【最新】备用金借款规定.docx

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1、备用金借款规定1、按公司有关文件核定每个人的备用金额度，个人借支不得超过额度，如有超出限额，必须另外申请经审批后方可借支。2、职工备用金应及时冲帐，及时清理预借款。一般前笔借款未结清，不得再借。费用单据超过三个月未报销的，原则上不予以报销。特殊原因积压的需由各级单位主管人签批原因说明书，对于财务部审核未通过的报销单据，会计必须追回原报销款，不允许延误而占用备用金额度。3、备用金未能完全冲帐的余款，应由职工归还现金。4、分公司员工出差、采购物品等原因需要借支备用金，按规定填写出差申请表或借款申请单（不得有任何涂改），借款申请单一式二联，借款人、财务记帐各一联。5、出纳处确认是否已有借款记录并审核

2、是否有涂改等现象，对有借款且无正常原因的，不予办理可借款的确认手续，经签字确认合理，再由分公司负责人在公司额度内审核其内容并批复。6、出纳根据财务部副经理/经理审批后的借款申请单付款，并登记员工借款台帐。7、员工借款日期是借款申请单的填制日期。8、对借款数额较大的或超过返纳期的，出纳应加强监控，及时催收，并编制“员工借款月度明细表”（附表）。9、公司总部出差人员原则上不得在分公司、办事处借款，广州办公室人员原则上不得在分公司、办事处、峡山借款，如因特使情况须在驻外机构（包括办事处、分公司、联络站）、峡山借款，按下列程序办理。9.1.出差人员向本部门经理提出借款申请，由本部门填制总公司出差人员借

3、款通知单（附件1）,一式二联，驻外机构财务和公司财务各一联。广州员工向广州财务部申请，峡山员工向峡山财务部申请。9.2.总公司出差人员借款通知单经广州财务/峡山财务审批后，由财务部向驻外机构传真。9.3.驻外机构收到借款通知后，方可借款给总部人员，并办理正规的借款手续。借款通知单原件，随后寄出。9.4.驻外机构凭借款凭证、借款通知单原件入帐，同时必须在借款的当天将借款凭证传真至总公司员工所在地财务部，作总公司财务入帐的依据。9.5.月末，各驻外机构必需将当月所有总部人员借款凭证原件寄财务部，广州员工寄广州、峡山员工寄峡山。9.6.总部财务部收到借款凭证的原件后，向驻外机构开转帐通知单，各马主外

4、机构凭转帐通知单结转总部员工借款。9.7.任何个人、任何驻外机构不得在没有得到总部财务部的批准时，向总部出差人员借款，由此引起的一切损失，由提供借款人承担。备用金返还规定：员工出差返回公司或采购物品完毕，必需自返回公司之日起7天内办理备用金返纳手续。无正当理由未返纳员工，在工资中扣除。财务部审核员对各种报帐单据严格按照公司的规定进行审核，对合法的报销凭证，需经经手人签名，部门主管审批后，按照公司最终的财务审批权限签名后，出纳才能办理报销手续。由于特使情况，需用自制凭证及其附件报帐的，经手人必须详细填写事情的原因，并提供2人的见证签名，按规定的审批程序办理。报销凭证分差旅费报销单、付出凭证、费用

5、报销单（附件2）和支出证明单四类，差旅费报销单需注明出差人出差时间、行程和原因。付出凭证、费用报销单和支出证明单需注明经手人、报销原因或用途，差旅费报销单适用于公司员工出差后报销的飞机、车、船费（包括市内交通费）、住宿费和其他费用开支的原始凭证。费用报销单适用于不需要办理差旅费手续的费用开支报销，包括：业务招待费、过桥费、养路费、购买办公用品等的费用。付出凭证适用于除上述情况外需正式报告批准购买的业务支出，如固定资产的购置等。支出证明单适合用于在上述业务中，没有正式发票报销的业务。对于已到返纳期尚未返纳的各项借款，出纳人员根据预计的返纳期统计，编制“备用金”返纳通知表，交部门经理，进行返纳催收通知。各主管履行督促下属返纳备用金的责任，并向出纳反馈信息。逾期不返纳，每天按借款额3%扣罚滞纳金，罚金从当月工资中扣除。月末，编制员工借款明细表，报各部门经理和总经理。对于超过出差期限等原因不能按期返纳备用金的，各主管应向出纳反馈说明,否则出纳根据规定扣罚。