某物业管理办公环境管理规定.docx

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1、某物业管理办公环境管理规定为了营造良好的办公环境，提高工作效率，特作如下规定：1、员工务必严格按公司的考勤制度上班。上午上班后，迅速清洁办公环境并保持办公环境的整洁，不得在办公室内放置杂物，办公桌及办公用品摆放整齐有序，花木摆放整齐美观。2、员工须着公司制服上班，服装整洁干净，佩带工作牌并注意仪容仪表。3、工作时间要保持办公室肃静，不得高声喧哗。4、接待来访应起身笑脸相迎，做到态度与渴，彬彬有礼；来客告辞，应起身相送。接待来客询问不得泄露公司有关机密。5、认真履行岗位职责，集中精力做好本职工作。工作时间不得离岗、窜岗、不在办公室接待亲朋好友，不聚众聊天，不上网聊天、游戏，不打瞌睡，不得在办公室

2、内吃零食，严禁吸烟。6、办公桌上不准摆放公司文件或者资料，各类记录本应按规定存档，不得遗失。未经同事同意不得动用他人物品。所有合同或者公司文件、质量管理资料外借需经服务中心经理审批。7、禁止用办公电话拨打私人电话，一经发现扣罚同等金额两倍电话费；使用办公设备（复印机）应经审批，并按操作程序进行操作，否则，造成设备损坏的，由使用者负责赔偿。8、参加会议，应提早五分钟到会，关闭通讯设备，保持会场肃静，并做好会议笔记。9、下班或者因事离开办公室时，应关闭灯具、电器及门窗，并将座椅贴靠办公桌。10、爱护公物、节约使用办公用品。物业主任岗位职责工作范围全面负责管理处的工作，对公司负责。工作目标物业管理区

3、范围内的工作质量达到一级管理标准工作要求要紧工作任务工作标准工作职主贝1、负责制订服务中心工作计划，结合服务中心的具体情况制订有关的工作要求，建立各项管理制度。1、每月有工作计划，服务中心范围内的管理制度齐全。2、负责对小区的保安、保洁、绿化、维修及公共设施、设备状况等的综合巡查。指导、监督、检查服务中心各项工作及人员的工作完成情况。2、掌握本辖区内各专业组的工作情况，能及时发现问题，没有出现怠工现象。3、负责制订服务中心的物品需求计划，并保证计划的贯彻。3、没有因物品需求不到位而影响工作。4、负责对住户投诉的受理，处理与回访，组织征询业主意见活动，定期熟悉业主对服务中心的各项服务工作的意见与

4、建议。4、每季度组织一次个别征询，不定时回访。5、负责服务中心与公司之间，居委会、派出所及其他政府部门的沟通工作。5、发生事故及时向公司汇报。6、负责组织员工培训，落实例会制度。6、保证每月例会正常召开，每周2次培训正常进行。每日工作任务1、每日召开服务中心工作例会，检讨昨天工作，安排新工作任务。2、对前一天的投诉事件进行跟踪、回访。3、每天对保安、清洁、绿化、公共设施、设备状况等综合巡查。4、每天检查一次当天的收款情况。5、每天安排2小时抽查辖区的总体情况。1、所有投诉事件均有回复。2、每天均能掌握回款率的情况3、熟悉业界最新管理动态。4、每天将小区巡查两次，及时发现保安存在的不足，及时发现

5、保洁、绿化的缺陷，及时发现公共设施的损坏情况，并有记录。5、小区各专业组的情况在掌控范围。物业助理岗位职责岗位名称：前台工作范围负责：前台工作及服务中心内部管理工作目标物业管理区范围内的工作质量达到一级管理标准工作要求要紧工作任务工作标准工作职责1、负责前台接待工作。2、负责对住户投诉进行跟踪处理，跟进落实，及时回复，直到住户满意。3、负责入伙及装修手续的办理工作及业主档案的归档工作。4、负责整个小区锁匙的管理工作。5、与住户沟通工作，及时掌握住户的服务需求，征询住户的意见与建议，切实与住户解决实际问题。6、负责服务中心的文书、档案的整理及管理。7、负责管理费、停车费等费用收缴。8、定期将投诉

