文书档案分类整理编目方法讲义.docx

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1、文书档案分类整理编目方法讲义文书档案分类整理编目方法讲义伍斌2008-3-15文书档案分类整理编目方法讲义目录第一章、公文格式一、公文用纸幅面及版面尺寸2二、排版规格二、jVr-3第二章、发文与收文程序一、发文程序护在44第三章、机关档案分类办法一、全宗二、类另IJ设置5三、中共双流县委档案类别设置7四、双流县人民政府档案类另!设置-7第四章、归档的原则和要求一、归档的原则Q*OI.、jjX*M*M*a*9附录：几点补充11第五章、文书传统立卷13-1、J木当夕Uj13二、分类,4Jq、j夕j.一16五、案卷排列17六、案卷编号17七、归档文件目录17八、填写卷内备考表q4-*一乙U/1、有e

2、录和打印32H入盒排架Q1B乙1I-a、编制检索工具22十案卷的移交2附录一：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）26附录二：中华人民共和国国家标准?国家行政机关公文格式29附录三：国家行政机关公文格式条文释义一36附录四：组织机构写法录五：常用档案信息网址52附录六：国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定53附录七：文书档案封底录八：案卷目录格式64文书档案分类整理编目方法讲义提纲第一章、公文格式一、公文用纸幅面及版面尺寸（一）用纸幅面尺寸1、A3297X42Omm2、A4210297mn（国际标准）3、A5148210mm4B4257X364mm5、B

3、5182257mm616K184260mm732K130184mm8大32K140203mm（二）版面尺寸1、版心尺寸：156X225mm（不含页码）2、上边：371mm3下边：351mm4左边：28+1mm5右边：261mm6、装订：0.30.5mm7页眉：10mm85页脚：20mm二、排版规格：每面22行X28字/行三、字体1、秘密等级3H2、保密期限3H3、紧密程度3H4、发文机关（推荐用）小标S5、发文字号3FS6、“签发人”3FS7、签发人姓名3K8、公文标题2小标S9、主送机关3FS10、公文正文3FS1K小标题3小标S/H12、附件3FS13、附注3FS14、“主题词”3H15、

4、词目3小标SI6、“抄送”3FS17、印发机关3FS第二章、发文与收文程序一、发文程序（8个）（一）草拟（二）审核（三）签发（四）复核（五）缮印（六）用印（七）登记（八）分发二、收文程序（8个）（一）签收（二）登记一登记来文主要内容、密级、收文时间等。（三）审核（四）拟办一是秘书工作人员把来文结合本单位情况对来文的初步方案和初步意见。（五）批办一领导参考秘书人员提出的初步方案和初步意见所提出的意见（“照此办理”、“同意”），是承办的依据。（六）承办一承办部门根据领导的批办意见，具体贯彻落实。（七）催办一对文件承办工作的检查和督促。（A）注办一将承办者办文的结果向批办的领导和来文机关报告。第三章

5、、档案分类办法一、全宗全宗即立档单位，是档案学上对立档单位的术语性的称呼。确定全宗有三个原则，独立的财权（即单独的经济核算单位）、独立的人事权（可以任免单位内部职工）、独立的行文权，符合以上条件就认为是一个单独的全宗。二、类别设置（一）机关、事业单位档案分类1、文书档案2、会计档案3、基本建设档案4、设备、仪器档案5、照片档案6、底片档案（也可与照片档案合装）7、录音、录象带、光盘档案8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）9、教学档案10、科研档案口、病历档案12、其他专门档案（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）（二）工业企业档案分类1、A党群工作类（代字：A）（1）党务工作（2

6、）组织工作（3）宣传工作（4）统战工作（5）纪检工作（6）工会工作（7）共青团工作（8）协会工作2、B行政管理类（代字：B）（1）行政事务（2）公安保卫（3）法纪监察（4）审计工作（5）人事管理（6）教育工作（7）医疗工作（8）后勤福利（9）外事工作3、C经营管理类（代字：C）（1）经营决策（2）计划工作（3）统计工作（4）财务管理（5）物资管理（6）产品销售（7）企业管理4、D生产技术管理类（代字：D）（1）生产调度（2）质量管理（3）劳动管理（4）能源管理（5）安全管理（6）科技管理（7）环境保护（8）计量工作（9）标准化工作（10）档案和信息管理5、E产品类（代字：E）产品档案二级类目按

