运营部管理制度(医流通行业).docx

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1、医药公司运营部管理制度第一节：新药采购管理制度第二节：关于新药品种滞销、过期、退货管理规定第三节：销售行政部管理制度第四节：办公用品管理制度第一节：新药采购管理制度1 .目的对药品采购过程进行控制，提高采购工作的效率，保证所采购的药品满足规定要求，特制定本制度。2 .适用范围适用于运营部采购药品的管理。3 .职责3.1 运营部根据市场和销售需求，严格执行GSP相关的规定，坚持“按需进货、择优采购、质量第一”的原则，保证用药安全。3.2 根据销售和库存状况，及时、合理制定采购计划，在保障销售需求的前提下，避免药品因积压、过期失效或滞销造成损失。4 .采购程序4.1 在药品采购时应选择合格供货方，

2、对供货方的法定资格、履约能力、质量信誉等应进行调查和评价，并建立合格供货方档案。4.2 药品采购应签订书面采购合同，明确供应价格、付款方式、质量条款；采购合同如不是以书面形式确立的，购销双方应提前签订注明各自质量责任的质量保证协议书，协议书应明确有效期；如果是以电话、信函形式采购，应做好相关记录。4.3 购进药品应开具合法票据，并按规定建立购进记录，做到票、帐、物相符。票据和记录应按规定妥善保管。4.4 首营企业和首营品种应按本公司质管部的规定办理有关审核手续。5 .采购实施5.1 采购计划制定：根据采购合同，并参考历史销售数据、库存情况、制定采购计划。5.2 采购计划审核：必须发0A由采购经

3、理审核及销售经理确认。5.3 采购计划落实：需确认供货商库存情况、到货周期，按备案采购价格、采购协议办理付款申请。5.4 采购计划跟踪：发货时间的确认，质检单、税票等相关资料的跟踪。5.5 采购入库：按GSP要求，付款后系统制定采购订单，到货后审核入库凭证的合法性并入库，及时通知验收员入库。6 .付款程序新药采购，按合同或协议的付款方式，由采购部填写“付款申请书”并附采购品种明细表经采购经理审核、财务部审核，总经理逐级审批。7 .供应商账目核对每月5日之前，完成与公司财务部核对各供应商已到票、未到票、已返款、未返款明细。8 .廉洁制度7.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。7

4、.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。7.3 廉洁自律，严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。7.4 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。第二节：关于新药品种滞销、过期、退货管理规定1、目的：为了促进产品销售，降低公司运营风险，规范新药品种销售管理特制定本规定。2、定义：2.1退货：所有销售退回药品。2.2滞销：药品采购后或者货物发到医院或终端后，1个月以上无动销。2. 3过期：按照GSP管理规定医院等终端不得购进距效期不到6个月的，故此距效期不到6个月的视同过期。3、医院品种退货、滞销、过期处罚措施3.1退货：按公司退货管理制度执行。非质量问题退货且未造成损失，在扣除

5、销售提成、运输成本外，每张按退货金额的1%收取手续费（最多不超过50元），销售代表及直接领导分别按70%及3096的比例承担。对于销售退货后折价销售，给公司造成的损失部份，处罚参照以下第3点“过期”执行！（促销品种除外）3.2滞销：3.2.1运营部在没有得到销售部停止采购的书面通知根据历史数据备货、销售部申购或者采购部提出申请销售部同意采购的，出现滞销，责任由销售负责人承担;3.2. 2运营部超计划采购或未经销售部同意的采购，出现滞销，责任由采购员、运营部总监承担；3.3. 3医院送货后60天没有补货现象视同滞销（首次送货的除外），责任由医院销售负责人承担；3. 3. 4由分销客户预付货款而出

6、现的滞销，不进入滞销处罚范围，但需通知客户进行催销。3.3过期：库存或者销售退货出现过期，责任由相关责任部门（人）承担，直接责任人、直接领导、公司分别承担损失的比例为40%、30%, 30%o过期产品促销所得收入直接从总损失中冲减。处罚方式：直接从医院代表当月提成、领导人年终奖中扣除。第三节：销售行政部管理制度1、目的：为了更好地配合公司各销售单元的业务发展，加强运营部的内部管理和与各部门的协作，提高工作效率。2、适用范围：适用于运营部。3、权责：3.1 运营部：负责制度之起草、修改、监督、执行和解释。3.2 总经理：负责制度之批准。4、内容：4.1接到销售订单后，严格按新药开票出库流程，若无