6、、入住、装修等报表按时准确地上报服务中心主任及公司有关部门9、负责宣传物业管理有关知识，定期在小区的分布栏内张贴物业管理有关知识，提升住户对物业管理工作的懂得。1、笑脸相迎，彬彬有礼，所有的接待工作有回复，住（客）户满意。2、装修手续办理明细记录清晰，告诉业主与装修人员对装修事项的熟悉。3、保证小区内装修垃圾及时清运，不引起业主投诉。4、所有报修及投诉的情况记录清晰并有转有关的职能组别（或者责任人）跟进处理，没重复投诉现象，每宗投诉均有回访，并有记录。5、服务中心的档案资料整齐有序，并装订成册，分类存放。6、小区内所有的锁匙分类摆放整齐，并做好锁匙借用去向书面记录工作。7、有住户违反法律、法规

7、或者业主公约时能及时制止，制止无效的要采取下一步措施计划，并报告服务中心主任或者政府有关部门。物业助理岗位职责岗位名称：管理员工作范围负责:小区日常管理工作目标物业管理区范围内的工作质量达到一级管理标准工作要求要紧工作任务工作标准工作职责1、负责小区的保安，清洁、绿化、公共设施、设备状况等的综合巡查。2、负责保洁部全面工作。包含人员安排，工作计划，检查、监督，排班考勤等。3、负责对小区住户的投诉与跟踪，跟进与落实并及时回访。4、负责每月物品申购及仓库管理。5、负责发放及收回各类通知。6、前台不在时顶替前台各项工作。1、每天小将责任区域巡查两次，及时发现保安存在的不足及时发现保洁、绿化的缺陷，及

8、时发现公共设施的损坏情况，并有记录。2、保洁部有全面工作计划。有检查、监督记录。保洁队伍人员稳固，工作状况良好。3、问题及时跟进处理。有回访记录。4、物品申购及时全面，仓库物品摆放整齐，保持仓库清洁。每月盘点，物品出入有记录，账务记录规范，账实相符。5、通知及时发放及回收。6、前台各项工作规范无错漏。业主收楼流程1、 接待：请业主出示：收楼通知书、购房合同、备案表、身份证原件、供楼银行存折（卡）、业主及同住人相片各2张。收下收楼通知书、复印购房合同、备案表，复印业主身份证3份（一份住户服务中心留底，一份财务留底，一份交银行办理管理费水费托收），复印银行存折（卡）3份（同上）。原件交还业主，复印

9、件留存。注：1）假如是业主委托收楼的，需提供业主身份证原件、经律师签署的授权委托书、被委托人身份证原件；公司购买的，需出示公司营业执照原件，法定代表人身份证原件，加盖公司公章的授权委托书，被委托人身份证原件；业主假如是两个人或者两个以上的，办理手续时也务必是两个人或者以上。否则务必有未到场业主的身份证原件与授权委托书。2）我公司与工行、建行、中行、农信社四家银行合作办理托收事项。假如业主提供的是工行银行卡，则务必业主本人在住户服务中心领取个人划款授权书后，前往中山市工行营业网点办理好托收手续后，再到住户服务中心办理下一步手续。3）务必是中山市本地银行存折（卡4）身份证正反面都要复印。2、 收费

10、：预收三个月管理费及住宅专项维修资金（现金）。注：D管理费开始计费时间以收楼通知书注明时间为准。送管理费的依然要收取三个月现金。预收三个月指的是从实际收楼之日起预收三个月。之前有欠费的一定要补齐。收费金额要准确无误，使用验钞机点钞以避免收到假钞。2）收取维修资金时，请填写中山市住宅维修资金缴款通知书，缴款人出现二人时，请填写办理人（业主）一人即可；此通知书不得涂改，并让业主在缴款人确认签名处签名并按指模，另附带缴款人身份证复印件签名按指印（注明此复印件用途，业主联系电话）。无需银行卡复印件。住房维修资金管理单位处请盖上：中山金管家物业管理有限公司公章（在卢总处）；收款收据上务必写明大翼龙苑（）

