办公室日常管理制度39行政办公室管理制度.docx

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1、行政办公室管理制度一、总则（一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。（二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。（三）、本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。二、各项细则（一）、办公室档案管理1、档案管理范围：1.1公司文件档案：包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标准、方针政策、公司决定、年度计划等与公司

2、整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料；13行政档案：会议记录、文件签发等。1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。（五）、员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。2、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异服。3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。（六）、例会管理制度1、目的：1.1 实现有效管理，促进公司上下的

3、沟通与合作；1. 2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；13集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。4、会议主要内容：4.1下达公司会议的精神；4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题；4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到

4、整体经营目标的实现；4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务；4.6每周会议议题的讨论；5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施；7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。（七）、行政审批流程1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部门经理签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。

5、（八）、会议室、V1P室使用管理制度1、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥匙，行政人事部做好相关记录；2、每周例会可以使用会议室；3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请：3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检查卫生，锁好门，关好窗，将钥匙归还给行政人事部；3.2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各种设备拿出会议室、VIP室或转作他用；3.3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次一清洁；3.4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮

6、用水；3.5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。（九）、更衣室管理规定1、更衣室的管理1.1公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。12员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他物品。1.4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。一律不准摆放其他物品、物件、工具等。15更衣室内要注意安全防火，后勤部将其纳入防火责任区，制定人员负责，配备消防器材。2、更衣柜的管理2.1工装及私人物品必须放在更衣柜内，不得挂在更衣柜门上、更衣柜顶上或地面上，否则一经发现，对相关人员处以一次

7、5元罚款并记录在员工档案内，作为员工评优和晋升的参考依据。2.2更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管，损坏酌情赔偿，并负责柜子内外的卫生。2.3衣柜破损需及时上报行政部门，以便修理，修理费用如自然损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自行承担。2.4更衣柜必须上锁，柜内请勿存放贵重物品，一旦遗失责任自负。（十）、员工公告栏管理制度1、员工公告栏由行政人事部负责管理。2、员工公告栏的内容：2. 1各种文件的公示；3. 2公司活动的宣传；2. 3激励性的名言警句；3、不允许私自涂抹乱画。（十一）、保密制度1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。2、公司秘密是关系公司权力和利益

8、，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：3. 1公司重大决策中的秘密事项；3. 2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；3. 3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;3. 4公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；4. 5其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。4.1绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；4. 2机密是重要的公司

9、秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；5. 3秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。5、公司秘级的确定：5.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；5. 2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；6. 3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。6、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政办公室派专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政办公室负责保密。7、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总

10、经理批准。8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。（十二）、考核管理岗位工作标准1、负责修订公司人才开发管理规定1.1 信息收集工作标准1.2 新建制度工作标准13修订制度工作标准1.4 贯彻制度工作标准2、负责编写公司（公司）人力资源发展规划2. 1工作方案的编写和实施工作标准3. 2初审公司（公司部门）规划工作标准4. 3编写公司（公司）规划工作标准3、负责编写、实施公司年度人才招聘计划3.1完善用人标准工作标准3. 2编写招聘计划工作标准3. 3应届毕业生招聘工作标准5. 4社会人员招聘工作标准4、负责公司人才开发管理工作4.1脱

11、产培训人员选拔工作标准4. 2参与公司年度培训计划的编制工作标准4. 3指导公司人才开发工作标准4. 4公司部门考核工作标准6. 5公司一般管理人员职位评定工作标准5、负责指导公司高管（后备）人员考核工作6.1 公司高管（后备）人员考核工作方案编写工作标准6.2 公司高管人员答辩考核工作方案起草及参与考核工作标准5. 3参与公司高管（后备）人员考核工作标准5. 4后备人员选拔工作标准7. 5公司高管（公司中层）内部调动工作标准6、负责编写部门工作计划8. 1部门年度工作计划编写工作标准9. 2部门月工作计划编写工作标准6. 3部门工作计划实施工作标准（十三）、印章管理制度1、 目的：印章是公司

12、经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。2、 说明：公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。3、基本印章（公章、法人私章、财务章、发票章），出纳管理法人章、发票章，会计管理公章、财务章。4、印章的使用与保管：对公司所有印章的使用均须做好申请和使用登记，公司印章只适用于与公司相关的业务，不得从事有损公司利益的行为。如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时，办事人需在财务部做好登记，标明时间、部门、用途、签字确认等。5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖

13、章。（十四）、公文管理制度1、目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。11发文的处理1.1.1拟稿：按照各部门经理，拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。11.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政人事部审核，从公文规格、内容上把关。11.3签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。1.1.4编号：由办公室统一登记、编号、计算份数等。11.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。1.1. 6分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。

14、12收文的处理1.1.1 拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由办公室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由办公司拆封存档并复印给相关部门。1.1.2登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由办公司登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。11.3拟办：办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。11.4呈阅、呈批：根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。11.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。1.1.6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。2、行文标准2.1 公司文件

15、类根据用途，公司文件分外行文与内行文。外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案等的制度等公文。内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、项目材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、公司规章制度、档案目录等。2.2 、行文标准1. 2.1题目一般情况：黑体，3号，3倍行距，居中。题目较长须分行显示，标准为：黑体，3号，15倍行距，另空一行。有副标题的，标准为：主标题为黑体，3号，副标题为仿宋，小3号，15倍行距，另空一行。2. 2.2正文（1）、字体、字号与行距全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用4号字，行距固定值28磅。内行文非正式文件一般采用小4号字，1.5倍行距。正式文件采用外行文标准。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。（2）、标号根据