某某公司档案管理工作计划.docx

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1、某某公司档案管理工作计划档案管理工作计划编制：日期：2016.7.26档案管理工作计划档案管理是科学化、系统化的管理工作，除了对专业方面的要求之外，对软件方面的制度建设与硬件方面的设施配备等也提出了严格的要求。要紧从下列几方面，谈谈对档案工作的简要懂得与认识及下一步的工作计划。一、档案室的建设档案室是档案管理的基础与前提，档案室的筹建要遵循一定的原则与要求。(一)档案室建设规范1、适用范围为习惯公司档案管理需要，使档案室建筑设计符合功能、安全、卫生等方面的基本要求，制订本规范。档案室建筑设计除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关强制性标准的规定。2、档案室设计原则(1)原则上档案室设在办公楼二

2、层-三层，一层太潮湿,顶层太暴晒。(2)档案室应集中布置，自成一区。区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越档案室。(3)档案查阅室应与档案室分开自成一区。朝向以北向为宜，避免朝西，不宜设在地下室。3、档案室建设要求(1)档案室面积不应小于40平米，以能存放20-30年档案为佳。档案库房与档案员办公室分开，最好为里外套间形式。(2)档案室内净高不应低于2.4m。当有梁或者通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。(3)档案室内墙及地面都应做好防水处理。(4)档案室的温湿度要求应符合表3.1的规定。每昼夜波动幅度要求温度不得大于2。相对湿度不得大于土5%o档案室的温湿度要求表3.1(5)

3、档案室楼面均布活荷载应为5kNm2o使用密集架时，不应小于12kNm2,或者按实际需要确定，考虑楼层板承受力。(二)档案库房管理制度档案库房要有专人管理，钥匙专人保管，钥匙要集中存放，不准随身携带。非本室工作人员未经许可，不准擅自进入档案库房，确保档案安全。1、确保档案室安全，门窗及时关闭上锁，非工作人员不经同意不准进入档案室，节假日、周末要进行安全检查。2、库房内严禁吸烟与堆放易燃易爆品及其他杂物，落实“六防”措施，保持库房整洁。(1)防火。室内严禁吸烟，严禁放易燃品。(2)防尘。门窗缝隙要密封，经常打扫卫生，保持整洁。(3)防潮。室内放温度计、湿度计，要经常观测室内温度、湿度变化情况。(4

4、)防虫。室内每年放置一次性杀虫药剂。(5)防鼠。室内每年放置一次防鼠药剂。(6)防强光。门窗设不透明布帘，以防曝晒。3、做好库房温湿记录，并根据季节的变化采取适宜措施，以延长档案的寿命。4、库房内橱柜要排列整齐，统一编号，橱柜从左到右,橱内从上到下编号排列，档案橱、架等设备，要注意保养维修。5、对库内档案要经常检查，发现问题及时解决。正确使用库房内的设备，不断进行维修保养，使之安全运转。6、档案管理人员要增强事业心与责任感，严格查阅制度，每次下班前对库房门窗、电源等进行全面检查，杜绝以外事故的发生，确保档案的安全。二、档案室设施配备（一）档案室设施配备1、原则上使用密集架存放档案，档案室内配备

5、适量组密集柜。楼面均布活荷载不满足密集架要求时使用铁皮五节档案柜存放档案。档案室内装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于1OOnb两行装具间净宽不应小于0.80m,装具端部与墙的间隔不应小于060m。2、档案室配备一台不小于两匹的壁挂式冷暖空调进行室内恒温；同时配备足够数量的自动灭火器。3、档案室配备办公桌一个，桌面面积不小1500*70Omnb用于整理档案资料。4、档案室应安装防盗门，档案室位于建筑物5层下列设有窗户的应安装防盗窗护栏。5、配备除湿器，保持室内合适湿度。温度计、湿度计。6、配备现代化管理设备：具体电脑、放像机、刻录。机、照相机、摄像机、复印机、录音机（笔）、扫描仪、移动硬盘

6、、U盘、打孔机、订书机、粉碎机等现代化设备。7、档案盒（文书档案盒与科技档案盒两种）；档案专用章；其他办公用品等。8、档案管理软件，可根据情况选用。（-）档案现代化设备管理使用制度1、档案现代化设备要专人管理，经常检查、保养，不准外借。2、电脑操作要专人负责。程序运行要严格按照操作规范与系统要求进行。操作员不准私自更换运行的程序。要自觉同意领导的监督与指导，自觉遵守各项管理制度。3、工作期间，严禁个人使用放像机、摄像机等设备进行娱乐，否则视情节轻重给予经济处罚。4、凡本单位人员因公借用照相机、摄像机者，其所拍照片与录像要完全由档案管理人员决定是否存档。5、微机室的管理人员，要经常检查门窗、电源

7、，杜绝一切隐患，确保各类机器的安全运行。三、档案管理制度（一）管理思路1、为加强档案管理工作，提高档案管理的整体水平，使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务，根据国家有关法律、法规等一系列规定、规范、标准,结合山东泉利置业有限公司（下列简称“公司”）具体情况制定本办法。2、公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有储存与利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。3、档案管理工作是公司工作的重要构成部分，是企业管理的要紧基础工作之一。公司各部门应把档案管理工作纳入本部门重点工作。（二）管理原则公司档案是公司各项工作活动的真实

