文职秘书培训大全通用类秘书培训课程.docx

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1、文职秘书培训大全通用类秘书培训课程一、秘书概述1、英文字典的定义依TheRandomHouseDictionaryoftheEng1ish1ang11age中关于秘书的定义为：1) aperson,usuaIIyandofficiaI,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andreIatedaffairsofanorganization,company,association,etc.2) apersonempIoyedtohandIecorrespondenceanddoroutineworkinabusine

2、ssoffice,usuaIIyinvo1vingtakingdictation,typing,fiIIing,andtheIike.2、秘书的角色通常而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。通常公司或者机构，由于传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，与其他部门业务人员的关系也非常密切与重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是通常的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，慢慢地，现代的工商秘书，已演变成名副事实上的“业务秘书”或者“公关秘书”了。3、秘书工作的性质秘书的工作，要紧为协助主管执行工作细节。想想

3、大公司的董事长或者机关的主管，假如每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有的时候间来从事高层次的商业活动与计划。因此，务必要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。秘书工作最要紧为辅佐功能，此即是其一要紧的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。由于秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，因此关于主管的工作有一全盘的熟悉。秘书能够学到如何去指导、督导、规划及处理问题，同时熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二：1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。2、秘书熟悉公关、

4、协调、市场等外部作业。二、秘书的业务1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务：打字与主管商谈同意口授档案管理传真准备当天的业务及下班前的业务处理接听电话拟稿及制作信件处理信件2、秘书业务可分为四类：资讯管理业务事务业务公关业务综合业务兹就秘书的功能与业务分述如下：秘书业务由前述可知分为四类：1、资读管理业务2、事务业务3、公关业务4、综合业务兹分别说明如下：1、资讯管理业务资讯管理业务，即是利用电脑来处理及管理通常业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等，这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面，资讯管理

5、所处理之业务。在把观方面，资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。文书：包含文件及书信之制作等。以往皆用打字机或者手写，但由于资讯业务之发达，各类文书之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。特别在书信写作方面，由于有电脑软件之运用，可节约构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息有关了。情报：情报业务是资讯管理所处理的要紧业务之一。情报业务包含资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出与输入都要通过秘书这个孔道，当主管将情报交给秘书传达下去时，

6、首先秘书就要根据情报的质与量，按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先顺序。这时，秘书关于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用资管理业务，以增进处理情报业务的效率。事务业务秘书的事务业务，源自其处理例行事务与功能。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处理的例行业务，包含接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集资料、准备定期报告、安排主管之行程、约会及会议等。尽管有些项目是多种业务的综合，但在此则偏重事务性的。以上的业务可归类如下：通讯方面：接听电话、拆寄信函、发电传等。办公室方面：档案管理、更换用具等。会议方面：收集资料、准备定期报告等。安排方面：安排行程、约会、会议等。公

7、关业务秘书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的。创作的工作，即要有“先见二在处理人与人间的关系时，要能有洞察的能力，要能见微知著，要能以对方的立场来看，必能广获人缘，使业务畅通。秘书的职务，接触面很广，为了要使业务能顺利进行，务必扮演着润滑剂的功能，在公司机构的里里外外，务必兼顾到各个层面的人物，能考虑到各类状况，能预见各类该办之事，妥善处理人际关系，圆满达成任务。通常而言，公共关系的业务包含接待，与有关业务人员的沟通联络，消息的公布，宣传品的出版、杂志、年报的出刊、摄影、幻灯片、影片的制作、展览、市场情报的搜集，贸易商展等等。通常业务的推动，皆以人为主。人由于人际关系而形成自己的围体，围体

8、与围体的互动关系，就形成了公共关系。秘书的业务需要顾及公司机构的上上下下、里里外外的业务，因此务必有良好的公共关系，才能使全盘业务进行顺利。综合业务综合业务来自协调的功能。直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务。由于时代的进步与科技的发达，业务牵涉范围愈来愈广，并非单项业务所能包含。这时，就要靠秘书来作综合业务协调。可见秘书的综合业务特别重要，因它含括资讯管理业务、事务业务与公关业务等。其秘书要办妥任何单项业务，务必综合协凋其他有关业务。这样，才能融会贯穿，发挥最大的秘书业务功能。比如以接待业务来看，务必配合资讯管理以获得情报，得知何人、何时、由何地来访，来宾的背景明细，来访的目的，并做出行

9、程表；务必配合事务业务以安排接待人员、车辆，骸安排饭店住宿等；务必配合公共关系业务，以公布消息，并安排参观与商谈等。因此接待业务，是个整体性的工作。由以上例子可看出，秘书的业务中，最重要的是要使各项业务综合协调，才能使任务完满成功。1、专业的知识与技能关于秘书专门的知识与技能，可分三项目来讨论：秘书专业知识；实务方面的技能：专门行业业务知识。分述如下：(1)秘书的专业知识：通常机构或者公司在雇用秘书时，大都希望秘书能受过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理凤及学校或者民间秘书专业训练中心提供等。训练课程包含企事业管理、会计学、心理学、国际贸易实务、国际汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、秘书实

