采购管理 合同管理专项审计方案及实施 附合同管理审计需关注的问题及审计策略.docx

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1、一、现状及背景1 .集团产业多元且关联性弱，集团及子公司2023年预算总成本约万元，其中绝大部分支出都可以归类为采购支出，现阶段采购管理多为操作性采购，在集团及子公司层面均未有效执行采购管理制度、采购管理程序不规范，为了彻底梳理集团及各子公司采购管理现状，识别管控弱点和漏洞，以逐步规范采购管理，切实有效降低采购成本，杜绝腐败和舞弊事件的发生，特开展集团的采购专项审计。2 .集团及子公司对外行为的载体为合同，合同管理涉及众多环节，涉及诸多风险，包括法律风险、授权管理风险、资金支付风险等，因此识别合同管理主要风险，明确合同管理的关键控制，对集团发展而言也是必要的。3.采购和合同管理的好坏，与成本控

2、制和资金计划的准确性密切相关，采购管理和合同管理密不可分。基于以上，风控管理中心审计部拟在集团范围内同时开展采购管理和合同管理专项审计，审计工作统一规划，分步实施。二、审计目的1梳理采购管理现状、架构、权责分配；3 .梳理合同管理现状、架构、权责分配；4 .识别采购管理、合同管理所涉及的风险，进行风险管理；5 .识别管控弱点及漏洞；6 .通过审计及整改，规范管理、防范风险、降低成本、减少腐败。三、输出成果1 .各公司审计小结（采购管理、合同管理）；2 .各公司采购、合同管理权限指引表（现状及需改进之处,附表）；3 .专项审计报告（集团整体层面）；4 .整改通知书；5 .整改方案（被审计单位提供

3、，时间要求见“八、实施步骤”）。四、审计推动1 .管理制度的建立；2 .供应商数据库的建立；3 .实现归口管理、流程优化（包括审批流及表单）；4 .明确采购分类、规范采购方式；5 .明确合同类型、出台标准文本；6 .权限分配的优化、效率的提高；7 .明确与采购、合同有关投诉、举报事项受理机制；8 .促进集团与子公司风险库的建立与更新；9 .采购、合同信息化管理（视公司发展需要）。具体实施方案五、审计对象及范围1.公司1、公司2、公司3、公司4、公司5、集团相关部门2.2019年度采购事项、2019年度签订的合同。六、审计期间2019年度，可根据情况适当向前追溯、向后延伸。七、审计方式除公司5采

4、用报送审计方式以外，其余公司就地审计。八、实施步骤准备阶段1 .了解各公司财务状况（包括财务系统采集各公司科目余额表等）；2 .结合财务数据，锁定重点业务发生区域，确定审计样本及数量抽取原则（同时结合合同台账），3 .对近年来举报事项、审计事项涉及采购、合同管理部分信息收集、内部分析；4 .审计通知拟定及送达。资料收集阶段1 .各公司采购制度、合同管理制度；2 .各公司2019年度预算及经营计划；3 .各公司采购、合同管理的管理架构、权责分配，及与采购、合同付款对应的权责体系；4 .了解采购业务流程、采购审批流程、签订合同权限；5 .采购招标文件、评标资料等过程管理资料；6 .采购合同、协议及

5、台账（包含于第11项）；7 .供应商管理台账；8 .存货、耗材、物资等盘点资料；9 .债权债务余额明细；10 .采购管理、合同管理各环节涉及的表单及文件资料（包括采购审批资料、市场询价资料、采购验收资料）；11 .2019年合同台账、用印登记、合同文本或复印件；12 .会议审批的采购事项、合同事项的会议记录、会议纪要；13 .合同准备阶段、签署阶段、履行阶段、归档阶段相关资料；14 .财务明细账、会计凭证（可根据实际情况抽看）；15 .其他根据实际管理情况需要查看的资料。实施阶段1开展顺序（1）国内公司先行开展，按照、的顺序；（2）海外公司按照、的顺序依次开展。16 审计组成员（1）审计组组长

