XXX有限公司财务报销制度 (4).docx

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1、目录宝捷润滑油（南京）有限公司财务报销制度（讨论稿）-1-第一部分总则-1-第二部分借支管理规定及借支流程-1-第三部分经营性费用报销规定及流程-2-第四部分日常费用报销制度及流程-3-第五部分专项支出财务报销制度及流程-8-第六部分其他相关规定-9-第七部分报销时间的具体规定-10-第八部分附则-10-XXX有限公司财务报销制度（讨论稿）（2014年04月制订）财务报销制度，是指公司通过制定相应的制度，规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项H常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益。各级管理人员和业务人员要

2、树立成本意识。第一部分总则第一条为准确核算和监督公司的成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经法律、法规及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第二部分借支管理规定及借支流程第三条借款管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其

3、他借款原则上不允许跨月借支。（）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。（四）借支金额权限：1、借支金额2000元以上的，须报公司总经理审核。2、2000元以内的借支，公司总经理可-Hi面授权财务部负责人审批。（授权书须报公司财务部备案）。（五）外出购进材料需借支现金1万元以上的，除按上述手续外，还应提交物资部门主管领导、财务总监、总经理批准的采购合同、采购计划或请购单，采购合同、采购计划或请购单要填明所购材料名称、牌子、规格、数量、价格、金额。（六）借款销账规定：1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导、财务总监、总经理批准，否则财务人员有

4、权拒绝销帐；2、借领支票者原则上应在5个工作H内办理销帐手续。（七）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（八）借支的现金，要在当月月末前，结清借支。第四条借款流程（一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批流程：主管部门经理审核签字一主管会计复核一财务总监审批一公司总经理审批。（三）财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。第三部分经营性费用报销规定及流程第五条公司的经营性费用（包括人工费、运费、材料费）支付，由公司总经理审批。（如公司发生的材料费、运费、人工费次数频繁、数量太多，可

5、由总经理书面授权委托总监或相关的部门负责人审批，并以书面形式公司财务部备案）。第六条材料费用的支付程序：材料进仓验收一仓库记账一财务审核一财务总监审批一总经理（或受权人）审批一报账支付第七条支付相关手续（一）相关部门须将采购合同原件及复印件送交财务部备案,财务部审核后，将采购合同原件返还，保留复印件。（二）材料款（含原辅材料、库存商品、物料用品、低值品）支付的原始凭证须有发票（包括材料采购发票、运输发票）、送货单及验收单、材料清单。（H）由供货单位开出送货单，无送货单的由收货部门开具入库单，送货单要由送货单位加印章，送货单或者入库单要由送货人签名、采购经办人签名、收货验收人签名。（四）供货方凭

6、送货单或者入库单连同发票到财务部，经财务部核对无误后，凭财务部开具的双方确认的材料清单，经总经理审批，并在发票签字后，方可支付。支付凭证（发票须有收款经手人签字、总经理签批、采购经办人签字。（五）用料部门负责人须在库房管理员月末提交的材料汇总表上签字确认。（六）送货单或入库单必须填写明用料部门（项目名称）、货物名称、规格、包装规格、数量、单价、金额，并由送货人、收货人签章。（七）材料款的支付，须通过银行转账支付，特殊情况须现金支付，须提前通知所在公司财务部，并经主管会计、财务总监审核。第四部分日常费用报销制度及流程第八条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务

7、招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第九条费用报销的一般规定（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度），且发票背面有经办人签名。（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（三）按规定的审批程序报批。（四）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第十条费用报销的一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单一须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单一部门经理审核签字一分管总监审核签字一主管会计复核一财务总监审批一

8、总经理审批一到出纳处报销。第十一条差旅费报销制度及流程（-）销售业务人员差旅费开支标准，由销售总监主持制定（包含在区域经理薪酬手册中），经总经理批准后，于每年度12月向财务部报送下一年度开支标准。其他人员，车船费可实报实销（需打的、坐飞机的需请示公司总经理）：住宿费和餐费，总经理的费用按单据实报实销，其他人员限额报销，按以下标准执行：级另U住宿费（元/晚/人）伙食费（元/天）备注总经理、总监、总经理助理300120部门经理、副经理200100一般员工80批注A1:李总130元？（二）费用标准的补充说明:1 .参加学习培训的，如由主办单位安排的，从主办单位，没有的，按上述标准执行。2 .上述伙食

9、费标准，允许在偏差20%范围内据实报销，住宿费严格按标准执行。特殊情况需超标准开支的，须请示总经理批准。3 .差旅费的报销。材料采购的，要与同批次的材料单据一同回单报销，其他差旅费，要在差旅发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。4 .出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。（三）报销流程1 .出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。2 .借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3 .购票：出差人员持审批过的出

10、差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。4 .返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十二条电话费报销制度及流程（一）费用标准1 .移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见公司相关管理制度规定。2 .固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员

11、工在上班期间打私人电话。（二）报销流程1、公司行政人事部每年初（10日前）将本年员工手机费执行标准（若有新增员须在当月10日前将其执行标准）交财务部。2、财务部按月按标准到移动公司营业厅，将手机费充入个人手机号码，并统一开具发票。3、固定电话费由行政人事部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第十三条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定：为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政人事部统管理，集中购置，并指定专人负责。（-）报销流程1 .购置1IJ请：公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法

12、编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。2 .报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3 .费用归集：财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十四条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1 .招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意,各公司全年累计发生的业务招待费用，不得超出年度预算指标。超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。D、各

13、级管理人员业务招待费开支权限、总经理级以上的业务接待费按预算指标控制开支；、总监为IOOO元以下，超出须报总经理：、一般工作及业务接待用餐每人不得超过100元；、一般工作及业务接待住宿标准为标准（普通）双人房。2）、业务招待费报销单据签批权限：、业务接待费须在发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。、业务招待费须经财务总监一总经理审批后方可报销。2 .培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政人事部统一管理，各部门培训需求应及时报送行政人事部，行政人事部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3 .资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料

14、前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政人事部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）O4 .其他费用：根据实际需要据实支付。（二）报销流程：1 .招待费由经办人按日常费用报销般规定及般流程办理报销手续。2 .培训费由行政人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3 .资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。4 .其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第十五条工薪福利及相关费用支出制度及流程（一）费用标准工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。（二）工薪福利支

15、付流程1、每年元月20日由行政人事部将本年经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部;2、每月5日前由行政人事部将本月考勤情况、人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息，转交财务部：3、年度奖金：财务部根据行政人事部年度审批后的奖金分配方案进行编制工资表：4、按工薪审批程序审批；5、每月10日前由财务部通过银行代发形式支付工资；6、每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（三）临时工资支付流程同工资支付流程（四）社会保险及住房公积金支付流程：1、由行政人事部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理：2、住房公积金由行政人事部按工薪审批程序申请转帐支票支付：社会保险金由财务部协助行政人事部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交行政人事部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（五）其他福利费支出由公司行政人事部按审批后的支付标准填写报销单一经部门经理签字确认一财务总监进行财务复核一报总经理审批，审批