10、务、电脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很重要，由于现在有许多机构的秘书，并未受过专业的训练，因此担任秘书工作，往往不熟悉自己该做什么工作，假如主管亦不能发挥指导的责任，则往往要花费许多的时间与精力，自己工作中去摸索这方面的知识。可见，假如秘书人员，在就职前，先同意秘书专业知识课程的训练，必能对其担任的工作有所助益。实务方面的技能：实务方面的技能为处理秘书业务所需要的技术与能力。通常而言，实务方面的技能包含速记、电脑操作、打字技术、档案管理、电话礼仪、应对能力、语言能力，及其他事务机器的操作等。早期的秘书实务中，打字技术占相当重要的角色。近年来，由于科技的进展与运用，电脑技术广

11、被需求，因此打字技术与电脑技术同为不可或者缺的实务技能。目前各机构已推行行政电脑化、组织电脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等。特别是企业界，要求秘书务必同意电脑训练，以便能应付电脑化的一切秘书业务。专门行业业务知识：各行各业的秘书，都应通晓其专业业务的知识。国贸秘书务必能熟悉国际贸易实务与流程。法律秘书务必擅长法律知识。财务秘书务必熟知会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。秘书在决定从事那一行业前，可先修习有关的课程，或者阅读有关的书籍以增加专门业务知识，才能符合实务业务的需要。2、经验专门知识与技能，尽管非常重要，但理论需要配合实务。实务

12、上经验特别珍贵。关于秘书业务。是否能顺利进行，特别需依靠经验。比如，文书之处理，光凭理论尚嫌不够，因务必考虑到各类文件之性质，文件之内容，及文件之时效性，然后订处理之优先顺序。这些推断需要以经验作为根据。有经验的秘书，不必主管交待，就能以其经验，正确的推断力，冷静而审慎的处理事务，以其积极、主动、随机应变的能力，圆滑的推动其工作，若加上其纯熟的技能，就是一位非常优秀而受欢迎的秘书了。3、人际关系的技巧人际关系的技巧，即是公共关系的能力。秘书的人际关系可分为对内与对外。对内的人际关系对象为上司、同事及属下等。对外则需面对顾客及业务有关的单位。秘书务必能运用灵巧的人际关系技巧，才能替上司主管建立起

13、良好的人际关系网路，使其具有良好的形象。关于同事，秘书要建立融洽相处的人际关系，业务才能顺利推展；关于属下者，也需要好的人际关系，才能使上下人脉与谐，必能在对外处理业务时，与气待人，考虑周到，圆满达成任务。认明秘书并非具“特别身分”秘书比其他部门的同事，更容易同意情报或者听到机密事项，这也是造成秘书微妙立场的主因。有的时候，在会议室里倒茶时，就会得知人事调动的消息；或者听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等，诸如此类的情报，因此，常给其他部门的人，有种特殊身份的印象。即使，秘书也以“特殊”为荣，就很难在公司里博得人缘。博得人们的信任秘书关于传遁上司的讯息、指示、或者普通职员的心声，都

14、应明确传达，以完成疏通管道的任务。这些表现，久而久之就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人的信任。另外，关于秘书人际关系的技巧，可分对内对外两方面，现分别列举如下：对内：与上司的人际关系：熟悉上司的个性及家庭熟悉上司的交际圈勿拘泥于前任上司的处事习惯对秘书同事间的人际关系：不该有优越感互相保持与谐的关系在业务上互相都助多注意上司的业务内容与人际关系，以便增进沟通对属下的人际关系：多照顾属下多伸出援助之手传达属下的心声对待客户及业务有关的单位：诚实无欺努力维持长久的人际关系秘书受客户私人缴请时，不论是否同意邀约，都应事前向上属报告，以尊重上司。4、资质秘书的资质，可决定秘书工作的品质。一位主管

15、，当然需要一位开朗、负责、可靠的秘书。尽管资质意为“天生之才能“；但秘书的资质则要求对天生之才能再加以训练。换句话说，秘书的资质，并非可速成造就或者者完全靠天生的，而是需要长时期的训练与培养的。秘书需要不断地反省自己，找出缺点，并予以更正，以臻完美。秘书的资质可分下列十项，由T形图来表示，分成左右两边各五项，左边代表对事，右边代表对人。此T膨图可列表如下：秘书十大特质A对事B对人准确性考虑周到好推断力圆滑性工作效率慎重性机智性责任感主动性客观性现依对事与对人两方面，分别说明如下：(1)对事方面：在研究这些资质特点之前，应明白这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可懂得的，但假如不具备下列五项的资质，经常工作会终归于无效率或者产生尴尬的局面，增加主管之困扰。对事方面的资质有五项：准确性；好推断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：准确性准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。秘书每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性，秘书的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的烦恼，可能要花