7、特殊情况，得到销售经理的认同，销售内勤应在一个工作日内组织发货；4. 2销售内勤开出的销售出库单内容要详细、准确。因开票内容不正确或错误而造成损失的，由销售内勤承担责任；1.1 3销售内勤对商务客户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。对接收、开具商务客户的发票要登记鉴收，并及时将相关票据移交财务部签收。与商务客户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理保存；4.4 所有的出库申请及开票申请销售内勤要及时存档；4.5 销售内勤应每日向财务部了解到款情况，及时处理到款过程中发现的问题，杜绝错帐、坏帐的发生；4.6 每月5日前，负责与公司财务、商务客户核对往来账目，按备案政策及时办理相关费用的核

8、销；4.7 每日严格按跟货流程进行跟货工作，对于不能解决的售后服务问题，销售内勤应及时向部门经理汇报，由部门经理向公司与销售经理沟通、协商解决；4.8 8销售内勤及时更新客户资料，并相互告知，所有新增、更改信息必须汇报销售行政经理，统一存档。4. 9按销售部要求，配合完成各项数据的分析及汇报；4.10 本着节能降耗原则，安排好销售的收、发货工作及反馈。4.11 按公司要求及时准确向公司领导层上报各种销售数据报表；第四节：办公用品管理制度1、目的为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗,本着勤俭节约的原则，特制定本办法。2、适用范围公司所有员工。3、职责3.1运营

9、部负责对办公室日常管理工作的监督考核、制度的修改和解释；3. 2总经理负责审批。4、内容：4. 1办公用品的范围：单价在1000元以下的消耗性办公文具或器械。4. 2管理部门：4. 2. 1运营部为办公用品的归口管理部门。4.2.2指定专人负责办公用品的保管、发放、管理、记账和安排采购。4. 3物品采购：4.3.1公司日常所用办公用品，应由运营部负责统一采购。4. 3. 2采购人员每季度根据实际库存和领用记录制定常规办公用品计划表报运营部负责人审批。4.3.3各部门有特殊用品采购需求，OA向分管领导、财务部门、运营部逐级审批，除急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。4.3. 4运营部采购特

10、殊物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。4.3.5采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。4.4办公用品申购：1.1.1 4.1各部门办公用品领用指派专人负责，需在办公系统制单申请领用物品明细。办公用品领用后应妥善保管使用，如有遗失损坏由保管人负责赔偿。1.1.2 各部门办公用品、用具，应尽量协调相互借用，如无必要不得随意请购。1.1.3 办公器械和非消耗性办公用品因使用损坏，应即时修理，如不能修理，经行政信息部、财务部等相关部门鉴定后可做报废处理。1.1.4 计算器、鼠标等电子产品，自第二次发放起，必须以旧换新，仓库保管员做好回收工作。1.

11、1.5 文具物品，其规格应力求实际需要的原则。4.5 各部门除特殊性印刷表格、物品、书籍外，其余未耗用的通用性印刷品（如信封、信纸等）均由运营部保管。4.6 6消耗品（胶水、大头针、笔记本、信纸、钉书针、复写纸、名片等）一次性消耗,将依据历史记录（过去半年耗用平均数）经验法则设定领用标准，并随部门或人员工作状况调整发放时间。4.7 管理消耗性办公用品（如签字笔、钢笔、修正液、白板笔、电池等）限定人员使用，自第二次发放起，必须以旧换新。4.8 管理性办公用品（如价值较高和非消耗性的计算器、美工刀、订书机、计算机、电话等）应列入移交范围，人员调（离）职应将保管的管理性办公用品逐次移交，完成后经部门和运营部核准后方可调（离）职，如有遗失应由个人或部门赔偿和自购。4.9 除特殊情况外，各部门办公用品领用应于每日16:30以后找仓库管理员办理出库手续。