医院OA办公系统归档超时问题的分析及整改措施.docx

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1、关0A办公系统归档超时问题的分析及整改措施工作流程是0A系统中的核心，目的在于以电子化流程规范单位内部各项工作落实、优化公文传阅、事项审批等公务办理环境，打造单位内部信息高速通道。虽然实现无纸化办公，大大节省了资金、人力、时间成本，但是在执行中却往往忽视了本质的效率问题，特别是0A系统中存在大量未及时处理归档的事项，与当前单位持续深入推进精益管理和质量考评的理念不相符、不匹配。虽然已将0A归档率作为单位各科室的考核指标，并产生了一些积极改观，但离单位管理要求仍有较大距离。一、存在问题（一）其他请示类流程存在事项办理的时效性、强制性，流程办理指向性明确且有科室负责人具体参与督办，流程从发起到办结

2、归档比较及时，0A归档不及时主要集中在传阅类流程；（二）0A归档超时率与公文传阅范围成正比，传阅范围越大归档率越低；（三）0A归档超时率与科室人员数量成正比，科室内人员越多归档率越低；（四）职能科室和业务科室在0A使用频率有较大差异，业务科室在0A归档率上低于职能科室。（五）在提高0A公文全单位传阅归档率的问题上，方法单一，当前采取的在质量考评中随机抽取一份文件对科室进行考核的办法存在局限性；（六）在提高归档率的问题上0A系统还有进一步改进空间。二、原因分析（一）思想上不够重视。需要全单位职工参与处理的0A事项只占全部0A系统流程中很小比例，部分职工未养成定期适时查看0A的习惯，认为过于形式，

3、对单位通过0A传达上级文件精神的重视程度不够，没有将0A的使用与工作紧密联系起来；（二）各科负责人作为科室0A管理第一责任人，在0A处理涉及个人“点对点”事项上执行的较快，在涉及科内人员“点对面”的事项上没有做到全程跟踪督促，存在监管盲区；（三）单位职工年龄跨度较大，相对职能科室人数较多，在对新事物的认知、接受和重视程度存在差别，各科室在对所属职工进行0A操作培训和宣传教育时针对性不强，造成末端落实效果不理想；（四）相对业务科室，职能科室在使用0A处理的事项更多，关注度更高，操作更熟悉，是两者0A归档率差别较大的原因之一；（五）把随机抽取一份文件对科室进行0A归档率的考核，需要信息科抓取数据，

4、且需要人工进行后期统计处理，每一份文件的后台数据量较大，难以做到全覆盖；（六）处理0A事项主要在电脑和手机上进行，由于科室电脑使用场景的局限性和配置数量的差异，其中使用手机人数占较大比例，单位0A系统（企业微信）作为手机中众多应用中的一个，是否接收、查看0A消息完全取决于个人意愿和自觉，缺乏有效的催办方式；（七）0A系统统计功能尚不完善，每次统计数据需要人工大量参与整理。三、整改措施（一）修订管理制度。修订单位0A系统使用管理制度，针对全单位0A归档制不定期抽查，根据0A传阅时间、范围和人数采取网络、短信、电话通知的形式，督促相关科室及时处理0A事项；（二）改进考评方式。在0A系统抓取后台数据

5、的基础上各考评组指定专人现场随机抽查个人0A处理情况。（三）落实责任分工。根据0A系统使用管理制度各科室应制定本科室0A使用管理制度，设置0A管理员，0A管理员可利用交班、例会的时间集中对科内人员的0A处理情况进行常态化检查；（四）扩展系统功能。在现有的0A系统框架内增加有助于提高归档率的辅助功能，如在0A管理界面增加催办选项和方式，自动向用户发送催办短信、手机主屏通知栏等，增加后台数据统计功能，最大限度为提高0A归档率的提高提供支撑。-5 -例图一系统提醒:彳寺为、彳寺为、彳寺阖已为、走卷时请国尽4夬处理文U中平提交的流不呈：投登计划2021娄攵字伞匕设施文”平平2020-03-04流程管理

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