管理制度-办公室行政公文格式规范 精品.ppt

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1、办公室行政公文格式规范办公室行政公文格式规范办公室工作概述办公室工作概述1秘书工作概述秘书工作概述2秘书写作秘书写作行政公文格式行政公文格式3目录目录一、办公室工作概述一、办公室工作概述要求是过细要求是过细 领导的左右手领导的左右手亮点是奉献亮点是奉献 任务是综合服务任务是综合服务 灵魂是服务灵魂是服务 本质是被动服务本质是被动服务 办公室办公室工作工作秘书工作是一项有着悠久历史的工作，秘书作为一门职业在中国，是20世纪80年代初改革开放以后兴起的。目前秘书已成为中国最广泛的社会职业之一，被称为现代社会的“第361行”。 秘书职业二、秘书工作概述二、秘书工作概述132（一）（一）“秘书秘书”一

2、词产生源流：一词产生源流：汉书.刘向传 “诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究”。有秘密性质和神秘色彩的图书晋书.荀勋传：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的“秘书”是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。后汉书.郑玄传记载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。这里的 “秘书”是指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书 。秘书引申义 掌典图书官署 著书立说 官职秘书寺 秘书省 秘书监 秘书郎 秘书令 掌管国家典籍（国家图书馆长） 开端：孙中山领导的开端：孙中山领导的中华民国临时政府，中华民国临时政府，下设秘书处、设秘书下设秘书处、设秘书长

3、一人，秘书若干人，长一人，秘书若干人，政府各局、部也设有政府各局、部也设有秘书室、秘书科和秘秘书室、秘书科和秘书官。各省都督府也书官。各省都督府也设立了秘书员。设立了秘书员。秘书是为领导工作服务秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的办公室人员，是领导的参谋和助手的参谋和助手 秘书现代义秘书现代义国外秘书国外秘书西方发达国家的定义： 具有熟练的办公室工作能力，不需上级 敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。 日本的定义： 帮助与处理各种事务的工作人员 秘书是全能运动员 为了肯定秘书的贡献，为了肯定秘书的贡献，19521952年经两位美国资深秘书提议，美年经两

4、位美国资深秘书提议，美国宣布设立秘书周和秘书日。国宣布设立秘书周和秘书日。19551955年，正式将秘书周定在每年，正式将秘书周定在每年年4 4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。时月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。时至今日，世界上很多地方都庆祝这个节日。在这一天，许多至今日，世界上很多地方都庆祝这个节日。在这一天，许多国家的秘书都有假期，而且还会收到上司送的鲜花和贺卡，国家的秘书都有假期，而且还会收到上司送的鲜花和贺卡，以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情。根据规定，今年的以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情。根据规定，今年的秘书周为秘书周为4 4月月1818日日-4-

5、4月月2424日，秘书节为日，秘书节为4 4月月2121日。日。 秘书节 狭义直接为领导工作服务的办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等部门辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。具有参谋助手、沟通协调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务的办事机构。秘书部门广义秘书部门秘书部门1.1.地位：地位：承上启下承上启下联系左右联系左右沟通各方沟通各方2.2.职能职能：辅助管理辅助管理综合服务综合服务秘书部门秘书部门办文办文 办会办会 办事办事 文字工作文字工作 文书和档案处理文书和档案处理 围绕围绕文书需承办文书需承办 事务事务3.核心

6、核心 会前筹划和准备会前筹划和准备 会中组织和服务会中组织和服务 会后善后和落实会后善后和落实 信息工作信息工作 技术工作技术工作 日常行政事务工作日常行政事务工作三、三、办文办文-行政公文格式行政公文格式 （一）法定公文法定公文 法定公文是指由国家有关机关、部门正式规定的公务文种。主要包括以下方面：中共中央办公厅于1996年发布的中国共产党机关公文处理条例规定的十四种公文： 决议决议 决定决定 指示指示 意见意见 通知通知 通报通报 公报公报 报告报告 请示请示 批复批复 条例条例 规定规定 函函 会议纪要会议纪要 各级党的机关、各单位党组织在处理党务过程中所运用的具有特定效力和规范格式文书

7、。 全国人大常委会办公厅于2000年发布的人大机关公文处理办法规定的十四种公文： 公告公告 决议决议 决定决定 法法 条例条例 规则规则 实施办法实施办法 议案议案 建议建议 批评和意见批评和意见 请示请示 批复批复报告报告 通知通知 通报通报 函函意见意见 会议纪要会议纪要 各级人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。除了这些国家机关的法定公文，还有中国人民解放军机关公除了这些国家机关的法定公文，还有中国人民解放军机关公文、最高人民法院公文、最高人民检察院公文等。文、最高人民法院公文、最高人民检察院公文等。中华人民共和国国务院于2000年8月发布的、并于20

8、01年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公务文书。办法明确规定：“行政机关的公文（包括电报， 下同）， 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体 式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 1.行政公文概念：行政公文概念：（1）公文制发是由法定机关或组织实施的，具 有法定的权威性和约束力（2）公文所体现的内容受法律、工作需要 及领导人指示的制约，必须在规定范围内颁布。2.行行政政公公文文特特点点公文的制作过程受公文处理规范的严格制约，其程序在相关法规中有明确的规定。法定性程序性 制发公文是为了处理公务活动中的实际问题， 必须迅速、及时。所以常有严格的时间要