7、产品种类或型号设置。6、F科学技术研究类（代字：F）科研档案二级类目按课题设置7、G基本建设类（代字：G）基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置8、H设备仪器类（代字：H）设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置9、I会计档案类（代字：I）（1）报表（2）帐簿（3）凭证（4）其他10、J干部职工档案类（代字：J）（1）干部档案（2）工人档案（3）离退休职工档案（4）死亡职工档案H、K特殊载体档案（声像档案）（代字：K）（1）照片（2）底片（3）录音（4）录像（5）机读材料12、1实物档案（代字：1）三、中共双流县委档案类别设置（仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置

8、以下类别）（1）综合类（2）会议类（3）组织纪检类（4）政法工作类（5）宣教文卫类（6）群团工作类（7）人大政协统战类（8）经济工作类四、双流县人民政府档案类别设置（仅作为组织卷盒时参考，使卷盒中档案内容相对集中，并不实际设置以下类别）（1）综合类（2）会议类（3）党群工作类（4）市府工作类（5）工业交通类（6）财贸类（7）农林水类（8）宣教文卫类（9）政法工作类（10）计划类（11）建设类（12）外经贸类第四章、归档的原则和要求一、归档的原则（一）保证文件材料的齐全完整立卷1、所谓齐全，就是应该立卷的文件材料，要搜集齐全，不能缺少某些文件材料，缺少了就不能反映一个事物的全过程，看不出事情的来

9、龙去脉，查不出事情发生的原因和处理结果，因此也就不能从事物多方面的内在联系上，反映一个事物的全貌。2、所谓完整，即立卷的每一份文件应该是完整的，不可有头无尾，也不可中间缺页，更不允许按一时的政治需要，任意舍取文件的有关内容。（二）保持文件之间的历史联系立卷每一个机关、单位在整个国家机构的组织体系中都处于一定的地位，并根据党和国家赋予的职级和任务行使职权，进行工作。它同上级领导机关、下属各单位以及不相隶属的机关、单位，都有这样或那样的联系；每一个机关、单位所形成的文件内容，都是一定时代或一定时期客观事物的反映，而事物之间也是相互关联的，有些文种在使用上有着相互往来、密不可分的联系，如请示和批复、

10、问函和复函之间就是这样；从文件的形成和作用上看，这种联系也是客观存在的，比如根据现实生活中出现的各种问题，上级领导机关作出决定、决议，发出命令、请示、通知、通报等，下级机关根据上级机关的这些文件精神进行工作，取得了某些工作成效，反过来又向上级机关写报告，如果尚有解决不了的问题,便向上级机关写请示，上级机关予以批复。所以，文件与文件之间具有自然的、内在的、历史的联系。（三）照顾文件的保存价值进行装盒不同的文件具有不同的保存价值，具有不同保存价值的文件，其保管期限不同。1、永久保管凡属记载和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在国家经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中，有长远查考利用价值的文

11、件，应列入永久保管范围02、30年保管凡属在相当长的时期内机关工作中需要查考的文件，应列入30年保管范围。3、10年保管本机关只在比较短的时期内需要查考的文件，应列入10年保管。1、关于卷盒厚薄以卷盒2cm厚度为例，原规定为200页，随着打印纸、复印纸的大量应用，纸张厚度增加，实际应用中约150页左右为宜。如卷盒厚度为4cm,则相应增加纸张数量。二、归档的要求(一)归档范围和不归档范围1、应该归档的范围总的来讲，凡是办理完毕的具有查考和保存价值的文件，都应该归档。(1)上级来文凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。(2)本机关文件凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。(3)下级来文凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或年度以上的工作报告、工作总结、统计报表等。(4)平级或非隶属机关来文平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值