机构编制大讲堂——如何当好办公室主任.docx

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1、“机构编制大讲堂”如何当好办公室主任近日，市委编办举办第二期机构编制大讲堂，综合科负责人XX从承办有章、参谋有度、管理有方、协调有术四个方面为大家阐述如何当好办公室主任。以下是课件主要内容，供大家分享。前言办公室主任的概念在我国任何一个机关、团体和企事业单位都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构，它作为党政机关的一个内设机构，是沟通上下、联络左右、协调各方,保证机关工作正常有序运转的枢纽。在不同层次的机构中其名称也不同，中央和省部级称办公厅；地市县级和较大的企事业单位称为办公室；还有的称为文秘科、综合科等等。机构的名称不同其称谓也不相同，有的叫办公厅主任，有的叫办公室主任，

2、有的叫秘书长或着科长。在实际工作中，办公室主任既是本单位、本部门的指挥员，又是战斗员；既是兵头，又是将尾；既要将领导的意图细化为具体的工作方案，又要负责方案的组织实施；既要直接承办具体业务工作，又要组织办公室工作人员一道，共同完成工作任务。办公室主任作为一种具体的职务出现，古已有之，只是叫法不同。古代各级官署，都有直属首长的办公室主任，虽然秩卑官小，却占据着稽核汇总机关事务正常运转的关键环节。这个角色的设置和相关的制度演变，最能体现古代官场人事的特色。古时的办公室主任叫主簿，秘书叫参军。世说新语记载：东晋桓(huan)温任荆州刺史，最亲信记室参军都(xi)超和主簿王琦(xun)两人。民间编了个

3、顺口溜：髯(ran)参军，短主簿，能令公喜，能令公怒。原意是说王恂和都超多智术，能操纵桓温的感情，使其喜、怒。办公室主任的定位战略上，办公室主任一定要敢于当领导的领导，战术上首先要服从领导的领导。日常工作中，不能把领导神化，他们也是人。领导分工,具体情况不一定完全掌握，一些思路、一些认识、一些决策仍有许多需要别人补充完善。当领导没有思路的时候，办公室主任要给拿思路；当领导有思路的时候，办公室主任要给补充完善思路。在领导身边工作一定要站的高一点，从大局着眼，随时给领导拾遗补缺。一、办公室主任的职责是服务第一：认清主次，突出政务服务第二：知轻知重,突出重点服务第三：小中见大,突出要事服务第四：胸怀

4、全局,突出整体服务第五：超前把握,突出决策服务第一认清主次，突出政务服务政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲,政务服务重于事务服务。政务服务是纲，纲举目张。政务服务是主要矛盾。做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。第二知轻知重，突出重点服务什么是重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到

5、位。第三小中见大，突出要事服务对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，也可能出现大的缆漏。所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。细节决定成败一书中说：芸芸众生能做大事的实在太少，多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事，也许过于平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事的不可缺少的基础。吃透上级政策，吃透领导意图，创造性贯彻执行，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底。把工作放在全局中去考虑，去谋划。增强工作的敏感性，善于发现和抓住一滴水见太阳的东西，举一反三，做好大局文章。第四胸怀全局，突出整体服务胸怀全局，从

6、整体上去谋划服务工作。办公室主任大忌：不在其位，不谋其政的思想。整体服务上档次、上水平必须处理好三个关系：一是服从于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二是处理好急务、杂务和中心工作的关系。三是处理好上下左右之间的关系。第五超前把握，突出决策服务两难：不居高位要高位谋划，服务到位又不能越位，分寸很难。既处理日常事务，又超脱谋大事，既深入基层掌握实情，又提出深度建议，操作上不易。放胆和吃苦突破两难：政治敏锐，见一叶而知秋，发现易忽略的环节；情况熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未知；反馈及时，落实情况动态反映有价值的信息；督办有力，保证快速推进，维护决策的权威性。二、办公室主任的任务是参谋第一：

7、胸有成竹第二：脑有思路第三：口有实物第四：耳有缝隙第五：手有成果第六：参有奇谋第一胸有成竹指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸，是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。着力培养三种能力：一是深入调研，不断积累。丰富自己基层一线情况和知识。二是深入分析，去伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现象，牢牢抓住事物和问题的本质。三是把握趋势，预知结果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。江西九江都昌县蔡岭镇400多年古树，树中竹根攀上古树腹部长出4根参天翠竹，成胸有成竹奇观。第二脑有思路把握好分析、梳理和推断三个环节。要理清哪些是问题产生

8、的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路，就是做到脑中有路。第三口有实物要心能谋之，口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶壶里煮饺子，肚里有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物，一语中的,言简意赅。力戒两种现象：1不管心中没有思路，总是徐庶进曹营一言不发：徐庶投靠刘备后，接连数次打败曹军大将曹仁，并且夺得樊城。曹仁与副将李典逃回许昌后，去见曹操，告知了刘备主要依靠单福取胜的消息。曹操的谋士程昱笑道：此人不是单福,而是颖州徐庶。单

