管理制度-贸易公司行政制度 精品.doc

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1、标 准 操 作 程 序部门：综管部题目：行政管理制度执行日期：编号：SC-03起草：审核：批准：修订日期：第一章 总 则一、目的：为完善公司行政管理机制，建立规范化的行政管理制度，提高行政、后勤管理水平和工作效率，特制定本制度。二、适应范围：公司全体员工三、责任部门：综管部第二章 会议管理规定一、会议分类公司会议包括总经理办公（扩大）会议、专题会议、周质询会、月度质询会、月例会、部门周质询会。（一）总经理办公（扩大）会议1召开时间总经理办公（扩大）会议由总经理视需要适时召开。2会议主持总经理办公（扩大）会议由总经理主持。3参加会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参加总经理办公（扩大）会议

2、。4会议议题总经理办公（扩大）会议题主要是商讨年度经营计划及管理决策；研究重要人事任免或薪酬福利政策；部署重要工作；通报重要情况；听取工作汇报；总经理出差前工作布置等。（二）专题会议1召开时间公司各项专题会议，根据公司的经营管理情况具体确定召开时间。2会议主持公司各项专题会议由专项负责人主持。3参加会议人员由专项负责人及专项小组成员、指定人员参加公司各项专题会议。4会议议题公司各项专题会议主要是对专题项目进行研究、审议、决策；就专题项目实施过程进行检查、跟踪、总结等。（三）周质询会1召开时间各部门人员每周六14：00前制定周工作监查表上交部门负责人，部门负责人则应在14：30前制定好周工作监查

3、表，连同电子版方式一并提交综管部整理。周质询会每周六下午15:30至18:00召开。2会议主持周质询会由总经理主持。3参加会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参加周质询会。4会议议题公司周质询会议题主要是各部门负责人汇报本周工作业务进展和完成情况；分析问题，总结经验，纠正偏差，调整措施和方法；审议下周工作计划，协调工作关系等。会上总经理给予各部门的周工作监查表及总结进行点评，综管部经理助理现场给予修正。（四）月度质询会1召开时间各部门人员每月末最后一个工作日9：00前制定月工作计划表上交部门负责人，部门负责人则应在11：00前制定月工作计划表以电子版方式提交综管部经理助理整理。月度质询会

4、安排在月底最后一个周六15:00至17:00召开，如遇节假日提前至当月最后一个工作日。2会议主持月度质询会由总经理主持。3参加会议人员由部门经理及以上管理人员、指定人员参加月度质询会。4会议议题月度质询会主要是各部门负责人汇报当月工作业务进展和完成情况；分析问题，总结经验，纠正偏差，调整措施和方法；审议下个月工作计划，协调工作关系等。会上总经理给予各部门的月工作计划表及总结进行点评及补充，综管部经理助理给予修正。对没有期限的任务，当场讨论确定期限；对可度量而没有度量的任务当场确定度量数；对中长期任务要制定阶段任务完成时间表；对无法度量的任务不予考核；当场讨论确定权重问题。（五）月例会1召开时间

5、月例会安排在月底最后一个周六17:00至18:00召开，如遇节假日提前至当月最后一个工作日。2会议主持月例会由总经理主持。3参加会议人员由主管级以上人员参加月例会。4会议议题综管部传达公司新的有关规定和当月员工奖惩情况；通报员工的建议和意见，对未被采纳的建议和意见做出说明等；由总经理总结汇报公司当月业务进展和工作完成情况；分析问题，总结经验，纠正偏差，调整措施和方法；通报下月工作安排。 （五）部门周质询会1召开时间公司各部门周质询会每周五15:00至16:00召开。2会议主持公司各部门周质询会由部门负责人主持。3参加会议人员由部门全体成员参加部门周质询会。4会议议题公司部门周质询会主要是部门负

