行政管理制度.docx

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1、公文管理办法第一章总则第一条为保证公司行文的统一性，规范公司公文管理，特制定本规定。第二章行文程序第二条属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各部门主管职权范围内的日常业务性文件，可以本部门名义行文。第三条公司文件：由各职能部门撰写，部门负责人审稿签字，报分管领导审核；交综合管理部核稿、编号，报总经理签发（见文件签发单）；综合管理部根据领导签发意见修改、校对后行文，下发至相关领导及相关部门，或按要求对外报送。所有下发及外送文件须进行登记发放（见文件发放登记表、收文登记表）。第四条部门公文：各职能部门依据职能须对内行文的，可根据各部门实际情况及公司领

2、导授权规定，由职能部门撰写、部门负责人审核、主管领导审批，由职能部门印制下发或上报，并做相关记录。第五条公司各部门不得以本部门名义对外行文。各职能部门以公司名义外送的公文，必须经公司总经理审批后方可报送。第三章行文格式第六条公司文件：文件由三部分组成：文头部分、行文部分、文尾部分。1、文头部分：包括发文机关名称标识、发文字号、秘密等级。（1）发文机关名称标识，位于文头正中央，公司发文用“库尔勒乐凡电子商务有限公司”套红印刷，字体为30号宋体，“文件”套红印刷，字体为48号宋体。（2）发文字号：由发文单位代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司发文代字为“同益发”；发文年度一律用公元纪年全称

3、，括于角括号“”内，置发文代字之后；发文顺序号以三位数编制（如1号文编为001号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方,字体为小三号宋体。（3）公文密级分为绝密、机密、秘密3个等级，在公文首页的右上角顶格标注，两字之间空1字，有保密期限的两字之间不空字。秘密等级和保密期限之间用2号实质五角星（）隔开。发文字号下4MM处印一条与版心等宽的表头红线。2、行文部分：-一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件等部分组成。（1）标题：表头红线下空2行，用二号宋体分一行或多行居中排布；回行时做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送单位（部门或人）：主送单位（部门或人

4、）应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。字体为四号宋体。（3）正文：正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方，字体为四号宋体。（4）附件：指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。（5）成文日期：以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。（6）如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。（7）印章：公司印发文件一律加盖公章，印章盖

5、在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。3、文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发单位、印发日期（1）抄送单位（部门或人）:文件的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓文件内容的其他单位。抄送单位应使用其全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。（2）印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下,印发单位名称使用全称；印发日期以公文复印的时间为准。（3）文件应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。第七条一般公文1、条款编排：（1）规章制度条款用章节条的形式汇编，对多层次内容可采用1、（1）、A的编号方式表示。（2）页面设置：左2.8厘米

6、；右：2.3厘米；上、下：2.5厘米。（3）字体字号：所有内容均使用宋体，标题均使用小二号字体加粗；正文均使用小四号字体；章节使用小四号字加粗，并且居中。（4）行距：正文使用1.5倍行距，每段首行缩进2个字符。标题与正文之间留一空白行（以正文为标准）。（5）其它公文条款可用大写数字及阿拉伯数字编排，多层次内容可采用括号O方式表示。（6）字体、排版及装订：标题采用小二号宋体加黑，正文采用小四号宋字。行文用纸一般使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）纸张。选择1.5倍行距，其它标准参照公文格式，左侧装订。（7）对外公文行文格式同上，加页眉，页脚，（甲方单位要求有特殊格式的按甲方要求进行标

7、注）；页眉标注页脚内容：第四章收文办理第八条收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第九条收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由综合管理部人员拆封、签收、登记，附上文件承办传阅单），送交公司领导提出拟办意见，并按拟办意见进行传阅。第十条公司领导、各职能部门参加相关会议带回的文件、材料或收到的相关公文、资料，应及时送交综合管理部编号、存档。需领导传阅、签批的，由综合管理部按相关程序办理。第十一条各部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向发文部门或综合管理部说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应

8、及时退回综合管理部,并附书面理由说明。第十二条已经批示并交有关部门办理的文件，综合管理部要负责检查催办。第五章公文管理第十三条综合管理部负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。第十四条传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。第十五条公文办理完毕，应由综合管理部及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。综合管理部应及时整理立卷，个人不得保存应存档的公文。第十六条文件管理的注意事项：1、文件管理人员应对各类文件严格管理，按章办事，防止文件丢失、损坏、积压等现象的发生。2、文件要收集齐全，编号准确，分类清楚，摆放整齐。第六章附则XXXX.xx:XXX.x

9、xxxxx.XXXXXXXXXXxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公文正文（首行至眄字，3号仿宋体）xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxXXXXXXXXXXX.启示件标注联某人及麻系方式）A印章烧正居中下田成文日期）发文机关著名（以成文日期为淮居中）版记（内容全部用二号仿索）成文日期空J幽排,用河板伯数字），抄送把关V左右各空PF）ixxx.ErJ友二美*-XXXXXXXX印发日期人！字）（左空1字）1A灵码（双击即刷.单页居右K一字，.仗炙居左空;字）办公用品管理办法第一章总则第一

