管理制度-行政制度排版后 精品.doc

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1、长春华御实业集团有限公司行政管理制度目 录印章管理制度2档案管理制度9员工着装管理制度19会议管理制度22接待管理制度28采购管理制度31食堂管理制度37公司商业保密管理规定41车辆管理制度44印章管理制度第一条 总则目的：为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度 。 第二条 印章的种类一 公司公章：按一定程序经上级主管机构批准，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。二 公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章等。三 法人章：刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。

2、四 其它各部门章：刻有部门名称，只对内部使用的章。五 戳记：带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”、“受控”等字样。第三条 管理公司印章由公司行政部管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；监督、检查印章管理制度的执行情况。第四条 印章的申请、刻制、建档与废止。一 申请：公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到相关机构办理刻制手续。二 刻制：印章的形体和规格，按国家有关规定执行。三 印鉴档案：申请刻制好的印章应在行政部进行登

3、记。行政部应将每个印章登入“印章备案表”内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。四 废止：废止使用的印章应由行政部收回，并建立相应档案。五 丢失、损毁、被盗 。 公司印章在受到丢失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部递交原因说明报告书，报告书需由部门领导与上级主管确认并报总经理。经批准后，行政部根据情况依本制度规定手续办理变更备案，印章遗失或被窃，要声明作废。第五条 印章的保管、使用和登记一 各类印章的保管法人章、财务专用章由财务部门指定专人保管；人事章由人力资源部指定专人保管；各部门章由各部门指定专人保管；公司公章及合同专用章由行政部指定专人保管。所有印章必须由专人加锁保管。二 各

4、类印章使用范围及管理部门1 公司公章主要用于以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等使用，由行政部管理；2 法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书。法人章的用印由财务部负责管理，用印时须与公司公章同时使用。3 人事章用于人事相关业务，由人力资源部负责管理。4 财务专用章用于财务会计业务，由财务部按公司财务管理制度规定使用。5 合同专用章用于各类合同，由行政部管理。6 部门章用于各部门业务范围内，原则上只能对内使用，不具备对外效力。由使用部门负责管理。三 印章的使用1 公司公章及合同专用章在用印时需填写“用印审批表”，根据授权范围（依据资料为授权书及合同管理制度），经

5、授权领导签字后方可用章。公司公章在常规大批量使用（如人事部门的劳动合同用印）时，可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。2 财务专用章在财务部财务会计业务方面使用，需遵守“财务管理制度”；在其它业务方面使用，需填写“用印审批表”，由董事长批准。3 法人章与公司公章同时使用时，公司公章已进行用印审批后，不需单独审批；与财务专用章同时使用时，财务专用章经过用印审批后，也不需单独审批；在单独使用法人章时，需经法人代表审批。4 其它部门印章使用时，需经部门主管审批四 印章使用注意事项1 用印申请部门对所选印种负责，相关印章管理部门有权对用印申请单位所选印种提出质询。2 印章

6、管理人施印时必须认真核对“用印审批表”上相关领导签字是否符合审批权限，“审批表”上的内容与需施印材料内容是否一致，严格把关。3 印章管理人须建立印章使用登记表，详细登记用印时间、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人等内容。4 公司业务合同的用印，无特殊情况不允许使用公司公章，由相关部门按规定程序使用合同专用章。5 需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室进行管理，如：公司投标书的用印。6 原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续、不合法以及不正当的用印

7、有权拒绝。7 行政部经理对公司各部的用印有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。8 公司印章的使用要在公司办公室内，不能将印章携带外出使用。如确因工作需要需将印章携带外出使用，在无授权的情况下，需经董事长批准，由申请人写出借据并标明借用时间五 印章的移交印章移交须办理手续，签署移交审批，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。第六条公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司总经理书面批准，办公室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。第七条 罚则 公司有关部

8、门对所分管的法人章、公司业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。第八条 附则本制度由行政部解释并修改，自发布之日起开始实行。 附表：附表一：印章刻制申请表附表二：印章备案表附表三：印章使用审批表附表四：印章使用登记表附表五：印章外带记录表附表六：印章注销申请表附表一：印章刻制申请表编号： 日期： 年 月 日申请单位经办人申请日期旧章名称印章名称申请缘由印章内容及样式申请单位负责人行政部经理审核总经理审批印章刻制记录印章刻制经办人印章刻制完成日期 年 月 日印章编号印章领用人签字印章领用日期

9、 年 月 日附表二：印章备案表用印单位： 制表日期： 年 月 日印章类别印章样式备案明细行政公章印迹：印迹：保管人保管人合同专用章印迹：印迹：保管人保管人财务专用章印迹：印迹：保管人保管人印迹：印迹：保管人保管人备注附表三：印章使用审批表编号用章部门盖章日期 年 月 日公章类别盖章次数文件发文号文件名称用章人（签章）批准人（签章）备注附表四：印章使用登记表序号盖章时间印章名称使用单位用印事由/文件名称盖章次数使用人批准人备注12345附表五：印章外带记录表外出日期及时间使用部门印章名称用印事由用印文件名称返回日期及时间盖章次数使用部门经办人签字外出携带人员签字备注附表六：印章注销申请表编号：

10、日期： 年 月 日印章种类报备机关事由审批机关印章信息印章文字销毁日期 年 月 日制发日期 年 月 日印章模式申请人主管人员档案管理制度第一条 为进一步规范文件管理，完善档案管理体系，维护档案的完整与安全，特制定此制度。第二条 文件的格式及制作用纸规格：制作文件的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4规格，并通常制作竖版文件。文体：文件应以简单明了的文体记述，标题采用二号宋体，正文采用四号宋体。案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。署名：在文件发送与转交时按下列要求署名，特殊情况或

11、有专项指示的情况除外。1 代表公司名义缔结的合同、文件、公司公告、及向政府递交的报告，采用公司署名。2 对外广告及宣传，采用公司署名。3 除此之外的文件署相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三条 档案密级划分一 绝密类涉及到公司整体利益的文件，未经董事长批准，任何人不得借阅。范围：项目类、土地类、设备安装说明书、房屋所有权、重要交接清单二 机密类公司内部文件和外部文件具有一定利用价值的档案，未经总经理同意，任何人不得借阅。范围：图纸类、土建工程类、引进设备合同类、质量

12、检验类、各类可研报告、审计报告、其他政府文件三 秘密类相对专门性的业务工作活动中形成的档案，未经主管副总经理同意，任何人不得借阅。范围：一般订货合同、一般合同协议类、公司内部有关文件、关于车辆、关于绿色食品、一般交接清单四 普通类在日常工作活动中普遍产生的一般文件。范围：证书类、红头文件、规章制度、一般使用说明书、各类通知、公告等。第四条 档案管理一 文书档案立卷归档1 归档时间：各职能部门将需要归档的、处理完毕的文件于第二年2月前向档案室移交，由档案室集中进行归档。2 整理形式：归档文件采取不立卷形式，将归档文件以件为单位，利用计算机录入组成有序体系，包括分类、排序、编目等步骤。3 整理要求：（1） 归档文件应齐全完整，在归档的文件材料中，排列系统有序。即：正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后；案件的结论、决定判决性文件在前，依据性材料在后。（2） 不同年度的一般不得放在一起，但跨年度的请求与批复，放在复文年。没有复文的，放在请示年。（3） 跨年度的规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年。（4） 跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度。（5） 归档文件保持原状，并按件装订，一份文件单独算为一件。如：文件正本与定稿为一件；正件与附件、报表、名册、图册，各