办公室岗位职责分工_岗位职责分工的意义基本介绍.docx

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1、办公室岗位职责分工岗位职责分工的意义基本介绍岗位职责一、岗位职责是规范员工职务行为，实现专业分工，保障企业组织机构高效运行的直接要素岗位职责体现员工在从事具体职务活动中所享有的权利、义务和责任,详细、严格地规范了员工的工作任务和责任范围，实现了企业业务活动在不同岗位之间、相同岗位不同员工之间的专业分工，所有岗位职责的集合构成为了企业的业务执行范围。岗位职责的有效履行并通过部门整合运作,使企业业务活动得以顺利开展，从而保证了组织机构的高效运行。二、岗位职责是强化企业经营管理措施，实现企业管理目标的基本依据岗位职责是对岗位工作的内容和责任的基本规定，是工作执行标准的基本要求，是企业进行量化考核、绩

2、效评定、责任追溯的基本依据。企业应以岗位职责为依据，建立以岗位责任制为中心的考核评价机制、约束激励机制等基础管理措施，以促进企业管理目标的实现。在制定岗位职责时，首先要让员工自己真正明白岗位的工作性质。岗位工作的压力不是来自他人的压力，而是使此岗位上的工作人员发自内心自觉自愿的产生，从而转变为主动工作的动力,而要推动此岗位员工参预设定岗位目标，并努力激励他实现这个目标。因此此岗位的目标设定、准备实施、实施后的评定工作都必须由此岗位员工承担,让岗位员工认识到这个岗位中所发生的任何问题，并由自己着手解决掉，他的上司仅仅只是起辅助他的作用，他的岗位工作是为他自己做的，而不是为他上司或者老板做的,这个

3、岗位是他个人展现能力和人生价值的舞台。在这个岗位上各阶段工作的执行，应该由岗位上的员工主动发挥创造力，靠他自己的自我努力和自我协调的能力去完成。员工必须在本职岗位的工作中主动发挥自我解决、自我判断、独立解决问题的能力，以求工作成果的绩效实现最大化。因此，企业应激励各岗位工作人员除了主动承担自己必须执行的本职工作外，也应主动参加自我决策和对工作完成状况的自我评价。其次，企业在制定岗位职责时,要考虑尽可能一个岗位包含多项工作内容，以便发挥岗位上的员工由于长期从事单一型工作而被埋没了个人的其他才干。丰富的岗位职责的内容，可以促使一个多面手的员工充分的发挥各种技能，也会收到激励员工主动积极工作的意愿的

4、效果。第三，在企业人力资源许可情况下,可在有些岗位职责里设定针对在固定期间内出色完成既定任务之后，可以获得转换到其他岗位的工作的权利。通过工作岗位转换，丰富了企业员工整体的知识领域和操作技能，同时也营造企业各岗位员工之间和谐融洽的企业文化氛围。岗位职责的界定并非是简单地来自对职位任职者现行工作活动的归纳和概括，而是对基于组织战略的职位目的进行的界定。根据工作职责梳理的实践经验，我们将工作职责构建的工作方法归结为两种：下行法和上行法。下行法下行法是一种基于组织战略，并以流程为依托进行工作职责分解的系统方法。具体来说，就是通过战略分解得到职责的具体内容，然后通过流程分析来界定在这些职责中，该职位应

5、该扮演什么样的角色，应该搦有什么样的权限。利用下行法构建工作职责的具体步骤为：第一步、确定职位目的根据组织的战略目标和部门的职能定位，确定职位目的。职位（设置）目的，说明设立该职位的总体目标，即要精练地陈述出本岗位为什么存在,它对组织的特殊（或者是独一无二）贡献是什么。读者应当能够通过阅读职位目的而辨析此工作与其他工作目标的不同。职位目的普通编写的格式为：工作依据+工作内容（职位的核心职责）+工作成果。举例来说，某公司计划财务部经理的职位总体目的可表述为：在国家相关政策和公司工作计划的指导下，组织制定公司财务政策计划和方案，带领部门员工，对各部门提供包括成本、销售、预算、税收等全面财务服务，实

