DXDQP002A0记录控制程序.docx

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1、修订履历修订次数对应版本修订页码修订内容修订者修订日期/AO/首次发行邓筛燕2023/08/20分发部门总经办财务部业务部采购部物控部人事部综合部生产部品质部工艺部批准审核编J邓筛燕1O目的对记录进行控制，以便为是否达到规定要求和有效运行提供证据.2.0适用范围适用于DXD公司各部门和人员对所属记录的控制3.0职责3.1文控负责管理体系运行记录的总控制3. 2各部门负责对本部门的记录进行控制4.0工作程序4.1 记录分类和管理4.1.1 管理体系运行记录：由文控根据程序文件与三阶文件要求引申记录样表，编制受控文件一览表进行总体控制：体系运行记录，可以采用以下格式编目：DXDQRXXXXXXXX

2、版本序号一C记录顺序号所属部门代码记录缩写公司名称备注：各部门编号请见文件资料与信息控制程序部门编号方法4.2 记录表格原件管理4.2.1 管理体系运行记录表格样本为受控文件，由各部门主管负责人审核，管理者代表批准使用；未经批准，任何人不得修改表格内容，样表保存在文控中心，空白表格可以由公司统一印制下发，也可以由使用部门依样表复制。4.2.2 文控中心按受控文件一览表收集空白样表，将清单（必要时将样表）下发至各部门，各使用部门按受控表格样本使用记录表格。4.3 记录收集、归档4.3.1 在公司受控文件一览表中应对各类记录的编制部门、保管部门、保存期限作出具体规定，责任部门依此做好收集、归档工作

3、。对于客户特殊要求保存期限的文件，按照客户要求进行保存。4.3.2 各项记录要求清晰、完整、签字手续齐全，在保存的有效期内不得有破损和残缺。4.4 记录的贮存4.4.1 各部门的记录由文件管理人员或指定人员负责贮存，贮存地点应保持防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防F1晒等措施。4. 5记录的检索、查阅4.1.1 文件管理人员应对保管的记录通过采用编目、标签等办法，实现便于检索的目的。4. 5.2本公司内部需借阅记录，直接向记录保存部门借阅。外单位或个人（包括顾客）需借阅记录的，需经管理者代表同意后，再向记录保存部门借阅，原则上记录不能带离保管地。特殊情况需经管理者代表批准，记录保管人员负责按期收回。4. 6记录表格的填写各种记录应填写完整，字迹清晰，做到及时、全面、准确、真实。4. 7记录表格的更改根据记录的实际需要，可对不适用的记录表格予以更改。更改可由各部门提出，经管理者代表批准后，由公司文控中心统一更改，同时更改记录一览表和受控表格样本。4.8记录销毁对于超期的记录，由记录保存部门按保存期限报主管领导审批后统销毁。5.0支持性文件5.1文件资料与信息控制程序6.0记录6.1受控文件一览表