8、纪录与历史凭证，务必实行集中统一的管理原则，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全与有效利用。（三）管理目标综合行政部是公司档案管理工作的归口管理部门，综合行政负责人对档案管理负直接责任，对公司档案管理工作进行统一管理。要紧任务是：1、贯彻与组织实施党与国家有关档案管理工作的方针、政策；同意档案主管的领导、检查与监督；研究制定公司各类档案管理的实施办法、规范、标准与制度；对公司各部门的档案工作进行检查、监督与指导；直接管理公司的档案。2、综合部设专职档案管理人员，具体负责公司文件资料、实物与音像制品的档案管理工作，业务上同意上级档案管理部门的检查、指导与监督。同时与各部门的兼职档案员进行工作上

9、的联络与对接。（四）管理重点1、各部门是档案工作的日常管理部门，承担文件、资料、图纸与实物档案的收集、积存、整理、立卷归档工作，并应定期按有关要求向综合行政部移交。移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。2、财务部具体负责公司会计档案资料的管理，规范会计档案的借阅、保管及销毁手续，保证会计档案的完整及保密，以充分发挥会计档案的作用。财务档案也能够根据公司实际情况同文书档案归档在一起。3、综合部具体负责公司人事档案资料的整理、立卷、鉴定与管理工作，做好档案统计，保证档案的安全与质量。4、各部门或者个人均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资

10、料，并应按规定办理必要的手续。(五)要紧管理措施档案的管理要紧从归档范围、归档要求、归档时间、档案保管、档案保密、档案借阅利用、档案复印、档案统计、档案鉴定销毁等方面进行。1、归档范围(I)文书档案董事会、公司召开的需要贯彻执行的会议的要紧文件材料。董事会下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知等文件材料。董事会普发的法规性与其它有查考利用价值的文件材料。计划经营工作文件资料：关于进展项目的可研、立项报告、申报材料、上级批复、进展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析、经营承包等文件资料。上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料。公司在

11、工作活动中形成的具有储存价值的文件材料。公司与有关部门或者单位签订的合同、契约、协议等文件材料。公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料。宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料。行政文件资料：关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆，低值易耗品等管理办法、经理办公会、行政例会会议记录、纪要，外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料。安全生产管理文件资料：关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训等文件资料。（2）科技档案属于公司管理的生产建设工程的初步可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、国家级或者省（部）级重点工程的竣

12、工图、工程管理方面的文件材料及图纸；科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件材料。公司高、大、精、尖或者引进设备的原始资料。公司所属单位大修、技改项目文件资料。（3）会计、人事档案会计档案包含公司投资运营财务、基建财务、综合财务管理过程中形成的报表、账薄、工资表、凭证等。人事档案包含上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、人事通知、人事任免、人事计划、规章制度等；公司人事通报、机构调整、任免、奖惩、人事计划、人事工作总结及规章制度等。（4）实物档案公司各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、及各类奖励证书。上级领导或者有关人士来公司视察工作或者进行公务活动中所赠的题词、字画或者礼品等。有

13、关生产、经营、管理等方面所取得的资质证书等各类具有法律效力的证件。对外友好往来的单位、团体与个人赠与公司的具有纪念意义的物品。（5）音像档案要紧领导人与行业领导人来公司视察工作或者参加业务活动形成的音像资料。公司领导参加重要活动形成的音像材料。公司组织或者参加重要外事活动形成的音像材料。公司召开的工作会议及其他重要专题工作会议形成的音像材料。公司重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的音像材料。记录公司重大事件、事故、遭受自然灾害的音像材料。国内外著名专家、学者知名人士来公司讲学及从事其他重要科研、学术活动形成的音像材料。反映公司重大工程项目、科研技术、生产建设成就的音像材料。反映公司自身基建项目工

14、程基地原貌、改造工程、竣工验收的音像材料等。不一致时期录制的公司情况介绍或者汇报，对公司进展具有特殊意义的音像材料与其他反映公司要紧职能活动与工作成果的音像材料。其他具有储存价值的照片、录像带等。2、归档要求各部门生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要有完整、准确、系统的文件材料交公司档案部门归档储存。不是所有的文件资料都能归档，文件归档前应进行系统整理，经项目负责人与公司主管领导审定并签字（见附表归档审批表）。对暂时不能归档的重要文件材料，应列出清单交综合部保管。（I）文书档案文件材料务必齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。文件材料务必准确地反

15、映公司生产、基建、经营、科研等各项活动的真实内容与历史全过程。文件材料务必通过系统整理，构成卷宗，符合案卷的质量要求，做到分类科学，排列系统，保管期限划分准确。文件材料应使用符合档案要求的字迹材料。文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。（2）科技档案凡归档管理的科技文件材料，应齐全完整，能准确地反映工程项目的真实内容与历史过程。立卷应层次分明，符合形成规律，达到国家标准GB/T11822科学技术档案案卷构成的通常要求的规定。（3）会计档案会计档案归档时应做到装订结实、整齐美观，编目齐全完整、标题书写工整，封面整洁，在封面上注明形成日期、卷内页数，并编造移交清册。（4）实物、音像档案实物、音像档案归档时，应对获得的时间、地点、内容等加以必要的文字说明，然后交档案室编号、保管并办理交接手续。3、归档时间（1）文书档案在各项生产、管理工作中形成的文件材料与项目（产品）开发、基建工程、科研或者其它经济活动中形成的合同、协议、图纸与有储存价值的音像材料等，在任务完成或者告一段落后，由文件材料形成部门负责立卷交公司档案室归档。通常在次年6月份