6、：总裁（代管）（2）现场审计负责人：部门经理（3）审计组成员：部门成员17 实施计划及进度安排(1)(2)(3)(4)(5)公司1：公司2：公司3：公司4：公司5：月日-月日,月日-月日,月日-月日,月日-月日,共个工作日;共个工作日;共个工作日;共个工作日;月日.月日，共个工作日。18 关注重点、样本及数量抽取原则（1）采购管理1）梳理采购类型、采购方式、全年采购金额、所占比例（整体分析）；2）宏观了解被审计单位行业地位、规模、是否具备议价权，采购价格是否处于合理区间；3）梳理供应商清单，宏观了解供应商的情况，行业地位，客户份额等；4）根据各类型占比情况，确定样本数量，抽取对应合同，付款记录

7、；5）小额、频率高的可集中一个月的数据，验证普遍规律，其余月份抽查，关注无合同/协议采购情况（后期出台采购管理制度的一个参考）；6）常规管理和特殊管理都要兼顾，目的是验证内控设计的健全性、有效性（日常采购、应急采购）；7）关注环节，包括供应商选择与合同签订环节、合同执行环节、货物验收与付款环节（涉及风险点、审计程序具体沟通）；8）采购合同管理参照下面合同管理执行。（2）合同管理D梳理合同类型、金额、所占比例（宏观分析）；2）查看各类型、各项采购合同文本一致性、审核过程；3）合同签署的权限、关注授权管理情况（法律风险）；4）合同履行过程，是否有跟进，对于变更、转让、终止、解除等流程是否设计有效（

8、与资金预算的准确性相关度很大）；5）合同执行情况的评价与检查。5 .编写底稿根据底稿模板及附件要求进行底稿编写。6 .审计小结每家公司审计实施阶段完成后，形成审计小结（包含在计划时间内）。7 .审计沟通审计小结完成后，送达被审计单位，并与管理层进行沟通。8 .编写专项审计报告所有审计任务实施完成后，5个工作日内出具2份专项审计报告。9 .发送整改通知审计报告审批通过后，5个工作日内向存在问题的单位发送整改通知书。10 .收集整改方案整改通知发送后，被审计单位5个工作日内提供整改方案，审计人员视情况进行跟踪整改落实情况。九、资源配置1必要的查询、查阅、问询权限；2 .财务系统或相关管理系统登录权

9、限、需要的数据导出权限；3 .办公设备。十、需要的支持1 .被审计单位需指定专人配合，并对资料提供速度、质量作出承诺；2 .被审计单位提供必要的审计人员办公场所；3 .被审计单位人员应配合审计访谈、调阅相关资料；4 .必要时，请领导和其他职能部门提供支持；5 .希望审计通知集团内统一发布，以公告形式，引起重视，同时海外公司可提前梳理、准备资料，便于加快后续审计进度合同管理审计需关注的问题及审计策略摘要：工程建设合同是由发包人与承包人为完成商定的建设工程而明确相互权利义务关系的协议，它是发包人和承包人确定最终工程造价的重要依据，也是项目施工阶段投资控制的重要手段之一。本文结合审计实践，对当前合同

10、管理审计中需关注的一些问题，进行了介绍和分析，并提出相应的审计策略和方法。关键词：合同管理审计;关注的问题;审计策略和方法近年工程建设领域合同管理在逐步规范的同时，亦涌现了一些新的问题，需要引起审计人员的重视，并在合同管理审计实践中对审计策略和方法进行更新。一、合同管理塞计需关注的问题及原因分析（一）合同签订中需关注的问题类型1、合同内容对具体事项约定不明确，实践中缺乏指导性。虽然当前国家主管部门制定了合同示范文本，但由于项目不同的背景条件，通用合同条款往往不能满足实践的需要，造成部分合同条款约定不规范，或者必须依靠补充合同（或条款）来另行约定。2、合同内容对招投标结果形成实质上的变更，成为参