9、福是其假托之名。程昱还告诉曹操徐庶才能比他高了许多，并向曹操献策争取徐庶入曹。原来，徐庶为人至孝，幼年丧父，家中只有老母，而其弟徐康已亡，老母无人奉养；程昱于是教曹操把徐庶的老母赚至许昌，然后命其写书信招徐庶来归。为此，徐庶不得不离开刘备，投入了曹营。然而，曹操虽然得到了徐庶，徐庶却从不为他出谋划策。原因一是徐庶笃于对刘备的情义，回到曹营不是出于本心；二是其回到曹营之后，真相大白，老母愤而自缢。徐庶自知被骗，故而深恨曹操，发誓不为曹操设一计谋。这就是著名的徐庶进曹营，一言不发的故事。2.参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做准备，没有层次，弄得领导搞不明白你想说什么。第四耳有缝隙数从何而来？耳听

10、八方，广纳博收，做到耳中有隙，就是不断扩充内存。切忌两耳不闻窗外事，那样会使自己与其他部门、基层员工绝缘，也就谈不上为领导当好参谋了。1953年2月18日，农历正月初五，毛泽东一行登上了武昌蛇山，路旁正好有位老人卖炸豆腐，毛泽东停下脚步，和他聊了起来新中国成立后，毛泽东经常深入农村、企业、部队、机关、学校、街道进行调查研究，到群众中去倾听他们的呼声，了解他们的疾苦，他那朴实无华、真挚坦诚的人民情怀,终生不变。第五手有成果没有调查就没有发言权。采取深入调研和督查的方式,印证决策，把决策的实施结果迅速掌握到手中，为修正和完善决策进行新的参谋。切忌手中无果的半程式参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就

11、万事大吉，大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥。第六参有奇谋参谋意见要体现对问题独到的见解。而不是简单的罗列和汇报。照本宣科，人云亦云，对领导的决策无益，还会扰乱领导视线，甚至误导领导决策。养成四种习惯，以便于做到参中有谋。一是擅于调研，发现问题；二是精于分析，掌握规律；三是广泛联系，独立思谋;四是谨慎进言，非谋不参。三、办公室主任的工作是办事第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）第三：不以事急而盲为（应沉着果断）第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）第一：不以事小而不为（从小事做起）善于抓大事，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事。知大知小。胸有全局，分清主次大小难易，避免一团麻。小中见大。小

12、事孕育着大事。值班、会议通知、座次安排、餐饮吃喝等这些小事，稍有不慎就会捅大漏子。举轻若重。看似小事的经常性工作，要建章立制，用巧功去抓，抓一项带动几项，管原则不管具体（要充分相信你的部下有能力把事情办好），督结果不查细节；用韧功夫去抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止；用细功夫去抓，按部就班，严细缜密，不出缆漏。第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）不乱为，要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头；不乱为，就要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨。不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平高，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺

13、术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意；不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。第三：不以事急而盲为（应沉着果断）处理急事和突发性事件是办公室主任的家常便饭，是第一知情者，处置的第一道工序。一是要沉着应付，切忌自乱阵脚。二是要胸有主见，切忌唯唯喏喏。在处理过程中既要必须胸有主见，也不能乱表态，乱许愿,以免为彻底解决问题埋下隐患。第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）遇到难事一般有两种选择：一是上推下卸，绕着走；二是不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。后者才是选择。一是讲职责，不管多难，义无反顾，挺身而出。二是讲品质，身先士卒，代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三是讲艺术，处世得

14、体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。四是讲精神，敢于碰硬。柔中有刚，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬。一味和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。四、如何当好办公室主任第一：承办有章第二：参谋有度第三：管理有方第四：协调有术第一：承办有章有章就是指有章法、有条理、有程序。1 .办文要有章法。公文处理要严格按照党政机关公文格式来执行，这样有利于进一步提高党政机关公文制作水平和质量，能够有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。2 .办事要有条理。做到帮忙不添乱、解难不添忧、服务不误事。办公室事

15、情往往很多，一般情况下，办事按照正常程序进行运作。有时这件事还未做完，另外一件事又来了，这个时候就必须区分主次和轻重缓急，视事情的重要性、紧急程度来进行，不能按部就班。3 .办会要有程序。会议是有制度的，是有一定的程序的。拿我办主任办公会来说，会议议题的提出与确定及会议召开按以下程序进行：第一步，各科（局）提出议题；第二步，办公室将各科（局）议题收集整理后，填写议题表，提交主任审核，正式列为会议议题；第三步，准备会议，办公室将会场提前布置好，并将召开会议的时间、地点、参加人员、主要内容等通知与会人员；第四步，开会，办公室要做好会议记录；第五步，按要求将会议决议事项分头落实好，将会议资料整理归档。这些程序都不能少，如果第一步和第二步不走，会议就不宜开,即使开，效果也不好。会前酝酿很重要，不可少，走程序还可以避免临时动议。第二：参谋有度大家都知道，办公室主任履行其参谋职责，有其独特的便利和优势：一是办公室主任工作与领导班子的工作同步运行与操作。二是办公室主任与领导班子之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。三是办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的参谋提