9、求。 指撰写公文所采用的语体 及文件的格式和排版形式。时效性规范性命命令令（令令） 决决定定 公公告告 通通告告 通通知知 3.行政公文种类通报 报报告告 请请示示 批复 意意见见议议案案函函会会议议纪纪要要4.公文的分类：公文的分类： 上行文上行文 承办件承办件（1 1）按行文方向）按行文方向 下行文下行文 （5 5）按内部处理要求）按内部处理要求 平行文平行文 参阅件参阅件 特急特急 回文回文（2）按紧急程度按紧急程度 急件急件 （6 6）按发文性质）按发文性质 一般文件一般文件 复文复文 普通文件普通文件 草稿草稿（3 3）按机密程度）按机密程度 秘密秘密 定稿定稿 保密文件保密文件 机

10、密机密 正本正本 绝密绝密（7 7）按形成过程）按形成过程 副本副本 试行本试行本 法规性文件法规性文件 暂行本暂行本 指挥性文件指挥性文件 不同文字本稿不同文字本稿本本 报请性文件报请性文件 纸制纸制 （4 4）按职能划分）按职能划分 知照性文件知照性文件 （8 8）按制成材料）按制成材料 联系性文件联系性文件 其他材料其他材料 实录性文件实录性文件 5.公文的构成要素公文的构成要素 按照国家质量技术监督局1999年发布的国家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三个部分。眉首眉首公文首页红色线以上的各要素统称，约占全文的 1/3，上行文眉首约占1/2以上主体主体置于

11、红线以下主题词以上部分统称版记版记主题词以下的各要素统称在公文的各构成要素 中，有些是必备要素，有些要素有时可以省略。例文例文1.1.眉首（眉首（5 5或或6 6个要素）个要素）份数序号份数序号同一文稿印制的若干份文件所编制的顺序号同一文稿印制的若干份文件所编制的顺序号秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 公文紧急程度分为公文紧急程度分为“特急特急”、“急件急件”两种。标识于公文右上角第两种。标识于公文右上角第1 1行并行并右顶格。两字之间空右顶格。两字之间空1 1字。如公文同时需要标识密级和紧急程度，密级标字。如公文同时需要标识密级和紧急程度，密级标识于右上角第识于右上角第1 1行，紧急程度

12、标识下移至第行，紧急程度标识下移至第2 2行。紧急程度用行。紧急程度用3 3号黑体字显号黑体字显示示 公文秘密程度的等级。用公文秘密程度的等级。用3 3号黑体字，顶格标识于版心右上角第一行，号黑体字，顶格标识于版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3 3号黑体字，号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。隔开。如如“机机 密一密一 年年”。紧急程紧急程度度发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范简称加由发文机关全称或规范简称加“文

13、件文件”组成。如组成。如“市人民政府文件市人民政府文件”、“局文件局文件”、“大学文件大学文件”等。发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为等。发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25cm25cm，上报的公文，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为，上报的公文，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为80cm80cm。发文机关标识一般使用红色小标宋体字。字号根据字数多少适当变化，以发文机关标识一般使用红色小标宋体字。字号根据字数多少适当变化，以醒目美观为原则，但最大不能等于或大于醒目美观为原则，但最大不能等于或大于22 cm22 cm15 cm15 cm。由发文机关代字、年份和序号组成。如由

14、发文机关代字、年份和序号组成。如“浙政浙政200520058 8号号”，“浙政浙政”是浙是浙江省人民政府的机关代字，江省人民政府的机关代字，“20052005”是年份，是年份，“8 8号号”是发文序号。发文是发文序号。发文机关标识下空机关标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体，居中排布；年份，序号用阿拉伯数码号仿宋体，居中排布；年份，序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编括入；序号不编虚位（即不编为为001001），不加），不加“第第”字。字。 发文字号发文字号签发人签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人在上报的公文上签名

15、。上行文要是指审阅核准并签发公文的机关负责人在上报的公文上签名。上行文要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 1字，签字，签发人姓名居右空发人姓名居右空1 1字；签发人用字；签发人用3 3号仿宋体字，签发人后标全角冒，冒号号仿宋体字，签发人后标全角冒，冒号后用后用3 3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合发文，需标注会签人姓名，号楷体字标识签发人姓名。如果是联合发文，需标注会签人姓名，则应将主办机关签发人置于最上，再按发文机关标识顺序依次向下排列则应将主办机关签发人置于最上，再按发文机关标识顺序依次向下排列会签人。如有多个

16、签发人，主办单位签发人姓名置于第会签人。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1 1行，其他签发行，其他签发人姓名从第人姓名从第2 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为色反线与之的距离为4mm4mm。“签发人签发人”用用3 3号仿宋体，后标全角冒号，冒号仿宋体，后标全角冒号，冒号后用号后用3 3号楷体字标识签发人姓名。号楷体字标识签发人姓名。例文例文1 1 例文例文2 22.2.主体部分（主体部分（8个要素）个要素）标题标题-发文机关、主题、（事由）、文种发文机关、主题、（事由）、文种红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，可排成宝塔型或倒宝塔型等，但要做到词意完整，排列对称，间距恰当，可排成宝塔型或倒宝塔型等，但要注意回行时不能将词和专用名