9月17日2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时,资金投入共计283000元（与节电项目一起,全面数据见第八条资源需求）,项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例,采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下：采购种类项目指标实施前实施后外部采购采购周期平均（平均）（最长）通用类12.5天7天9天通用类（家具）47.542天44天通用类（签合同）16天10天12天通用类（签合同）（家具）51天45天47天通用类（采购组）20天15天18天通用类（采购组）（家具）55天50天53天

3、通用类（招投标）35天28天32天通用类（招投标）（家具）70天63天67天专用类（审批建帐周期）4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天7天C类内部领用（有现货）11天5天9天C类内部领用（订单生产）-服务器41天35天39天C类内部领用（订单生产）一一其他27天20天29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目标家电类10.8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目标网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备14%20%生产设备18%20%仪器仪表17%20%通讯视

4、频8%15%五、项目构成员及其职责姓名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命Ieader及项目的时间、成本、工作范围；3、指导、培训项目1eader：项目管理者北京厂制造技术进展处Team1eader彭代蓬江建兵1、对项目的最终结果负责；2、负责对项目构成员所需6sigma知识与工具进行培训与指导：3、牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、负责项目构成员在项目工作中的绩效考核。核心成员熊久红赵菱协调资源，将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来；将项目构成员表现列入绩效考核。刘靖赵卉负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立

5、及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的谈判与签约；可打包采购资产的梳理及数据提供：拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集：客户需求分析：优化通用类资产采购流程：建立采购流程中各岗位的作业标准：对采购周期指标负责。赵雷峰负责收货环节的操纵及数据收集，一次到货合格率及返修率数据的提供。李秀芳负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节刘凤嫂负贲报销环节的优化及数据收集。杨振营赵英刚按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直

6、接主管完成项其他项目构潭丽华陈霆目职责。成员蒋克平李秀云冯凤英张聪杰陈晓真郭欣六、项目推进计划WBSDICTIONARY（见附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期:2001/9/11制表人：江建兵负责人:杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物完成H期责任人最终成果1.项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2002/05/01江建兵100%2.经项目组审核过的采购周期子项目报告2002/05/01杜青3.经项目组审核过的价格折扣子项目报告2002/05/01刘靖4.标准化的资产采购流程2002/05/01杜青/赵卉5.标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）2002/05/

7、25刘靖6.渠道现状分析报告2002/05/25赵卉/刘靖中期目标1.采购周期新数据采集及分析报告2002/03/01杜青75%2.修订后的资产采购流程，通过审批2002/03/01杜青3.采购技能培训教材，实施培训2002/03/01杜肯4.采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩短：2002/03/01杜青通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天）5.采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表2002/03/01刘靖/赵卉6.价格折扣等指标的分析报告（指标包含价格折扣、采2002/03/01刘靖/赵卉购合格率，如今价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点）7.供应商季度评估报告2002/0

8、3/01赵卉/刘靖中期目标1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告2002/01/01赵卉/刘靖50%2.与供应商签署的合作协议2002/01/01赵卉/刘靖3.大金额采购招标的标书样本及招标报告2002/01/01赵卉/刘靖4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系2001/12/015.关于新采购流程的宣贯培训教材，培训实施2001/12/016.审批完的新流程，投入实施2001/12/01中期目标1采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集表单、2001/10/30杜青25%收集制度、测算方法等）2.采购流程优化的需求调研报告2001/10/30杜青3.梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上

9、报批）2001/10/30杜青/赵卉4.新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期平均缩2001/10/30杜青短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5.价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、2001/09/30赵卉/刘靖数据收集表单、收集制度、测算方法等）6.通用类价格折扣现状及改进目标报告2001/09/30刘靖7.专用类价格折扣现状及改进目标报告2001/09/30赵卉8.通过报批的供应商管理规范2001/10/30刘靖9.供应商原始数据分析报告（通过分析数据，确立下一2001/10/30赵卉/刘靖阶段的谈判对象及谈判计划）10.客户需求报告2001/10/30赵卉/刘靖

10、七、项目标志第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。/1、项目资源需求及收益预测资源需求：项目从2001年9月17日开始至2（X）2年5月31日结束，估计投入工时1816工时、资金投入：与节电项目一起共需资金：共计283000元外部培训（咨询公司）20万元；内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元；差旅费（2人6次）：48000元活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划与目标时使用）：5000元收益预测：直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本-2000万*3%=60万从2001年5月份以后每年可节约.-22000万*3%=660万间接收益：采

11、购周期平均缩短了26%,审批环节的签字人次减少，可大大节约采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的奉献：1 .形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2 .摸索了6sigma项目管理的方法，积存一定的经验，可供其他业务处参考；3 .培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队,为后续推动6sigma的应用起到促进作用；九、项目的柔性：时间（最小A资源（中a范围（最大）十、项目风险管理计划资产采购项目风险表风险号严重度发生的频度可探测程度总体威胁1流程审批时间长HHHH2原始数据不准确HHMH3核

12、心成员流失HM1H4有关部门协调失败HMHM5成员渎职MMHM表2风险号预防行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论的关键阶段介入沟通,启动临时性操作办法流程签批在计划时间内无结果刘靖/杜青2加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项目意义及对自身影响，准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红4获得上层领导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训与教育，建立监督检查机制，准备后备人员沟通,后备人员接F未按计划完成阶段目标江建兵H一、团队公约1、计划阶段1.1 沟通形式：会议、邮件1.2 参加人员：核心成员一熊久红、赵萱、杜青、刘靖、

13、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3 完成时间：2001年9月17日1.4 成果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。2、实施跟踪阶段2.1 在计划完成时间内对进展进行交流，遇困难或者新问题时随时沟通；2.2 由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表，提交江建兵；2.3 由江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、对项目计划与目标的调整：调整流程：如因特殊原因需对计划或者目标进行调整，核心成员以数据为基础提出理由与建议，经项目组讨论，评估影响，达成一致后交项目管理者与倡导者批准，只有经项目管理者与倡导者批准后的变更方可生效。4、项目文件管理4.1 需要存档的文件：凡是与项目有关的具有储存或者参考价值的文件，如不一致版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件；项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。4.2 文件存档的方式：电子、纸质5、沟通机制5.1 会议： 核心成员每周五上午9：3010：30召开一次例会，进行项目进展回顾，并商讨解决存在的问题；必要时组