11、建各方规避招投标监管的重要手段。实践中，承包单位为方便中标，往往在投标文件中对施工管理各个环节、施工风险和交付的建筑产品做出各种承诺，一旦中标后却经常出现不按照中标内容签订协议，或者在未提高标准的情况下，另行签订各种目标和质量管理等补充协议，使得合同与招投标结果出现实质变更。3、部分业主单位和承建单位内外勾结，以虚假合同（或虚假合同内容）、重复合同、让利合同等形式损害国家利益。（二）合同执行中需关注的问题类型1、未严格按照约定的施工条款履行合同，体现在施工时未达到合同规定的工程量、不按照设计工程设计内容施工、工程质量不合格、工程建设延期。2、未严格按照约定的结算条款履行合同，如选择性使用合同条

12、款进行结算、变更单价违反合同条款约定原则、工程量计量原则违反合同约定。3、责任分摊不按合同约定，承建单位通过各种手段向业主转嫁风险。譬如未充分履行合同义务导致分部工程出现质量问题却由业主承担、通过工程变更和索赔转嫁风险等。（三）上述问题的原因分析导致上述问题主要原因是违法成本低、业主单位监管乏力，另外，业主单位所聘用的施工监理单位人员配备不足、人员素质不高，履行职责不到位也是造成上述问题的原因。二、创新审计策略和方法，促进合同管理审计工作（一）合同管理审计内涵及意义工程建设领域合同管理审计是指，审计机构在实施工程建设审计时，对审计范围内各类合同的签订过程，履约情况和执行效果等情况实施的审计监督

13、。审计监督由于法定的职能以及特有的独立性，能够在工程建设领域内，促进合同管理的改善。需从审计实践来看,开展合同管理审计对于审计项目自身也具有意义：首先,进行合同管理审计，有助于审计人员对审计事项的了解和风险点的掌握，能够帮助审计人员较快地掌握工程建设项目的主要内容，通过对合同的分析，及时锁定审计重点。其次，进行合同管理审计，有助于审计人员确定审计评价标准，督促参建各方认真履行职责，按时、保质、保量的完成工程项目建设。再次，进行合同管理审计，有助于审计人员进行事后责任的评价和追究。另外，进行合同管理审计，有助于审计问题线索的挖掘。当前许多违法违规行为，都是通过合同这一合法形式来达成其非法目的的。

14、通过对合同条款进行分析研究，审计人员能够发现其中的违法违规事项，或者潜在风险点。（二）提升合同管理审计水平的建议1、需要加强审计管理的内容（I）加强审计资源的整合以及相关专业人才的培养。工程建设领域内合同管理审计的相关知识领域涉及到工程、造价、法律，同时众多合同内容的综合分析还需要相应的计算机审计能力，因此审计机构应有针对性的相关专业人员加以整合和培养。（2）应善于用司法诉讼的眼光看待合同管理的问题。合同管理审计的内容,很大程度上也是对于合同纠纷的判断、认定问题，而且从审计实践来看有关合同管理相关的审计决定也容易引发司法诉讼。审计人员应善于从司法诉讼的角度看待合同管理审计;一是有必要对司法机关

15、采用证据的标准、方式方法、质量控制措施进行学习了解，以完善审计取证方式方法;二是针对司法质证的需求，有必要完善审计机构取证程序和内部质量控制程序，并督促审计人员关注审计取证的合法、合规性;三是有必要进行针对性研究，并及时对普通审计人员进行相关知识的宣传普及。2、改善具体审计工作的建议（1）审前调查和分析阶段应重视对于合同内容的整理和综合分析。这一阶段的目标在于为审计工作确定重点和方向，因此这一阶段的分析面应当尽可能的广，相关内容的整理应当尽可能详细。具体而言，应当做好三个衔接，即：一是分析范围应当与工程建设内容相衔接;二是分析内容应当与主要合同的重要内容相衔接;三是合同的分析应当与被审计的项目、单位管理流程以及工程项目建设内容相衔接，以印证合同内容的合理性。（2）针对前面筛选的“疑点”合同，审计实施阶段应关注若干重点要素的针对性分析。这些重点要素包括资质是否符合法定要求，合同内容是否存在违法违规事项、是否重复、与招投标文件要求是否相符，合同约定的参建各方权利义务关系是否对等，是否对违约责任进行了明确约定，合同约定的质量标准和计价原则是否符合现行法律法规的要求，等等。（3