10、条为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，控制办公成本,特制定本办法。第二章办公用品的范围第二条耐用品：包含电话机、文件筐、文件夹、打孔机、订书机、计算器、剪刀、起钉器、直尺、U盘、移动硬盘等不作为固定资产的物品。第三条低值易耗品：包含纸、笔、笔记本、各种票据、订书针、透明胶、胶水、回形针、橡皮擦、涂改液等。第三章管理部门及职责第四条办公用品由综合管理部负责管理。第五条综合管理部负责收集整理、编制办公用品采购计划，负责办公用品的储存、发放、使用管理以及费用分析。第六条市场营销部负责办公用品采购。第四章办公用品管理第七条办公用品采购1、采购原则：同一物品需找两至三家供应商报价，保证质

11、优价廉。综合管理部须经常进行市场价格调查，保证最优性价比和质量。2、采购流程(1)采购计划：各部门根据公司核定的办公费标准，依据本部门办公用品消耗及使用情况，每月25日前编制采购计划表，部门负责人审签后报分管领导审批，交综合管理部。(2)综合管理部统计汇总，根据领用计划平衡库存后，编制当月办公用品采购计划表，报分管领导审批。(3)综合管理部将审批后的采购计划表交市场营销部采购，于本月底完成。3、供应商管理:公司确定两至三家办公用品供应商，供应商需具有一定资质和规模。每年底由市场营销部负责组织供应商评审，不断优化供应商结构。第八条办公用品保管1、公司公共办公用品由综合管理部负责管理和维护。2、综

12、合管理部须建立办公用品出入库台账，所有办公用品的采购及领用需做好文字及电子记录，做到帐实平衡。并做好每季度的办公用品成本分析。3、综合管理部须根据办公用品的消耗及领用情况，制定合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。4、综合管理部须定期或不定期进行库存盘点，查对台账与实物，保证账实相符。5、损坏的办公用品，由综合管理部填写废旧物资处理申请单，报请总经理签核后予以报废。6、员工领用的耐用办公用品在离职时均需收回，低值易耗品（如笔芯、草稿纸等）除外。7、办公用品使用及保管人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。8、公司所有员工应爱护公共办公用品，杜绝浪费。9

13、、员工不得将办公用品用于非工作目的，或在工作时间使用办公用品从事与工作无关的事情，不得将办公用品移作他用或私用。10、公司根据工作需要向员工提供电话、文具等必需的办公用品，员工必须妥善保管、合理使用，如因个人原因而使办公用品损坏、遗失或不能正常使用的，员工应根据办公用品的实际价值予以修复或赔偿，并接受公司的批评和处罚。第九条办公用品领用1、每月1-5日,各部门凭审批后的办公用品领用审批单，指定专人在综合管理部领用,其它时间不予办理（特殊情况除外）。2、领用原则：办公用品必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领。除消耗品（如笔芯、草稿纸等）以外，办公用品实行以旧换新。3、耐用品领用，要分部门建立

14、领用台帐，并做好详细记录，内容包括品名、领用时间、经办人、使用人等。第五章附则第十条本制度由综合管理部负责修订与解释。第十一条本制度自2016年1月1日起执行。印鉴管理办法第一章总则第一条为规范公司印鉴管理和使用，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，特制定本规定。第二条本管理规定所指印鉴为公司行政章、法人代表章、合同专用章、财务专用章及工会、党支部专用章，以及公司各部门专用章等所有对外使用的印鉴。第三条公司行政公章、党支部用章、工会用章，由综合管理部主任负责管理；法定代表人名章（银行备案）、财务专用章由财务资产部主任负责管理；合同专用章及法定代表人名章（合同专用）由市场营销部主任负责管理；各

15、部门业务专用章由本部门负责人或指定专人管理。第二章印鉴管理第四条印鉴的刻印、开启与废止1、公司综合管理部是公司印鉴管理的职能部门，负责印鉴刻印与开启的具体管理工作。2、使用部门提报印鉴刻印申请（详见印鉴刻印申请表），经部门分管领导、综合管理部审核，公司总经理（党支部章经书记、工会章经主席）审批，由综合管理部在专门机构刻印并按要求在相关部门登记备案。3、综合管理部办理启用登记手续，留存印模，交由相关责任部门负责管理使用。4、更换或废止的印鉴，由印鉴管理人及时交还综合管理部，由综合管理部负责销毁。第五条印鉴使用管理1、印鉴使用严格执行审批和登记制度。“行政公章”使用经业务分管领导审批后使用；“合同专用章”经公司总经理审批后使用；“工会章”、“党支部章”经工会主席、党支部书记审批后使用。“财务专用章”、“法人代表章”经公司财务总监审批后使用；部门业务专用章，由部门主任审批把关。重要事项使用印鉴,均须经总经理审批。所有用