EJDCXZCG02物资设备采购实施细则.docx

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1、物资设备采购实施细则编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人物资设备采购实施细则支持文件/记录物资设备供应商选择管理办法甲定乙购采购通知单甲供材料供货控M表3甲供材料收货清单3土物资设备进场验收单卜f物资设备现场校查记录单b1 .目的清晰规范项目物资设备采购实施管理过程中的控制节点，明确界定物资设备采购实施管理工作范畴及职责分工，提高管理效率。2 .适用范围适用于房地产公司开发的房地产项目的物资设备采购实施阶段的工作。3 .术语和定义3.1 甲供物资设备：甲方（即开发商）与供应商签订供货（供货及安装）合同，并由甲方直接向供应商采购的物资设备。3.2 甲定乙购物资设

2、备：甲方确定物资设备的品牌、价格和供应商；乙方（即施工单位）负责与供应商签订合同，支付货款，购买物资设备及施工。4 .职责4.1 成本部采购组4.1.1负责组织确定甲定乙购物资设备的品牌、价格和供应商，并将甲定乙购物资设备采购通知单发给工程部。4.1.2负责通知甲供供应商按计划供货（当供应商不包安装时）。4.1.3按月对甲供材供货进行汇总统计，并与工程部、成本部成本组、财务部核对，避免超供。4.2工程部4.2.1审核施工单位报送的甲供材料（进场）需求计划（物资设备供应商不包安装），审核前需要与成本部沟通核对采购数量。4.2.2通知物资设备供应商（包安装）开始供货及进场施工。4.2.3通知施工单

3、位按甲定乙购物资设备采购通知单与供应商签订采购合同。4.2.4组织项目物资设备的到货验收。4.2.5负责组织物资设备现场检查。4.2.6参与每月物资设备对账。4.3成本部成本组4.3.1提供甲供材预算总量。4.3.2参与每月物资设备对账。4.3.3负责在超供时提供结算量。4.4财务部4.4.1参与每月物资设备对账。4.4.2负责办理超供物资设备扣款。5.工作程序5.1 物资设备供应商选择5.1.1物资设备供应商的选择工作按照物资设备供应商选择管理办法进行。5.1.2属于甲定乙购物资设备的，由成本部组织招标或议标，在最终确定品牌、价格和供应商前，须与乙方就上述信息协商达成一致，并根据中标结果，填

4、写甲定乙购物资设备采购通知单与中标通知书和投标报价书一起传至工程部，工程部交施工单位按甲定乙购物资设备采购通知单与供应商签订采购合同，并组织供货。5.2物资设备采购5. 2.1成本部成本组向成本部采购组和工程部提供甲供材预算总量，以便进行采购控制。6. 2.2甲供物资设备的采购1）对于物资设备供应商不包安装的甲供物资设备： 施工单位（即为物资设备安装单位）提出甲供材料（进场）需求计划，计划中应明确规格型号、技术参数、数量及到场时间要求，经监理审核后，报工程部审核。 工程部将甲供材料（进场）需求计划报项目公司工程分管领导审核后，发给成本部采购组。 成本部采购组将甲供材料（进场）需求计划与甲供材预

5、算总量进行核对无误后，通知物资设备供应商到成本部领取甲供材料（进场）需求计划。供应商书面签字认可计划内容，并根据计划要求组织物资设备进场。成本部采购组按计划批次调整甲供材料供货控制表，并将供货计划按顺序存档。成本部采购组依据甲供材预算总量和项目进度要求进行分批次供应。成本部采购组需每月对甲供材用量进行汇总统计，并与财务部、成本部成本组、工程部进行核对，避免出现超供现象。当该物资设备的供应量到90%时，应书面通知成本部成本组、工程部及相关分管领导加强剩余物资设备的供应管理工作；当该材料（设备）供应量达到100%时，停止供应。如遇超量供应等特殊情况须进行审批。2）对于物资设备供应商包安装的甲供物资

