某出口食品企业的质量手册及程序文件程序文件.docx

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1、某出口食品企业的质量手册及程序文件程序文件序号文件编号文件名称版本页码1AT-QP-02-01-2005文件操纵程序A22AT-QP-02-02-2005记录操纵程序A63AT-QP-02-03-2005管理评审操纵程序A84AT-QP-02-04-2005人力资源操纵程序A115AT-QP-02-05-2005基础设施操纵程序A146AT-QP-02-06-2005与客户有关过程操纵程序A177AT-QP-02-07-2005采购操纵程序A218AT-QP-02-08-2005生产过程操纵程序A259AT-QP-02-09-2005监视与测量装置操纵程序A2910AT-QP-02-10-20

2、05客户满意监测操纵程序A3211AT-QP-02-11-2005内部审核操纵程序A3412AT-QP-02-12-2005产品的监视与测量操纵程序A3813AT-QP-02-13-2005不合格品与潜在不安全品操纵程序A4114AT-QP-02-14-2005纠正与预防措施操纵程序A4315AT-QP-02-15-2005突发事件准备与响应操纵程序A4616AT-QP-02-16-2005食品安全验证操纵程序A5017AT-QP-02-17-2005产品识别与标识操纵程序A5318AT-QP-02-18-2005产品召回操纵程序A56文件操纵程序1 .目的质量、食品安全管理体系运行有关的文件

3、对与进行操纵，保证其适用性、系统性、协调性与完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或者作废的文件。2 .适用范围适用于构成公司质量、食品安全管理体系的文件。3 .职责3. 1总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件与外来文件的批准。4. 2管理者代表负责组织编写与审核质量手册与程序文件，批准工作文件。5. 3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档与管理。34HACCP小组是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收,存档与管理。4 .定义受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、

4、食品安全管理活动，应以受控文件作为根据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5 .工作程序5.1 文件分类、编号与版本标识5.1.1 质量、食品安全管理体系由管理手册（包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录）、程序文件、工作文件、外来文件、表格与记录五部分构成，分别规定编号规则如下：管理手册：AT-QA-2005程序文件：公司代码/代号/级别/顺序号-公布年号/版本号程序文件的公司代码为AT,QP代表质量管理体系应用或者与其他体系共用的程序文件，SP体表食品安全管理体系要求的程序文件。如QP/01-2005（XXXoI号程序文件，2005年公布）工作文件：公司代码-部门简

5、称/类别顺序号-公布年号外来文件：公司代码/顺序号原编号如AT-01-IS09001：2000（AT第01号外来文件，IS09001：2000,如外来文件没有文号，则只添加公布年份做后缀。）表格（记录格式）：级别号/顺序号当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。f）记录的编号即记录标识，执行记录操纵程序的规定。5.2文件受控状态5.2.1公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。受操纵文件清单应能表达出程序文件、工作文件与记录之间的支持与

6、引用关系。5.2.3公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。5.3文件编制、审核、批准5.3.1方针、目标与质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。5.3.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。5.3.6文件编制、审核、批准时，各责任人应填写文件生命历程表。5.3.7管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用小三号字体，二级标题用四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题与正文用四号，行距固定

7、为22。其他未全面规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、储存与管理5.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由HACCP小组储存并不得外借。以电子媒体形式储存的文件与资料应备份与加密保护，防止丢失或者损坏。5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准,保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或者第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或者有关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或者其主管签领。文件发放应包含其引用的表格（记录格式）。5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由

8、管理者代表批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5.4.3受控文件清单应适时更新以反映实际。5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人储存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件可置于HACCP小组），以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别与检索。5.4.5HACCP小组定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4.6因破旧或者陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因

9、丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，HACCP小组做好相应发放签收记录。5.5文件的更换5.5.1文件更换由文件更换申请部门填写文件更换申请表，由原文件编制部门与审核人审核，经原文件批准人批准后执行更换。5.5.2更换文件的标识：文件更换范围与程度比较小的，如仅更换几行字且涉及面比较窄时，只更换状态不变动版本，修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；关于多次更换或者更换范围比较大，则应升级版本号。5.5.3只需要修订的文件更换，按原文件发放范围发放文件更换申请表，由各文件保管人负责按文件更换申请表要求对原文件标注更换，并将文件更换申请表附录。对需要换版的文件更

10、换，执行5.3与5.4的规定,发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行5.6的规定。5.6文件回收、作废与销毁当文件不适用或者文件持有人变动时，HACCP小组应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由HACCP小组填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时,仅储存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5.7外来文件5.7.1国家法律、法规、行业标准与可能影响公司整体作业的外来文件,由公司HACCP小组组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号与受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发/

11、回收登记表。外来文件应编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来文件二5.7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量、食品安全管理体系有关，若有关，转交公司HACCP小组，执行5.7.1。5.7.3HACCP小组与外来文件使用部门应当跟踪外来文件的进展，当外来文件有更新版时，应进行换版更换，执行5.5规定，并更新受控文件清单。5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或者编制新的文件予以规范。1.8 文件的使用与评审文件是活动的根据，应得到完全执行。文件公布后（包含更换）应有很必要的培训，以确保人员对文件的懂得。文件管理与使

12、用部门都可在工作中、内部审核与管理评审会议上提出对现有质量、食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包含审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。1.9 记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应根据记录操纵程序有关规定执行（如受控分发、修改等）。6 .有关文件记录操纵程序7 .有关记录受控文件清单文件发放/回收登记表文件更换申请表文件销毁登记文件借阅登记表记录操纵程序1 .目的对质量、食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求与质量、食品安全管理体系有效运行的证据。2 .适用范围适用于与质量、食品安全管理体系所有有关的记录。3 .职责3.

13、1 管理者代表:负责组织所有质量、食品安全管理体系管理工作。3 .2各部门：负责本部门质量、食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、储存、保护、审核有关的质量、食品安全管理体系。4 .3HACCP小组：负责记录操纵的检查、督办与定期汇总保管。4 .定义记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动证据的文件。记录储存期限：最短的储存期限要求，法律法规或者顾客、文件对记录有储存期要求的，也应该得到满足。5 .工作流程5.1 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。5.2 记录的格式与标识：5.2.1 必要时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。5.2.2管理体系文

14、件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。5.2.3记录格式的设计、更换，按文件操纵程序有关文件更换的规定执行O5.2.4记录的标识，包含记录名称、记录表格编号（按文件操纵程序执行）、记录的时间、有关责任人的签名，与分类识别号通常为顺序号，必要时可标明部门或者范围。5.3记录的填写5.3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或者红色笔（除非文件规定）做记录。5.3.2如因笔误或者填写错误要修改，应使用单杠划去，在其上方写上更换后的内容加盖或者签上更换人的印章姓

15、名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。5.3.3记录应得到部门负责人或者有关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。5.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。5.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。5.4记录的管理与跟进5.4.1 HACCP小组编制公司食品质量安全管理体系清单，列明所有格式化的记录，并规定记录的储存部门与储存期限，并附上原始样本。5.4.2 在记录使用期内，各部门务必把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限储存记录。HACCP小组至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中储存，5.4.3 4.3HACCP小组应至少每年一次检查各部门记录的使