6、责人通报当周阶段性工作业务进展和完成情况；部门成员小结当期工作业务，分析问题，总结经验；集体讨论，纠正偏差，调整措施和方法等。二、会议传达1会议确定后，由综管部通知相关与会人员，并准备会议材料，重要会议与会人员须在会议签到表上签到。2总经理办公（扩大）会议和专题会议须安排专人记录，会后24小时内将整理会议记录送主持人审阅；需形成会议纪要的报主持人审定签发，并于会议次日印发。3需要传达的会议文件或材料，按会议主持人批示进行传阅，传阅人须在文件或材料上签署姓名和日期。由综管部负责会议纪要的草拟及报批工作。会议纪要于会议结束后第二个工作日12:00前提交会议主持人审定签发。三、会议纪律1接到会议通知

7、后，与会人员须依时参加会议，不得无故缺席或借故推脱。确实不能按时与会的，须会前向会议主持人说明原因。2会议进行期间，与会人员须将手机调至震动状态或关机，禁止吸烟，不得随意走动或外出。3违反会议纪律者，按奖惩条例给予处罚。第三章 文档资料管理规定一、文件的收发（一）收文规定1来文由综管部统一签收并及时交总经理签阅后再交相关部门处理。2建立健全证件的催办制度。政府主管部门指办的证件或需公司答复的来函，由综管部指定专人负责催办，各部门应及时告知承办事项的处理结果，以防止漏办或延误。（二）发文规定1各部门文件由本部门自行负责起草。2起草文件要一文一事、观点明确、文字精炼、条理清楚、标点正确。3各部门起

8、草的以公司名义所发的文件，由综管部统一编号，送至总经理签发。（三）文档、资料的保管1立卷、归档要求（1）各部门文件、资料自行归档，以公司名义所发的文件由综管部归档。（2）文件须按统一要求整理，应做到齐全、完整，保持文件之间的历史联系，分类要清楚，案卷标题要明确。（3）财会档案按国家财务工作的规定保管。2归档范围（1）来文（2）公司战略、年度计划，总结材料，统计资料。（3）公司制度、客户档案、人事档案、会议记录、决议、决定，重要会议形成的材料。（4）授权书、委任书、协议、合同、项目方案、通知通告、报告等。（5）财务计划、决策、报表。（6）其他需长期保管的材料。3文件、资料的保管（1）文件、资料由

9、综管部档案管理员负责保管。各部门文件、资料自行归档后，每年5月前移交综管部。（2）档案柜的放置要整齐，利于防风、防潮、防晒、防虫。档案管理人员要定期对档案进行检查。（3）财务部资料、档案由财务部自行保管。4文档、资料的调阅（1）调阅文档、资料要履行登记、注销手续。调阅前经综管部填写文档、资料借阅单。（2）重要的机密文件、材料须经综部经理批准方可调阅，不得随意复印、抄录。（3）属于一般性业务文件，经综管部文档管理员同意即可调阅。（4）调阅人应爱惜所借文档及资料，不得圈划、拆散、剪裁、涂改、污损及遗失，更不得随意转借。（5）调阅人应及时归还所借文档及资料。第四章 合理化建议及意见管理规定为建立高度

10、信任、正常有效的沟通渠道，广泛听取广大员工对公司经营管理方面的合理化建议及意见，倾听员工心声，推动团队建设，促进经营管理水平的提升，特制定如下规定：一、在办公区域内设立“建议和意见箱”，同时开辟专用电子邮箱，用于征询、接收员工的建议和意见。二、员工对公司经营管理方面有何建议和意见，可采用书面或电子邮件方式提出；同时，也可以表达个人思想和职业发展方面的主张和意愿。三、员工认为自身合法权益受到侵犯，或对公司经营管理措施持有不同意见，或发现违反公司管理规定的行为，皆可以进行举报。公司将为举报人保密。四、综管部为合理化建议和意见受理责任部门，须指定专人负责管理“建议和意见箱”和专用电子邮箱，每周五上午