11、幢（）单元（）房，不能将“幢”写成“栋”。注意提醒业主保留好收据。等维修资金存入银行后，通知业主以收据换存折并进行签收登记。3）有关单位面积以备案表上所注建筑面积为准。4）假如业主对管理费计费时间有异议，则应予以合懂得释。比较常见的是业主由于漏水、裂缝等问题拒绝收楼，等维修好通知业主再次收楼时，业主表示推迟收楼是由于房屋质量问题，要求管理费计费时间应以实际收楼时间开始计算。还有的业主本身不急于收楼，因此有意找出一些问题，要求整改好之后再收楼,等整改完成通知再次收楼时，则业主一拖再拖，甚至拖个一年半载的，关于此类业主，一定要做到以礼相待，但又务必坚持原则。明确告知业主，根据合同约定，不属于房屋主

12、体结构等严重质量问题，业主不得拒绝收楼。因此，业主推迟收楼是违约行为。房屋属于一种特殊商品，出现一些这样那样的质量问题,属于建筑质量通病，任何房屋都很难完全避免。重要的是业主报修之后能够得到及时处理。假如与业主解释不通的，则应及时向上级主管报告处理。3、 验房：带业主验房，抄水表底数，请业主在房屋验收表上签名。注：1）验房过程中，要对业主提出的问题予以合懂得释。并尽量主动引导业主思维。如将业主思维往装修方向引，告知装修时需注意事项，如什么能够拆，什么不能拆，对讲机底板勿丢失，阳台不能封闭，厨房排烟管不能拆改，需要设计图纸等，从而掌握主动。2）水表应如实准确抄底数，以免日后发生纠纷。4、 签约：

13、签署前期物业服务协议、临时管理规约、银行划款授权书、填写业主家庭情况登记表、物业接收证明书。5、 交接：向业主发放住户手册、装饰装修指南、业主卡两张、钥匙，并在有关记录本上登记。注：1）前期物业服务协议、临时管理规约都是一式两份，要签名按手印，住户服务中心与业主各一份。2）假如业主花太多时间研读，则提醒那些只是格式条款，基本内容都是差不多的，只是一个形式而已，还望业主抓紧时间签署其它文件。3）工行托收是业主事先到工行网点办理好后将资料交给我们。4）物业接收证明书上一定要注明钥匙等物品名称及数量明细。并现场予以解释。5）钥匙包含入户门钥匙（工程钥匙1条，另一条留存服务中心，标准钥匙6条，信箱钥匙

14、2条，有的房屋还有厨房阳台钥匙3条）。6）提醒业主电的开通需要业主本人携带购房合同、备案表、身份证、银行卡等到三乡供电公司办理。详情请致电95598。供电公司开通电之后，会将通电办理表交至住户服务中心。住户服务中心应做好储存，以备查验。6、 整理好资料，将有关信息及时录入电脑。将资料分类及存档。注：1）所有资料务必齐全，勿遗漏。需细致清点核对。2）需要提交财务的资料（用于办理托收资料的及替业主代存维修资金的缴款通知书）单独存放，及时提交给财务并要对方签收。银行划款授权书上要注明银行开始扣费时间。3）需要录入电脑的信息包含收费信息（管理费、维修资金）、银行划款账号信息、业主资料信息。业主资料信息

15、包含：房号、房屋面积、业主姓名、身份证号码、联系电话、收楼时间、管理费开始收费时间、备注。有几个业主写几个业主，有几个电话留几个电话。4）未能成功收楼的要做好记录与统计，要做好跟进。及时催收楼。业主装修流程1、装修申报：由业主到管理处填写装修申请表并附装修方案，报服务中心审批。注：办理装修前，务必办理收楼手续，缴清所有未缴费用。物业管理处应确认申报人身份，非业主装修务必有业主的书面同意书及申报人的身份证原件及复印件。以免出现纠纷。装修负责人务必出示身份证原件及复印件。委托装修单位装修的，务必有装修单位的资质证明（营业执照）及法人代表身份证原件复印件。务必提供符合要求的电脑制作打印的装修设计图纸。包含房屋原平面图、平面布置图、拆图、水路图、电路图、电力系统图。各图纸设计务必一致，严禁自相矛盾。严禁拆改梁、柱、楼板、房屋外立面及连接阳台的任何门、窗、墙体。务必提供真实有效的电工证。2、装修审批：物业公司全面审查装修图纸，三个工作日内予以批复。注：审批图纸时务必小心慎重，以免出现漏洞。要求务必是电脑设计制作打印，严禁手