6、设备，由工程部根据合同要求通知物资设备供应商开始供货及进场施工（成本部提供采购合同复印件给工程部和监理单位）。3）货到工地后，由工程部组织成本部采购组、监理单位、总承包施工单位、供应商进行验收，验收合格后在甲供材料收货清单上会签。4）工程部填写物资设备进度付款建议书及结算通知书，经工程部负责人审核后，根据合同的规定办理支付及结算工作。5.2.3甲定乙购物资设备的采购1）工程部通知施工单位按甲定乙购物资设备采购通知单进行甲定乙购物资设备的采购。2）工程部负责对甲定乙购物资设备供应商的供货数量、供货进度及供货质量进行跟踪，在接到甲定乙购物资设备采购通知单后7天内，按材料招标书及甲定乙购物资设备采购

7、通知单规定内容督促施工单位与甲定乙购材料的指定供货商签订供货合同，供货合同（复印件）由施工单位交工程部两份，工程部和成本部采购组各留一份存档。3）货到工地后，由工程部组织成本部、施工单位、供应商、监理单位进行验收，验收合格后在（甲定乙购）物资设备进场验收单上会签。成本部采购组只参与甲定乙购物资设备的首次到货验收。4）工程部负责督促施工单位按供货合同要求支付供应商材料款，在填写施工单位工程进度付款单时，应书面注明甲定乙购材料供应商已收款情况。5. 3物资设备验收5.1.1 验收过程中，监理单位负责按供货合同（如有供货样板则对照样板）验收质量及对其型号、规格等参数进行审核，施工单位负责检查其外观质

8、量、数量并接收。工程部负责甲供物资设备实际供货数量的统计核实。5.1.2 监理单位判断该材料、设备是否需要送检，如须送检，则按规定要求送检并见证；如不须送检，则组织验收人员得出结论。送检由总包单位负责，或由物资设备供应商负责，送检费用按合同约定结算。5.3.3如整批物资设备都合格，则由施工单位接收，并投入施工。如属部分或全部不合格且无法使用但可重新供货，则由监理单位发出部分拒收或全部拒收的通知。监理单位在发拒收通知时应考虑是否影响工期。如不影响工期，则安排供应商重新供货；如影响工期，则通知工程部寻找代替方案，并由工程部根据合同条款联合成本部、监理单位办理索赔。5.3.4物资设备进场验收后或在使

9、用过程中出现质量问题，由工程部根据合同条款联合成本部、监理单位办理索赔。5.3.5物资设备供应商所提供产品的质量将作为评定选择供应商的依据之一。5.4物资设备现场检查5.4.1物资设备供货及安装期间，工程部联合监理单位对现场甲购物资设备及甲定乙购物资设备进行检查，对于物资设备质量、材料施工工艺方面的意见，填写物资设备现场检查记录单，报工程分管领导审批交施工单位整改。施工单位或物资设备供应商需定期对物资设备现场检查记录单所提意见拿出书面反馈，经工程部审核，工程分管领导审批，交成本部备案。5.5物资设备移交保管5.5.1对于甲供物资设备中由总承包施工单位负责安装的物资设备，当工程部、监理、施工单位

10、在甲供材料收货清单上签字确认后，即视为移交给施工单位。5.5.2对于由物资设备供应商自行安装的甲购物资设备，物资设备供应商在货到验收后自行负责保管。5.6物资设备台账管理5.6.1甲供物资设备验收后，工程部应及时建立物资设备台账。工程部建立甲供材料领用台账，每月与成本部、财务部对账。5.6.2公司信息共享平台建成后，可简化为：每月由成本部采购组建立材料台账，与工程部、财务部、成本部成本组对账。5.7剩余材料处理5 .7.1现场出现材料超供过剩时，成本部提供结算量，财务部根据结算量与实际领用量的差额，按合同在结算时扣除。6 .支持文件6. 1口DC-BF-CG02物资设备供应商选择管理办法7.相关记录7. 1EJDC-XZ-CG02-R01甲定乙购物资设备采购通知单7. 2EJDC-XZ-CG02-R02甲供材料供货控制表7. 3EJDC-XZ-CG02-R03甲供材料收货清单7.4 EJDC-XZ-CG02-R04（甲定乙购）物资设备进场验收单7.5 EJDC-XZ-CG02-R05物资设备现场检查记录单7.6EJDC-XZ-CG02-R06甲供材料（进场）需求计划