集团公司档案数字化服务外包管理办法.docx

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1、集团公司档案数字化服务外包管理办法第一章总则第一条为指导*（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）电子文件归档工作规范化进行，根据*（集团）有限公司电子文件归档管理办法*（集团）有限公司传统载体档案数字化管理办法等相关标准规范规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。第二条本办法规定了集团公司档案数字化服务外包工作中相关主体之间的关系、工作规范及档案服务管理体系建设要求。第三条本办法适用于集团公司指引发包方科学开展档案数字化服务外包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务管理体系建设，提升服务能力，为档案服务外包工作提供参考依据。第二章档案数字化服务外包范围第四条档案数字化服务外包范

2、围（-）本办法适用于非涉密档案数字化服务外包工作。（二）参照*（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定*（集团）有限公司会计档案管理办法*（集团）有限公司建设项目档案管理办法，确定档案数字化服务外包范围。第三章档案数字化服务外包工作规范及流程第五条总体要求发包方应坚持合法、安全、可控原则，开展档案数字化服务外包工作。第六条发包前期准备工作（一）发包方应按照*（集团）有限公司传统载体档案数字化管理办法要求,确定档案数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全要求；（二）发包方应根据*（集团）有限公司传统载体档案数字化管理办法规定及实际工作需要，明确档案数字化操作规范、验收标准及工

3、期。第七条选定承包方（一）承包方应为天津市依法注册的独立法人，且经营范围中含有承接档案管理及档案数字化服务范围的企业；应具备从事数字化服务所持有的档案信息化软件著作权。（二）发包方应考察承包方的技术能力、资质及信用，了解其是否存在不良记录。将财务状况、项目经验、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包方的评价体系。（三）发包方应对承包方人员资质进行调研，参与本项目员工是否具有档案上岗资格证书，是否为企业固定人员（社保不少于一年），项目负责人是否具有国家信息安全水平证书。（四）发包方应考察承包方是否了解国家、行业规范，熟悉档案业务流程，工作能力及质量标准是否能够满足

4、要求。第八条签订合同确定承包方后，发包方应与承包方签订合同。第九条档案数字化服务过程管理（一）选定场所1 .档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点。2 .档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。3 .档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。4 .发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区，实施全方位监控。档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的，发包方应定期检查视频监控系统，视频监控数据自产生之日起保存不少于1年；发包

5、方应定期对视频进行回放检查,在删除视频监控数据之前,应确定档案电子数据未丢失。（二）配置设备发包方应根据档案数字化加工需要，自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统。（三）档案数字化过程管理1发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。2 .发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。3 .发包方应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记。4 .发包方应按照工作计划分批调档出库，并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收

6、归库时，发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。5 .对正在进行数字化加工的档案，发包方应（或要求承包方）安排专人保管，每天入库（柜），不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案，发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理。6 .发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。7 .发包方应要求承包方按照*（集团）有限公司传统载体档案数字化管理办法的规定制作工作流程单，对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。要求扫描件为彩色扫描且扫描分辨率不小于300dpi；需要进行高精度仿真复

7、制的档案，扫描分辨率不小于600dpio扫描设备尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化，超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案应采用更大幅面扫描仪进行扫描，不得采用拼接的方式。8 .发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册、统一保管，严禁承包方擅自处理。9 ,发生（可能导致）档案损毁、丢失或信息泄露的重大事件后，发包方应及时向有关部门报告，并采取补救措施。第十条档案数字化成果管理（一）数据检验一般应采用计算机自动检验的方式进行IO0%检验,检验合格率应为100%。对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的

8、方式进行人工检验，抽检率不得低于5%。对于数据库条目与数据内容对应的准确性,抽检合格率应为100%。其他内容的抽检合格率应不低于95%,抽检合格才能通过项目验收，抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。（二）安全确认1 .发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据、工作人员变更记录等进行安全检查。2 .发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查，以确保其无信息留存。凡存有信息的，在档案数字化外包服务验收后，须作清除信息的安全处理。发包方应将承包方自带设备的硬盘予以拆除，并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收。（三）验收总结1 .发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收，对不符合法规、标准、合同的交付成果,应要求承包方限期整改。2 .经数据检验、安全确认、验收评估之后，发包方应与承包方办理档案、数据、硬件设备、软件系统及其他相关记录的交接手续。3 .发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存，并总结经验,持续改进。第四章附则第十一条本办法由*（集团）有限公司党委办公室负责解释。第十二条本办法自发布之日起实施。