11、开启一次，收集整理相关材料和信息，填制合理化建议及意见汇总表，于周六上午10:00时呈报总经理阅示，并于公司周质询会上予以讨论和评议。五、综管部于公司月例会上予以公布被采纳的建议和意见，如能产生明显效益或取得良好成效的，公司按奖惩条例给予奖励。未被采纳的建议和意见，公司有待于进一步探讨，有署名的会后给予反馈。六、提交合理化建议和意见专用邮箱为第五章 办公用品与财产管理规定为加强公司资产的保管及使用管理，使公司各项资产及办公用品能够得到充分利用，不致造成财物的流失，特制定如下规定：一、申请及采购1、办公用品的购买，由各部门根据需要于每月底前将办公用品申购计划提交综管部。2、综管部经理对各部门上报

12、的申购计划进行审核，再由综管部汇总办公用品采购申请单，交总经理审批，然后交由综管部指定专人统一购置；各部门未经综管部同意不得私自购置办公用品，否则不予报销。 3、固定资产的购买，由使用人向综管部提交申请，并会同综管部专人寻价后，将购置申请与寻价单报总经理审批。4、负责采购人员在确保质量的前提下必须做到“货比三家、物美价廉”节约办公费用，并取得合法有效的发票。5、各类报销发票单位名称必须写我司全称，若有误，则该笔费用不予报销。二、领用及保管1、采购物品经验收合格后，由综管部建立管理台帐，办好登记入库、出库领用手续，出库一定填具办公用品领用登记表并由领取人员签字。2、耐用年数在一年以上或单价200

13、0元以上的物品，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，综管部应填具固定资产登记卡，填注购置金额、耐用年限、分类编号，使用部门（或人员）等存档备查。3、公司所有资产由综管部负责管理，分发到各部门的电子设备、通讯设备及办公用品归由各使用部门管理。4、各部门应对使用及保管的财产物资妥善保管，避免丢失，对重要物品设专管员，定期保养维护。如有损坏须及时报综管部进行修理，对人为造成损失的，当事人须照价赔偿。5、按规定报废的财产物资，须经综管部批准后，由综管部统一处理，所回收款项交财务部。6、员工离职时，必须将领用的办公用品退还给综管部。三、资产盘点综管部应会同财务部每年12月底前对固定资产盘点一次，核对

14、财产数量及使用情况。盘点后应填具盘存单一式二份，注明盈亏原因，呈报总经理核准后一份送财务部入帐，一份送综管部备查。第六章 办公设备管理规定一、网络服务器、打印机、复印机、传真机等设备由专门人员维护管理，其余电脑由使用人员负责维护管理，并保持机器的清洁和完好。下午下班时要关掉复印机、打印机、电脑的电源。二、所有收、发传真件均由专职人员统一办理，其他人员如有需要收、发传真，需交给专职人员办理。三、员工因工作需要复印文件或资料的，复印纸张应控制、节约使用，能重复使用的纸张坚决不能浪费。四、传真机要保持24小时开机，下班时要检查传真机是否处于开机和自动接收状态。五、违反以上规定者，由综管部向其提出，第

15、1次书面警告，以后每次罚款100元。 第七章 通讯工具管理规定一、公司综管部负责电话的配备、管理和监督电话的使用。二、公司电话由综管部负责统一安装及线路的检修管理工作。未经其批准，各部门或个人不得自行接、拆移电话机及附加分机。三、员工不能利用公司电话打私人电话。确有特殊情况者，市话应控制在5分钟内。四、根据工作需要，要求使用公司短号的，由部门或个人写出书面申请，经总经理批准后由综管部部统一办理，并由其做相应登记。五、违反以上规定者，由综管部向其提出，第1次书面警告，以后每次罚款50元。 第八章 安全保卫管理规定一、综管部应经常对公司员工进行安全教育，提高安全观念，组织有关人员开展定期或不定期的安全检查，发现漏洞和不安全因素，要督促有关部门及时解决。二、部门负责人对安全保卫工作负直接的领导责任。在工作中应做到：（一）人人有责任维护办公场所安全，做到下班人走关灯、切断电源、关闭门窗、锁大门。（二