管理制度-广东外语外贸大学各类档案工作规范 精品.doc

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1、广东外语外贸大学档案工作规范目 录党群、行政类1教学类13科学技术研究类21产品生产与科技开发类29基本建设类37仪器设备类46出版类52外事类57财会类64声像载体类71广东外语外贸大学党群、行政类档案工作规范为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合学校实际，特制定本规范。1 党、政档案工作的基本原则1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。1.2党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确

2、和安全，便于开发利用。1.3党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。1.4党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。1.5学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归档。1.6要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。2 党、政档案归档范围的确定2.1确定的原则归档的党、政

3、文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。2.2归档的主要内容和重点2.2.1归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。2.2.2归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。2.3不归档的文件材料2.3.1上级机关普

4、发供参阅、不办的文件材料。2.3.2上级机关发来供工作参考的抄件。2.3.3上级机关征求意见未定稿的文件。2.3.4重份文件。2.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件。2.3.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。2.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。2.3.8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。2.3.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。2.3.10校内负责人兼任外机关职务形成

5、的与学校无关的文件材料。2.3.1l为参考目的从各方面收集的文件材料。2.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。(以上材料如有需要，可作资料暂存)3 党、政文件材料的部门归档流程3.1积累整理3.1.1学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。3.1.2分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报

6、告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。3.1.3分问题。参照附件一、二，将文件按其内容所反映的问题、事物分开。3.1.4分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。3.1.5排序。各类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。3.1.6每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为单位装

7、订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注或字迹，需进行贴边处理，对已破损的文件材料要进行修补，字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并保存。3.2.7凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。3.2 归档分工3.2.1一般的上级来文由党办、校办相关科室归档，专业性的或具体业务性的直接发到校内相关单位的，由各承办单位归档。3.2.2以党委、学校名义的发文，由党办、校办相关科室归档(一般应保存两份，其电子文件也一并归档)。以

8、部门名义的发文，由各部门归档（重要文件应保存两份，其电子文件也一并归档）。3.2.3党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会等会议材料，由党办、校办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。3.2.4校内各单位向党委、学校及校领导的请示报告及相应的批复、批转的文件和处理结果等，由由报文单位归档。3.2.5两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。3.2.6各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。3.2.7重要的来信来访材料，由承办单位归

9、档。3.3归档验收党、政档案在次学年四月底前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正移交。4 党、政档案的管理按中国档案分类法教育档案分类表编制分类号，依据档案著录规则编制各类检索目录及检索标识，按高等学校档案部门业务建设规范做好党政档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。5 党、政档案工作岗位责任制5.1分管档案工作的校领导职责5.1.1组织全校性的宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项

10、方针政策的活动。5.1.2加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。5.1.3关心档案工作和学校档案部门的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。5.2分管档案工作的各二级学院、系、处、部、室、所、中心部门领导职责。5.2.1组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程。5.2.2加强与学校档案部门的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。5.2.3做好本部门

11、和专(兼)职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。5.3各立卷部门专(兼)职档案员职责。5.3.1坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档。5.3.2负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。5.3.3主动接受档案部门的业务指导和督促检查，实施学校档案工作计划、规定和有关制度，按规定时间做好档案的移交归档。5.3.4热爱本职工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。5.3.5注意文件材料的安全和保密工作。5

12、.3.6办理领导交办的其他档案业务工作。5.4学校档案部门职责5.4.1根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度，开展宣传教育活动。5.4.2指导、监督、检查、协助各部门每年文件材料的整理归档工。5.4.3对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，确保档案的完整与安全，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作服务，开展档案学术研究和经验交流活动。5.4.4贯彻执行党和国家保密规定，维护涉密档案的安全。6 本规范由学校综合档案室负责解释，自公布之日起实施。附件一：广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管

13、期限表附件二：广东外语外贸大学行政类档案归档范围和保管期限表附件一广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类 目 名 称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的则永久保存）长期2本校党代会文件材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久（2）提案办理情况；会议简报、会议情况、反映情况、小组会议记录等长期（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票样式短期3本校党委会、常委、党委扩大

14、会、书记校长会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及及会议讨论的文件永久4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14党委保密、秘书工作的有关文件长期15重要的群众来信来访及处理材料长期16党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期17分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19分党委总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ12 纪检序号类 目 名 称保管期限1上级纪委