6、施财务职能对公司业务经营的有效支持作用。第二步、分解关键成果领域通过对职位目的的分解得到该职位的关键成果领域。所谓关键成果领域，是指一个职位需要在哪几个方面取得成果，来实现职位的目的。我们利用鱼骨图作为工具对上例进行职位目的的分解，得到计划财务部经理的关键成果领域。第三步、确定职责目标确定职责目标，即确定该职位在该关键成果领域中必须取得的成果。因为职责的描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果，因此，从成果导向出发，应该明确关键成果领域要达成的目标，并确保每项目标不能偏离职位的整体目标。例如，计划财务部经理的八项关键成果领域要达到目标如下。第四步、确定工作职责如上所述，我们通

7、过确定职责目标表达了该职位职责的最终结果，那么本步骤就是要在此基础上来确定任职者到底要进行什么样的活动，承担什么样的职责，才干达成这些目标。因为每一项职责都是业务流程落实到职位的一项或者几项活动(任务)，所以该职位在每项职责中承担的责任应根据流程而确定，也就是说，确定应负的职责项就是确定该职位在流程中所扮演的角色。在确定责任时，职位责任点应根据信息的流入流出确定。信息传至该职位，表示流程责任转移至该职位;经此职位加工后，信息传出，表示责任传至流程中的下一个职位。该原理体现了“基于流程”、“明确责任”的特点。以某公司的招聘工作为例，员工招聘的工作流程，可以分为四个环节：(D招聘计划的制定、审核与

8、审批；(2)招聘费用的预算、审核与审批；(3)招聘工作的实施。其中普通人员的招聘，人力资源部与主管部门负责人参加;关键员工的招聘，高层管理人员、人力资源部和(主管部门负责人)参加；(4)招聘工作的反馈与检查在招聘计划过程中：人力资源部招聘专员制定招聘计划，然后上报人力资源部经理审核，这样招聘专员制定招聘计划的职责就算完成;计划的审核职责归属人力资源部经理，如果审核没问题，就报人力资源总监批准；下面审批计划的责任就转移到人力资源总监的职责上来。审批完成后，进入招聘流程的下一个环节。由上例可以看出，基于流程的职责分析，明确界定了每项职责中职位应该扮演什么样的角色，以及拥有什么样的权限。要想明晰地表

9、达出职位在各项职责中扮演的角色及权限，在职责描述是就要准确规范地使用动词,就像上例中的“制定”、“审核”和“审批”等。第五步、进行职责描述前面讲到了，职责描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果，因此，通过以上两个步骤明确了职责目标和主要职责后,我们就可以将两部份结合起来，对职责进行描述了，即：职责描述二做什么+工作结果。上行法上行法与下行法在分析思路上正好相反，它是一种自下而上的“归纳法”。具体说，就是从工作要素出发，通过对基础性的工作活动进行逻辑上的归类，形成工作任务，并进一步根据工作任务的归类，得到职责描述。虽然上行法较下行法来说不是一种特殊系统的分解方法，但在实际工作

10、中更为实用、更具操作性。利用上行法撰写职责的步骤是：第一步、罗列和归并基础性的工作活动（工作要素），并据此明确列举出必须执行的任务；第二步、指出每项工作任务的目的或者目标；第三步、分析工作任务并归并相关任务；第四步、简要描述各部份的主要职责；第五步、把各项职责对照职位的工作目的，完善职责描述。以公司董事会执行秘书的某项职责的撰写为例，表中罗列的工作要素项目构成为了“打印董事会会议记录”这项工作任务，而把表中所列的各项工作任务归并就形成为了该项职责。自测法自测法是在员工工作一段时间之后由员工填写自测表反馈情况，然后由人力资源部门进行统计以发现原有岗位说明书不足的方法。优点a、能够采集员工的实际工

11、作情况，发现原有说明书的不足，反映当前管理控制中存在的不足；b、能够提高员工参预度，节省职责梳理的成本。缺点a、员工通常将自己所做的工作夸大以期获得更多的工资；b、人的个性、价值观也不尽相同，评测标准也不一样，员工自评的内容有时会误导审核者；c、有的非例行职责会被会略。流程法流程法是根据公司业务流程图划分员工职责并确保各部门职能流畅衔接的方法。优点a、能够比较好地确定某些很难确定的工作职责，将各岗位的职责较好地衔接起来;b、能更好地体现岗位的职能。采用这种方法制定的岗位职责，层次分明，界限明确，能避免互相扯皮的现象；C、有助于公司重塑业务流程，便于从整体的角度直观反映内部控制的特征。缺点a、不能描述某些不可分离的复杂而具体的实际工作；b、有时也不能将内部控制系统中的某些弱点反映出来；c、需要较高的技术和较多的时间。