学院会计档案管理制度.docx

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1、学院会计档案管理制度为了加强我校会计档案管理，建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，并充分利用会计档案这一信息资源，发挥会计档案为学校教育教学工作服务，使会计档案管理更加规范化、制度化，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法、会计档案管理办法的规定，结合我校档案工作规章制度，特制订本管理规定。(一)会计档案1、会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2、下列会计资料应当

2、进行归档：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；(2会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；(3)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。3、同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计

3、凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。4、满足本办法关于电子会计档案规定条件，学校从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。5、预算、计划、制度等文件材料

4、，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。（二）会计档案的整理、编制、调阅与移交1、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交学校档案室。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案室同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。2、财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其

5、读取平台一并移交。3、会计档案，原则上不得借出。学校内部调阅会计档案须经财务处负责人批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。外单位调阅会计档案，要有正式的介绍信并经主管领导同意。调阅会计档案要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。4、财务人员工作调岗时，应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档，以保证会计档案管理工作的连续性。（三）会计档案保管期限1、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年（附表）。2.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。3、单位应

6、当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。（四）会计档案的销毁1、经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：由财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。由学校档案鉴定小组根据财务处编制的销毁清册进行审核并签署意见。（3）销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

7、电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案室、财务处和信息化办公室共同派员监销。2、保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。本办法由财务处负责解释，自发布之日起执行。附表会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久四其他会计资料10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16会计档案鉴定意见书永久